1470

по каждому центру ответственности и направлениям деятельности, возможность формирования выборки данных по заданному признаку. Для этого необходимо каждой статье доходов и расходов, каждому центру ответственности и каждому виду деятельности присвоить соответствующие коды.

Система кодов должна быть построена таким образом, чтобы обеспечить взаимосвязь управленческого учета и бюджетирования. Для этого оба процесса моделируются на основе одной организационной модели, которая должна отражать финансовую структуру, описывать порядок движения материальных и денежных потоков, определять центры концентрации финансовых ресурсов.

Для систем управленческого учета и бюджетирования разрабатывается одинаковая номенклатура статей затрат и доходов, при этом каждой из статей присваивается определенный код, позволяющий находить и группировать данные.

При разработке документооборота основное внимание нужно уделить первичным документам, предназначенным для внутреннего пользования. Примером таких документов могут быть заявки на проведение безналичных платежей или выдачу денег из управленческой кассы. В форму первичных учетных документов целесообразно вводить обязательные поля: «Направление деятельности», «Код затрат», «Центр ответственности», которые сразу же позволят определить принадлежность хозяйственных операций к тому или иному центру ответственности, бизнес-процессу. Все учетные документы поступают к специалисту, ведущему управленческий учет. В регламенте документооборота должен определяться не только порядок отражения хозяйственной деятельности в управленческом учете, но и состав управленческой отчетности, их краткая характеристика, а также периодичность их формирования отчетов [2].

При внедрении управленческого учета могут возникать сложности по ряду причин, среди которых можно выделить основные:

1.Несвоевременное предоставление руководителями полной информации о деятельности их подразделений.

2.Отсутствие локальной компьютерной сети, единой системы документооборота.

3.Непонимание сотрудниками функционирования управленческого учета.

4.Дефицит квалифицированных специалистов, обладающих знаниями

всфере управленческого, бухгалтерского и налогового учета. Организовать постановку управленческого учета должен финансовый

директор, а осуществлять руководство – непосредственно генеральный директор. Перед внедрением управленческой учетной системы необходимо провести консультационную работу с персоналом, а затем определить обя-

61

зательства сотрудникам и руководителям всех подразделений выполнять мероприятия, необходимые для его дальнейшего функционирования. Это позволит эффективно организовать систему управленческого учета на предприятии, отслеживать состояние работы торгового центра и принимать обоснованные управленческие решения.

2.5. Структура управления торговым центром

Управление торговым центром подразумевает совокупность процессов, которые обеспечивают постоянное функционирование здания, поддерживают возможность его целевого и безопасного использования и позволяет собственнику извлекать прибыль от эксплуатации объекта.

Вуправлении торговым центром можно выделить основные задачи, профессиональное решение которых позволит осуществлять данный вид деятельности с положительным экономическим результатом. В связи с тем, что любой торговый центр носит не только коммерческий характер использования, но и является социальным объектом, спектр решаемых задач значительно расширяется. Перед управляющей компанией ставится задача не только сделать объект привлекательным для выбранной целевой аудитории путём создания комфортных условий пребывания, но и увеличить доходность торгового центра до максимально возможного значения.

Грамотная организованная структура управления должна обеспечивать выполнение следующих задач:

1) административно-правовое управление объектом;

2) ведение юридического и финансового документооборота;

3) сдачу в аренду свободных площадей;

4) разработку и реализацию маркетинговой программы развития торгового центра;

5) организацию отношений с существующими арендаторами;

6) регулирование вопросов страхования объекта;

7) составление бюджетов операционных расходов;

8) предоставление владельцу оперативных и финансовых отчетов .

Впроцессе управления и эксплуатации торгового центра часть задач решаются усилиями собственного персонала, технически сложные или сезонные работы отдаются на субподряд. Структура управления торгового центра делится на несколько направлений. Потребность в персонале определяется исходя из поставленных задач, которые можно объединить в следующие группы:

административное руководство торговым центром;

техническая эксплуатация здания, клининг;

обеспечение безопасности торгового центра;

коммерческая деятельность.

62

Структура управления торговым центром – это система взаимоотношений и взаимодействий между владельцем торгового центра, управляющей компанией, арендаторами и покупателями. Любой вопрос, возникающий при управлении торговым центром, можно отнести к тому или иному направлению, поэтому необходимо выстраивать структуру управления таким образом, чтобы исключить дублирование ответственности между персоналом и обеспечить оперативность принятия управленческого решения с последующей его реализацией.

Для успешного и оперативного решения возникающих задач система управления торговым центром должна быть централизованной. В этом случае ответственность за принятие решений и их реализацию будет возложена на управляющего торговым центром. Для повышения результативности работы необходима чётко организованная структура исполнителей, которые будут заниматься поиском эффективных методов решения возникающих вопросов и согласования их с управляющим. Также в их обязанности будет входить реализация и контроль согласованных решений.

В данном случае основа структуры управления может состоять из следующих руководящих должностей:

управляющий торговым центром;

коммерческий директор;

директор по эксплуатации;

начальник службы безопасности;

главный администратор;

главный бухгалтер.

Данная структура организации позволит обеспечить быстрый обмен оперативной информацией. В случае необходимости обязанности отсутствующего руководителя возлагаются на остальных сотрудников, либо на их непосредственных подчинённых, если их наличие предусмотрено. Управляющий торговым центром, главный администратор, начальник службы безопасности осуществляют административное управление в ежедневной практической деятельности. Составляется определенный график, который обеспечивает постоянный визуальный контроль всего технологического процесса работы торгового центра управляющим составом. Представляется оптимальным решение о скользящем графике выходных дней для всех менеджеров торгового центра, что обеспечивает на должном уровне управление в выходные и праздничные дни. Очередные отпуска могут предоставляться два раза в год продолжительностью две недели.

Основной задачей управляющего торговым центром будет являться создание системы управления торговым центром и ее модернизация с учетом меняющихся внешних и внутренних условий. Управляющий подбирает и формирует команду менеджеров, в рамках выделенного бюджета старается создать коллектив, сбалансированный по всем направлениям. В системе

63

взаимного обмена информацией управляющий имеет приоритет, его решения для всех обязательны. Самая важная задача – определить оптимальное соотношение стоимости эксплуатационных затрат к уровню управления, содержания и технической эксплуатации торгового центра.

На должность управляющего торговым центром должно назначаться лицо, имеющее высшее образование и стаж управленческой деятельности не менее 5 лет. Лица без специализированного образования, но имеющие достаточный практический опыт работы, могут приниматься с испытательным сроком, согласно ТК РФ.

Немаловажную роль при найме на работу имеет презентабельная внешность соискателя, опыт работы в конкретной сфере, коммуникабельность, умение проводить деловые переговоры, опыт работы с государственными органами.

Также управляющий торгового центра должен знать:

1)действующее законодательство Российской Федерации в части арендных отношений, финансов и бухгалтерского учёта;

2)Трудовой Кодекс РФ;

3)нормативные документы по вопросам планирования, бюджетирования и составления отчётности;

4)правила и нормы охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии;

5)правила пожарной безопасности;

6)правила эксплуатации инженерных систем здания;

7)нормы общественной безопасности и основы уголовного законодательства;

8)основы экономики и управления на предприятии;

9)вопросы маркетинга и рекламы;

10)юридические аспекты, касающиеся вопросов аренды помещений.

Задачи, которые управляющему торговым центром будет необходимо решать, можно разделить на две категории: стратегические и оперативные. Перечень задач, распределенных по категориям, представлен на рис. 4.

Враспоряжении управляющего должен быть полный комплект документов на здание и земельный участок, документы на юридическое лицо, с которым арендаторы будут заключать договор аренды. Также в ведении управляющего должны находиться документы по опасным объектам, приказы, журналы учёта технического состояния объекта, акты осмотра объекта с замечаниями, договоры с поставщиками и контрагентами, графики работы и отпусков сотрудников.

Всоответствии со штатным расписанием и должностными инструкциями, в управлении торговым центром должна соблюдаться чёткая субординация. Руководители подразделений должны находиться в непосредственном подчинении управляющего торговым центром.

64

Задачи управляющего торговым центром

Рис. 4. Задачи управляющего торговым центром

Организацией коммерческой деятельности в торговом центре занимается коммерческий директор. В его обязанности входит большой объём работы, который должен обеспечивать в первую очередь получение максимально возможной прибыли от работы торгового центра. Для этого необходимо решение широкого круга задач:

сбор и анализ информации о ситуации на рынке аренды, отслеживание тенденций и прогнозирование развития;

подбор арендаторов, проведение переговоров и обсуждение коммерческих условий, согласование с арендатором условий договора аренды и приложений к нему;

подписание договора аренды и приложений к нему с арендатором и регистрация их в государственных органах;

заключение договоров на размещение рекламы внутри торгового центра и наружных конструкций;

маркетинговое продвижение торгового центра, выявление потребностей посетителей, подсчёт и анализ трафика, анализ проведённых маркетинговых исследований, разработка и реализация рекламной кампании торгового центра.

По количественному составу коммерческий отдел может состоять из коммерческогодиректора, специалиста по рекламе, юриста, менеджера по поиску арендаторов. Коммерческий отдел размещается в торговом центре,

65

что позволяет уточнять возникающие в ходе переговоров детали с выходом на место и с привлечением необходимых специалистов.

Основная задача коммерческого директора – определение и обоснование для арендатора максимально возможной арендной ставки или расценки за услугу, поиск арендаторов и организация маркетингового продвижения торгового центра. Именно данный руководитель формируют доходную часть бюджета владельца и управляющей компании.

Директор по эксплуатации отвечает за техническую эксплуатацию здания. Он формирует и определяет 55-75 % расходной части годового бюджета торгового центра и расходы по коммунальным платежам внешним поставщикам. Директор по эксплуатации готовит данные, на основе которых рассчитывается показатель себестоимости эксплуатационных расходов торгового центра, приведенных к 1 кв.м. арендуемой площади. Задача директора по эксплуатации – минимизировать данный показатель, обеспечив сохранение всех технических показателей и параметров работы инженерного оборудования, сетей и систем, поддержание рабочего состояния конструктивных строительных элементов сооружения, внешней и внутренней отделки. Также в его обязанности входит заключение договоров на техническое обслуживание оборудования и систем арендаторов, заключение договоров на поставку энергоносителей и водоснабжение. Директор по эксплуатации может иметь в непосредственном подчинении главного энергетика, дежурного электрика, дежурного сантехника, отделочников и т.д. Остальные специалисты привлекаются по мере необходимости на условиях договора подряда.

Основные задачи начальника службы безопасности – это обеспечение противопожарной безопасности (контроль с ежемесячными практическими испытаниями систем пожаротушения, сигнализации, оповещения), общегражданской безопасности объекта (технические системы и средства в сочетании с физической охраной), взаимодействие с представителями МЧС, МВД, ФСБ, ФСО. На эту должность можно рекомендовать рассматривать бывших сотрудников силовых структур, имеющих соответствующую профессиональную подготовку, опыт оперативной работы, руководства личным составом. В его обязанности входит – разработка концепции безопасности объекта и последующая последовательная ее реализация. Начальник службы безопасности должен проводить анализ потенциальных угроз и разрабатывать превентивные меры для их предотвращения. Он возглавляет служебные расследования по фактам противоправных действий в торговом центре, обеспечивает выполнение Правил внутреннего распорядка торгового центра в части обеспечения безопасности объекта, контролирует выполнение предписаний органов МЧС и МВД по вопросам усиления безопасности торгового центра.

66

Главный администратор является связующим звеном между администрацией торгового центра и арендаторами. Данные руководитель организует клининг, выдачу всех видов пропусков, информационное обеспечение посетителей и персонала арендатора (письма, счета, счета-фактуры и т.д.). Главный администратор проводит основное рабочее время на территории торгового центра. Осуществляет контроль своевременного прибытия персонала арендаторов и подготовку торговой точки к открытию, ведёт журнал открытия и закрытия торговых точек, осуществляет взаимодействие с арендаторами по технической эксплуатации магазина, участвует в разрешении конфликтных ситуаций между посетителями торгового центра и персоналом арендатора. Главный администратор может иметь в непосредственном подчинении от двух до пяти дежурных администраторов со скользящим графиком работы.

В обязанности главного бухгалтера входит ведение финансовохозяйственной деятельности и бухгалтерской отчётности по торговому центру, ведение финансового и налогового учёта. Главный бухгалтер может иметь в непосредственном подчинении несколько бухгалтеров по различным направлениям бухгалтерского учёта в зависимости от штатной численности сотрудников предприятия.

При данной структуре управления оставшийся персонал привлекается на условиях аутсорсинга. По прямым договорам с управляющей компанией в торговом центре может работать подрядчик по комплексной технической эксплуатации, клининговая фирма, частное охранное предприятие, организация, обслуживающая лифты и эскалаторы.

Возможны многочисленные комбинации, вплоть до полного отсутствия сторонних подрядчиков и выполнения всех видов работ исключительно собственным персоналом. В зависимости от площади и режима работы формируется штатное расписание, виды работ и порядок их проведения. Если отдельные виды работ невозможно провести силами собственного персонала, прибегают к помощи подрядчиков и проводят тендер.

Сокращение издержек можно провести, уменьшив фонд заработной платы за счёт грамотного распределения обязанностей между подчинёнными, минимизации до разумного предела службы безопасности, технического персонала. Оптимизация численности службы безопасности может быть проведена путём правильной организации системы видеонаблюдения и охранной сигнализации. Сотрудник службы безопасности должен быть проинструктирован, кому и по какому вопросу звонить в случае возникновения внештатной ситуации.

Организационно-функциональная структура торгового центра будет формироваться в зависимости от опыта работы управляющего торгового центра, объема необходимых работ, количество необходимого персонала. Любая конфигурация схемы управления торговым центром имеет право на

67

существование, если она экономически оправданна и обеспечивает выполнение основных задач: получение максимальной финансовой прибыли с ежегодной динамикой роста и удовлетворение потребностей покупателя в товарах и услугах.

2.6. Административное управление торговым центром

Административное управление торговым центром в ежедневной практической деятельности осуществляется непосредственно управляющим торговым центром и главным администратором. Составляется определенный график, который обеспечивает постоянный визуальный контроль всего технологического процесса работы руководством торгового центра.

Административное управление торговым центром включает в себя контроль за работой всех инженерных систем, обеспечивающих полноценное функционирование торгового центра. Администратор торгового центра обеспечивает доступ посетителей в здание, контролирует освещение, температуру в помещении и санитарное состояние зон общего пользования. В крупных торговых центрах используется трансляционная система, по которой ведется передача аудио- и видео-рекламы. Здесь необходимо контролировать громкость (отсутствие помех коммерческой деятельности других арендаторов). Также администратор организует решение текущих задач для поддержания работы магазинов.

С учетом ежедневно решаемых вопросов разрабатываются общие правила, которые регламентируют отношения всех сторон и участников процесса функционирования торгового центра. Документ ежегодно дополняется, утверждается и принимается сторонами для исполнения, являясь неотъемлемой частью договора аренды. Данный документ регламентирует поведение арендаторов и их представителей в здании торгового центра. Правила разрабатываются с целью обеспечить благоприятную атмосферу в торговом центре, создать позитивный имидж, обеспечить наилучший сервис для посетителей, утвердить порядок взаимоотношений между всеми организациями, находящимися на территории торгового центра, обеспечить максимальный уровень комфорта и безопасности.

Контроль над выполнением внутренних правил возлагается на администраторов торгового центра. Внутренними правилами торгового центра регламентируются такие вопросы, как время осуществления коммерческой деятельности, внешний вид помещения, оформление внутренних и внешних фасадов, проведение ремонтных работ, обеспечение охраны и пожарной безопасности, мероприятия по уборке помещений, правила парковки.

68

Правила для арендаторов составляются в свободной форме и должны содержать следующие разделы:

1.Действия, производить которые арендаторам запрещается:

–загромождать проходы и участки общего пользования;

–использовать участки общего пользования для целей, не связанных с входом в арендуемое помещение;

–размещать или оставлять любые предметы, оборудование на участках общего пользования и вне арендуемого помещения;

–использовать сантехнические приборы только по их непосредственному назначению, арендатору запрещается сбрасывать в сантехнические отверстия мусор, бытовые отходы и другие предметы;

–засорять участки общего пользования;

–размещать на участках общего пользования любые отходы, мусор и использованную промышленную тару;

–сжигать любые отходы или мусор на территории торгового центра;

–размещать на территории торгового центра любые предметы и вещества, которые являются или могут являться взрывоопасными, огнеопасными, вредными или радиоактивными, или могут увеличить риск возгорания или взрыва;

–использовать в арендуемом помещении любое оборудование, производящее недопустимый уровень шума или вибрации;

–перегружать полы в арендуемом помещении и подвешивать избыточные по весу предметы к потолкам, крыше, опорам, конструкции или стенам;

–устанавливать или использовать какое-либо электрооборудование без предварительного согласия арендодателя;

–осуществлять погрузку-разгрузку транспортных средств вне зон погрузки, отведенных арендаторам для общего пользования;

–перемещать товары, имущество или грузы, кроме как через грузовые двери или через предназначенные для этого служебные входы, зоны обслуживания и иные специальные места, указанные арендодателем;

–курение запрещено на территории всех помещений торгового центра.

2.Обязанности арендаторов и их сотрудников:

размещать рекламные указатели, внешние и внутренние вывешиваются на территории торгового центра только с согласования арендодателя;

иметь на арендуемом месте огнетушитель, инструкцию по пожарной безопасности установленного образца, табличку с указанием ответственного за пожарную безопасность в помещении, книгу жалоб и предложений, номер свидетельства, адрес отдела по защите прав потребителей на видном месте;

не допускать случаев оставления без присмотра арендованного торгового места в течение дня;

69

проводить со своими работниками регулярную работу, направленную на повышение культуры обслуживания покупателей;

в случае обнаружения поломки замков, запоров, разбитых витрин и оконных стекол и других неисправностей – немедленно сообщить администратору торгового центра.

Основным результатом профессионального административного управления является оптимизация затрат. Эффективность расходования средств по содержанию здания можно определить по следующим параметрам:

1. Запланированные ресурсы израсходованы в согласованном размере в установленные сроки.

2. Все службы и магазина работают в нормальном режиме, чрезвычайные ситуации отсутствуют.

3. Арендаторы и собственники торгового центра не предъявляют претензий к работе объекта.

Оптимизация расходования средств может проводиться различными способами. Оценка эффективности расходов может быть оценена только в сравнительном анализе. Уменьшение расходов на коммунальные услуги может достигаться путём отключения всего освещения в нерабочее время, кроме дежурного. Уменьшение расходов на водоснабжение может быть достигнуто путём понижения давления в системе водоснабжения. Эффективно сокращает расходы на коммунальные платежи установка специального оборудования, ограничивающего потребление ресурсов и современных технологий по экономии ресурсов: светодиодные лампы, датчики движения и т.д. Дополнительная экономия бюджета может быть достигнута путём проведения несложных ремонтных работ собственными силами.

Максимальная экономия и бережливость в использовании расходных материалов, моющих средств, а также проведение необходимых профилактических мероприятий также поможет сохранить имеющиеся ресурсы.

2.7. Формирование стоимости арендной ставки торгового центра

Арендная ставка – цена, которую оплачивает арендатор за право пользования единицей площади за определённый промежуток времени. В основе определения арендной ставки заложен принцип, что данная цена является предметом торга, и именно поэтому определяется с использованием трёх подходов:

1.«Затратный». Цена предложения формируется арендодателем

2.«Доходный». Цена предложения формируется арендатором

3.«Рыночный». Отражает наиболее вероятную цену указанного права. Для определения справедливой ставки аренды необходимо учитывать

мнение всех участников процесса.

70