1654

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально созданными комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации.

Справки отражают основную (производственную) деятельность организации. Они могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.).

Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссий или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.

Списки составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни.

Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

Договор поставки. Организации вступают между собой в отношения по поставке продукции предприятием-поставщиком предприятию-потре- бителю. Эти отношения оформляются договором поставки.

По договору поставки предприятие-поставщик обязуется в определенный срок передать предприятию потребителю в собственность или в оперативное управление определенную продукцию. Организация-покупатель обязуется принять продукцию от предприятия-поставщика и оплатить последней стоимость этой продукции по установленным ценам.

Протоколы разногласий к договорам составляются в тех случаях,

когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

заключается письменно с лицами, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей.

221

Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности могут быть заключены предприятием (учреждением, организацией) с работниками (достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей –

это документ, который предприятия и организации выдают должностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей.

Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководителем предприятия или организации, главным бухгалтером и скреплена печатью.

Срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.

Регистрация и выдача доверенностей работникам предприятия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». До начала записей в журнале необходимо все страницы пронумеровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страницы журнала делается надпись: «В настоящем журнале всего пронумеровано ... страниц». Надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действием доверенности или возвратом доверенности, если она не использована, ведет главный бухгалтер предприятия или учреждения.

Накладная – документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

Наряд – документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими сдельщиками, об учете выработки и о расчете причитающейся зарплаты.

Коммерческие акты составляются в следующих случаях: при несоответствиях между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в реальности и данными, указанными в перевозном документе; при порче и повреждении груза; при обнаружении груза без документов или документов без груза; при возвращении похищенного груза и т.п.

Предприятия и организации в ходе осуществления финансово-хозяй- ственной деятельности принимают меры к непосредственному урегулиро-

222

ванию разногласий путем предъявления претензий. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма.

Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий.

Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыскании с ответчика в принудительном порядке претензионных сумм. Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий копии исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора. Ответчику могут не направляться лишь копии тех документов, которые были высланы ему ранее с претензией и которые должны храниться у ответчика.

Финансово-расчетные документы

Документы по финансово-расчетные операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств (рис. 15.5).

Документы по финансово-расчетным операциям являются письменным доказательством действительного осуществления финансово-расчетной операции или права на ее совершение. Любая финансово-расчетная операция может осуществляться только на основании документов и должна своевременно оформляться соответствующими документами.

Документы по финансово-расчетным операциям служат также для предварительного и последующего контроля за сохранностью собственности, за соблюдением действующего законодательства и целесообразностью производимых и произведенных операций.

Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками при подписании документов, на основании которых совершаются определенные финансово-расчетные операции (прием и выдача денег, перечисление с расчетных счетов и т.д.). Последующий контроль производится главным образом в форме документальных ревизий и проверок в бухгалтерии всех поступающих документов.

Посредством документов проводится анализ финансово-хозяйственной деятельности. Документы могут служить источником доказательства хищений собственности, злоупотреблений должностных лиц, нарушения финансово-расчетной дисциплины. При рассмотрении дел в судебных органах и споров в арбитраже документы используются в качестве основного источника доказательства.

223

Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение о получении денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом.

Расчеты платежными требованиями и поручениями возникли на базе акцептной формы расчетов и сводятся к следующему: поставщик, отгрузив продукцию, выписывает платежное требование на покупателя плательщика, отсылает ему или доставляет нарочным. Получив платежное требование, плательщик обязан заполнить вторую часть – платежное поручение, поручив банку списать с его расчетного счета указанную сумму, так как обязанности (условия договора) поставщиком выполнены. Предприятиеплательщик сдает этот документ в свой банк для оплаты. Банк после списания средств пересылает документы в банк поставщика для зачисления платежа.

15.4. Организация системы документооборота

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, – функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы; установление ее структуры;

определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей – руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);

регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

формирование совещательных органов управления;

регламентацию деятельности аппарата управления;

лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

установление режима работы и системы охраны;

организацию труда работников и оценку их труда;

реорганизацию;

ликвидацию организации и некоторые другие виды работ. Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и

утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав органи-

зации или положение об организации; положения о структурных подраз-

225

делениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламент работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации; должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

Планирование деятельности учреждения – важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает поставленных целей с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным образом.

Программа – плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности.

План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, реализуют нормы административного права

иявляются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или директоров

идр.). Организационные документы могут утверждаться непосредственно

226

актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организа- ционно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Цель разработки организационных документов – рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Процесс документообразования в управлении традиционно состоит из операции сбора исходной информации, изготовления документа (подготовки текстовых и (или) цифровых данных на бланке), придания документу юридической силы. Эти операции могут выполняться как вручную, так

ис помощью средств вычислительной техники (ВТ).

Автоматизация. Внедрение современной электронной вычислительной техники в управление предшествовала механизация вычислительных работ на базе клавишных и счетно-информационных вычислительных машин.

Электронная техника обладает по сравнению с механизированными клавишными и счетно-информационными машинами более значительными вычислительными возможностями. Это позволило в свое время перейти к комплексной автоматизации управленческих функций. С появлением ЭВМ стало возможным создание автоматизированных информационных систем

исистем управления, автоматизированных рабочих мест, других систем автоматизированной обработки документов.

Широкое распространение в документообороте предприятий и организаций получают документы, ориентированные на обработку средствами вычислительной техники и создаваемые средствами ВТ на бумажном и машинном носителях. Рационализация формы и содержания документов на бумажном носителях с последующим их вводом в базу данных ЭВМ, фиксацией на машинный носитель или отображением на экране видеотерминала осуществляется в процессе унификации.

Унификация документов направлена на их сокращение и приведение к единообразию (имеется в виду единообразное размещение показателей на формах, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах). Сокращение достигается путем исключения документов, не имеющих существенного значения, и дублируемых показателей.

Унификация форм документов осуществляется на основе единой графической модели их построения – формуляра-образца.

С 1987 г. введен ГОСТ 6.10.5-87, который может рассматриваться как основа для проектирования формуляров-образцов на единых методологических принципах.

Унификация формы и содержания документов проводится с целью совершенствования процессов управления и технологии их выполнения

227

управленческим аппаратом. Как общегосударственная проблема унификации документов осуществляется с 1971 г.

Во исполнение социального постановления правительства с этого времени стали разрабатываться унифицированные системы документации (УСД), внедрение которых наряду с общесоюзными классификаторами ТЭИ способствовали стандартизации информационного обеспечения процессов управления народным хозяйством.

Коренные изменения произошли в конце ХХ века в процессе создания, получения и отправки документов. Современные технологии, компьютеры и оргтехника упростили и ускорили документооборот в организациях.

Электронный документооборот – система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Электронный документооборот – это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами – регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива и т.д.

Системы электронного документооборота (СЭД) применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, при работе на электронных торговых площадках.

Контрольные вопросы

1.Что такое организация системы документооборота?

2.Что относится к финансово-расчетным документам?

3.Виды справочно-аналитических документов.

4.Что относится к деловой переписке?

5.Классификация справочно-информационных документов.

6.Структура распорядительных документов.

228

16.ГОСУДАРСТВЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Недостаток не в деньгах, а в людях и дарованиях делает слабым государство.

Вольтер Ф. (1694–1778),

французский философ-просветитель XVIII века; поэт, прозаик, сатирик, историк, публицист, правозащитник

16.1.Проблемы и перспективы развития малого бизнеса

вРоссии

Вэкономике многих зарубежных стран малый бизнес занимает ведущее положение. Например, в Великобритании он охватывает 75 % от числа всех фирм, обеспечивает занятость половины населения, производит около

50 % ВНП.

ВРоссийской Федерации в последние годы наметились положительные тенденции в развитии малого предпринимательства, увеличении его доли и значения в экономике страны. Однако остается множество проблем, сдерживающих дальнейший рост данного сегмента.

Например, при формировании системы мер по поддержке малоимущих граждан сохраняется ориентация на раздачу пособий, субсидий, то есть происходит привыкание таких групп населения к содержанию на государственные средства, а не к самостоятельной трудовой деятельности. Нисколько не умаляя важность оказания государственной помощи социально незащищенным слоям населения, тем не менее, на наш взгляд, гораздо более важным является формирование условий для самореализации и самозанятости населения, и наибольшую перспективу в решении этих вопросов имеет именно развитие малого предпринимательства.

По данным различных исследователей из-за организационных недоработок и других нерешенных вопросов (нехватка сырья, отсутствие помещений, отсутствие необходимых профессиональных кадров и т.д.) каждое второе малое предприятие из числа зарегистрированных практически не функционирует, а большая часть оставшихся развивается замедленными темпами. Вызывает опасения и тот факт, что несмотря на наличие государственной стратегии развития малого бизнеса далеко не все региональные органы власти, министерства и ведомства оказывают соответствующую помощь малым предприятиям в субъектах Российской Федерации.

Отсутствие эффективной нормативно-правовой базы, налоговое бремя

иотсутствие отработанных механизмов обеспечения личной и эконо-

229

мической безопасности предпринимателей ведет к тому, что значительная их часть уходит в теневой сектор экономики.

Таким образом, современное малое предпринимательство развивается в условиях конфронтации двух аспектов, его определяющих: с одной стороны высокая значимость малого предпринимательства, а с другой – недостаточный уровень оказываемой государственной поддержки.

Все нерешенные проблемы и причины, сдерживающие развитие малого предпринимательства, можно также разделить на два уровня – микро- и макроуровень и представить в виде схемы (рис. 16.1).

ФАКТОРЫ, СДЕРЖИВАЮЩИЕ РАЗВИТИЕ МАЛОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

Рис. 16.1. Факторы, препятствующие развитию малого предпринимательства в российской экономике

Перечисленные проблемы, сдерживающие развитие малого бизнеса, на макроуровне касаются не только малого предпринимательства. Значительная их часть влияет на всю предпринимательскую деятельность в России. Однако малый сектор экономики наиболее подвержен их влиянию, особенно в настоящее время, когда происходит процесс их становления. Факторы на микроуровне обусловлены в основном отсутствием соответствующей компетенции и навыков у предпринимателей, а также отсутствием нужной и полезной информации.

Анализ выявленных проблем свидетельствует о том, что оказание поддержки со стороны государства и негосударственных структур, а также совершенствование внутренней самоорганизации выступают необходимым

230