1593

Рис. 11.2. Схема принятия решений на основе принципа Эйзенхауэра

менее срочные и важные дела (Б).

Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Поэтому рекомендуется: перепроверьте степень важности и попробуйте определить срок выполнения задач этого типа, полностью или частично поручайте своим сотрудникам их подготовку. Наряду с тем, что вы себя разгружаете, вы можете способствовать повышению мотивации в работе и квалификации своих подчиненных, доверяя им ответственные дела;

менее срочные и менее важные дела (К).

Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы. От решения задач несущественных и несрочных следует воздерживаться, чаще прибегать к корзине для бумаг (сектор «К» на рис. 11.2).

Установление приоритетов – основное правило эффективной техники работы вузовского руководителя. Ему принадлежит большая роль при определении приоритетов и принятии качественных управленческих решений, поскольку на содержательную часть управленческого решения во многом оказывают влияние особенности характера и эрудиции человека, принимающего решения.

Решениями заведующего кафедрой, декана, проректора, ректора устанавливается расстановка сотрудников по рабочим местам, должностям;

241

формируются цели их деятельности, сроки выполнения и виды работ; регламентируются функции, права, ответственность подчиненных.

Менеджмент в вузе связан с постоянно меняющимися условиями внешней среды. Это заставляет руководителей применять новые органи- зационно-управленческие технологии в процессе своей деятельности. Пришло время, и руководители высших учебных заведений начинают использовать инновационные технологии в управлении учебным процессом, научной и методической работой, в работе с персоналом. Внедряемые технологии связаны как с руководством подразделениями, так и с личной организацией.

Учитывая сложность процесса управления вузом, огромное количество функций, которые должен выполнять руководитель, целесообразно в работе применять специальный еженедельник, дневник личного времени ректора (проректора, декана, заведующего кафедрой).

Еженедельник позволяет существенно совершенствовать технику личной работы, определяет систему и планы личной деятельности руководителя в высшем учебном заведении: на год, месяцы и недели календарного года.

Дневник личного времени должен содержать достаточно страниц для того, чтобы в течение года руководитель мог планировать встречи с подчиненными, сотрудниками и т.д., а также делать соответствующие пометки о результатах подобных мероприятий.

Кроме того, в еженедельнике предусмотрена возможность фиксирования телефонных переговоров, деловых встреч, новых идей, служебных командировок и т.д.

В основной части еженедельника могут быть представлены: резюме; профиль года – одна-три наиболее важные задачи года;

тематический список наиболее важных дел на год и на месяцы; график служебных командировок, формы для записи перспективных идей, новаций.

Справочная информация еженедельника дается в приложениях и включает:

личные данные руководителя; важнейшие телефонные номера;

дни рождения друзей, родных и ответственных лиц; таблицу биоритмов; программу «Здоровье», календари и др.

Учитывая то, что деятельность вузовского управленца и его подчиненных по сути своей творческая, инициативная, еженедельник может содержать специальную форму, где необходимо записывать перспективные предложения, которые приходят как в голову самого руководителя, так и

242

те, с которыми к нему приходят сотрудники вуза, управленческие кадры и т.д. Данная информация указывается в основной части – в форме для записи перспективных идей, новаций.

Впредложенном еженедельнике руководитель найдет удобные формы для планирования своих важнейших дел: распорядок рабочей недели, разделы для записи деловых встреч, телефонных переговоров и т.д.

Рекомендуется начинать разработку с плана-графика основных дел на год и на месяцы (рис. 11.3-11.5). Здесь главное – расписать задачи по срокам. В основномэтобудутсрокиначалаиокончанияопределенныхработ.

Для этого необходимо:

 составить перечень наиболее важных работ года,  затем установить сроки их начала и окончания.

Вчисле этих работ могут быть такие, которые повторяются из года в год, например, общее собрание коллектива, составление годового отчета, подготовка и обсуждение коллективного договора и т.п. Это конкретная расшифровка на данный год перспективного плана плюс проекты планов на будущий год, промежуточные сроки выполнения работ, рассчитанные на несколько лет, различные традиционные мероприятия и т.д. Некоторые сроки могут быть приблизительными, они впоследствии уточняются в рабочем порядке. Продолжительность проведения таких работ, сроки начала и окончания могут быть определены на основе опыта прошлых лет. Кроме того, в план могут войти новые работы, которыми придется заниматься именно в этом планируемом году.

Бывает, что необходимость работы ясна, но еще нельзя определить сроки

ееначалаиокончания. Такиеделаобразует«тематический» списокдел;

 ежемесячно просматривать «тематический» список дел, стараясь перенести дело из «тематического» списка в календарный план.

Главное требование к такому перечню – его полнота. Во внимание должно быть принято все, что только можно учесть и предвидеть, на что потребуется время. Практический прием, который можно рекомендовать – деление каждой планируемой работы на элементы: чем детальнее это будет сделано, тем легче себе представить затраты времени на ее выполнение.

После того, как определен бюджет времени и уточнены его затраты на планируемые дела, необходимо сопоставить эти данные. Прежде всего, оценивается их суммарное взаимоотношение. Оно сразу может выявить несоответствие между объемом планируемых дел и реальными возможностями их выполнения. Ясно, что если они не совпадают, то нужно пересмотреть перечень планируемых дел. Если же они соответствуют друг другу, то такое сопоставление для проверки можно продолжить и узнать, насколько реально выделено необходимое для работы время в те или иные конкретные периоды.

243

Рис. 11.4. Тематический список важнейших дел декана на год

245

Рис. 11.5. Тематический список важнейших дел заведующего кафедрой на год

246

В конечном итоге получится уточненный перечень планируемых дел и ряд практических соображений по поводу последовательности выполнения.

Подготовка перспективного плана – это еще не конец работы. Для того чтобы перейти к конкретным текущим планам на каждый день, нужно решить, как наиболее целесообразно построить свою работу: какое время вы в состоянии выделить на те или иные дела, в какой последовательности их следует выполнять, каким образом распределять время в пределах рабочего дня.

Оперативное планирование работы осуществляется, как правило, не более чем на текущую неделю (рис. 11.6-11.8). В основном это планы «на сегодня», «на завтра». Они служат эффективным инструментом в борьбе с текучкой в том случае, если строятся на основе годовых, месячных планов и согласуются с так называемыми графиками работ дня, недели.

Существует практика составления рабочих графиков дня, недели, реже – месяца. Эти графики дисциплинируют не только труд самого руководителя, но и подчиненного ему коллектива.

Для выполнения повторяющихся работ выделяют определенное время дня или определенный день недели. Например, ежедневно планируются в определенное время обход рабочих мест, оперативное совещание, работа с документами, строго регламентированный прием посетителей.

Известна практика распределения дней недели по рассматриваемым вопросам, которые являются объектом повышенного внимания руководителя. Так, например, понедельник – акцент на проблемы кафедры, вторник – проблемы института, среда – внешние связи, четверг – проблемы университета, пятница – научная деятельность, суббота – довузовская работа со школьниками, воскресенье – семья.

В деятельности руководителей вузов значительное место занимают также и внешние контакты: встречи с работодателями, контакты с колле- гами-руководителями аналогичных и других вузов и пр., которые необходимо учитывать в планировании дел на день.

При планировании рабочего дня руководителю целесообразно учитывать следующие этапы:

Подготовительная работа. Она включает краткий просмотр документов, с которыми предстоит работать ректору, уточнение своих задач с секретарем, корректировку плана работы на этот день.

Работа с документами – изучение документов, которые пришли на имя ректора (проректора) из сторонних организаций, а также от заведующих кафедр и деканатов, работа с этими и другими документами, передача подготовленных писем в печать, нужные телефонные звонки и пр.

247

Рис. 11.6. Распорядок рабочей недели ректора вуза

248

Рис. 11.7. Распорядок рабочей недели декана

249

Рис. 11.8. Распорядок рабочей недели заведующего кафедрой

250