1424

61

Расписание занятий на осенний/весенний семестры, расписание экзаменов, зачетов и сдачи курсовых работ, распорядок дня целесообразно ежедневно иметь под рукой каждому студенту. Данные формы являются дополнением к календарной части записной книжки. В соответствующих приложениях к дневнику можно сброшюровать такие сведения, как дни рождения друзей, родственников, коллег и знаменательные даты (табл. 3.3), список литературы для чтения (табл. 3.4), список книг, взятых в библиотеке, у преподавателей и друзей (табл. 3.5), список опубликованных научных работ, докладов на конференциях (табл. 3.6) и т.п.

Таблица 3 . 4

Список литературы для чтения

Специальная литература

Художественная литература

Таблица 3 . 5 Список книг, взятых в библиотеке, у преподавателей и друзей

1.

2.

3.

Таблица 3 . 6

Список опубликованных научных работ, тезисов докладов на конференциях

62

В разделе адресов и телефонов удобно иметь под рукой важнейшие телефонные номера и адреса: справочные телефоны (табл. 3.7), адреса и телефоны, необходимые для повседневной деятельности (табл. 3.8).

Таким образом, все личные дела можно интегрировать, и никакая важная информация не будет утеряна при условии регулярного заполнения делового блокнота и контроля исполнения дел. В заполнении блокнота не должно быть мелочей, при этом: все записи должны быть достаточно подробными, понятными; записи могут делаться карандашом, чтобы при необходимости их можно было бы легко изменить или стереть, не допуская неряшливости в дневнике.

Можете ли вы воспроизвести в памяти вчерашний день?

Можете ли вы вспомнить все, что вы делали в течение дня, хотя бы с точностью до 30 минут?

Сколько времени вы потратили на еду, на транспорт, разговоры, реальные дела?

Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом пилившего дерево совершенно тупой пилой. Человек спросил его:

–Уважаемый, почему бы вам не наточить свою пилу?

–У меня нет времени точить пилу – я должен … пилить! – простонал дровосек.

Многие студенты одной из главных причин неуспешности в учебе считают нехватку времени: «Так много задают по английскому, что нам некогда учить эту психологию», «Нас так загружают в университете, что в спортзал ходить некогда», «На время сессии придется забыть про личную жизнь...» и т.д. Узнаете? Не раз вы маскировали свою неорганизованность

63

дефицитом времени. Пожалуйста, запомните: дефицита времени нет. У нас много времени, чтобы сделать все, что мы по-настоящему хотим. Если вы, как многие люди, «слишком заняты», чтобы успешно работать, то имейте в виду, что множество людей, более занятых, успевают сделать больше, чем вы. У них не больше времени, чем у вас. Они просто лучше его используют.

Вы хотите успевать сделать все свои дела?

Вы хотите избавиться от ощущения « крутящейся белки в колесе»? Вы хотите, чтобы у вас оставалось свободное время для занятия

любимым делом?

Если вы действительно желаете научиться управлять своим временем, использование делового блокнота-еженедельника студента поможет вам.

Как осуществлять анализ и учет времени?

Этап 1. Учет времени

Проводится с помощью хронометража, т.е. в течение дня вы дозируете каждые 15 минут своей деятельности, едете ли вы в транспорте, разговариваете по телефону, готовитесь к семинару и т.д.

Хронометраж вы можете вести несколькими способами. Действие хронометража на начальном этапе основано на следующем эффекте.

Необходимость несколько раз в день письменно зафиксировать совершаемую работу и ее длительность вырабатывает особого рода внимание к собственной деятельности, в частности к ее временным характеристикам. Это внимание перерастает в чувство времени, которое послужит основой для дальнейшего повышения личной эффективности.

Главное – сделать письменную фиксацию дел и расходы времени на них естественной привычкой и не пытаться предпринимать никаких решительных действий по итогам наблюдений. Последнее особенно важно, так как быстро позитивно перестроиться не получается.

Способ 1. Хронометраж 1

64

Человек, естественно, не готов к резкому изменению образа жизни, а результата хочется достичь почти сразу, поэтому возникает объективное противоречие между потребностью эффективно управлять временной характеристикой и невозможностью быстро перестроиться. Отсюда следует, что неразрешенное противоречие приводит к резкому спаду мотивации достижения успеха в деятельности с помощью технологии организации времени. Чтобы этого не происходило, к хронометражу нужно относиться спокойно.

Способ 2. Хронометраж 2 Когда простое фиксирование действий станет привычным, добавьте до-

полнительные графы: «качество работы», «удовлетворенность», «своевременность», «результат» и др. (табл. 3.9).

Таблица 3 . 9 Анализ приоритетных направлений деятельности

Таким образом, вы сможете оценивать свою деятельность, выделять ее приоритетные направления, определять эффективность проведенного дня. Хронометраж позволяет повысить личную эффективность, практически не затрачивая усилий. Психология человека такова, что, как только он начинает отслеживать какие-либо показатели, они начинают изменяться в желаемую сторону, не требуя дополнительных действий по их улучшению.

Учет своего времени дисциплинирует. И впоследствии происходят положительныеизменениявсторонурационализациииспользованиявремени.

Этап 2. Анализ времени

Анализ времени заключается в том, что вы:

1) выделяете в материале хронометража стандартные «статьи расхода времени» (например: сон, учеба, работа, подготовка к занятиям, домашние дела, развлечения, спорт, транспорт, самообслуживание);

65

2)подсчитываете количество времени, затраченного на каждую из выделенных статей;

3)составляете диаграмму 3.1;

Диаграмма 3.1

Статьи расхода времени

4)затем подсчитываете общее время, вычитаете полученное число из 24 и смотрите, сколько часов у вас пропало;

5)далее необходимо провести анализ времени по полезности. Разделите все свои статьи расхода времени на три группы: «полезное время», «техническое время», «время-поглотитель» (диаграмма 3.2).

Полезное время – то, которое работает на достижение ваших целей. Техническое время – время, которое расходуется на поддержание и восстановление организма и окружения (сон, еда, уборка). Дела работают на поддержание текущего состояния.

Диаграмма 3.2

Анализ времени по полезности

66

Поглотители времени – пустые развлечения, бесполезная болтовня. Эти затраты не являются необходимыми.

Причины впустую потраченного времени:

–отсутствие целей, плана действий на день, неделю;

–нереалистичность планов;

–отсутствие сроков выполнения работы;

–откладывание дел;

–стремление все делать самому.

Этап 3. Соотнесение распределения времени со стратегическими целями

Для успешной работы необходимо ставить цели и задачи.

Если вы хотите чего-либо добиться, необходимо прописать стратегические цели деятельности.

Итак, напишите сейчас ваши жизненные цели

1.

2.

3.

Затем посмотрите, сколько времени вы расходуете для их достижения.

Например, цель: «Быть здоровым и подтянутым». Но человек на телевизор, еду тратит 30 часов в неделю, а на спорт – 0 часов.

Если текущий расход времени не соответствует вашим целям, существует два способа разрешения ситуации: изменить цели или изменить структуру использования времени.

Этап 4. Построение идеальной структуры распределения времени

Теперь необходимо определить состояние идеальной структуры времени, к которой надо стремиться. Для этого следует:

1.Цели соотнести с диаграммой 3.1;

2.Увеличить время на те виды деятельности, которые соответствуют вашим задачам, ввести новые статьи расхода времени, убрать лишние;

3.Построить идеальную диаграмму распределения времени.

Для претворения идеального плана в жизнь необходимо воспользоваться планом распределения времени (табл. 3.10).

Таблица 3 . 1 0

План распределения времени

67

Итак, вы определили цели, конкретные виды деятельности, которые будут поддерживать их реализацию. В соответствии с задачами, размещаете их в расписание, учитывая реальные возможности.

Можно составить продвинутое расписание, в котором вы отмечаете выполнение/невыполнение необходимых дел и в конце дня подводите итог. Можно вычислить эффективность вашего дня в процентном соотношении:

Резюме

Увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на его использование и в конечном счёте – к экономии времени в целом.

Вы обязаны уметь анализировать своё время, составлять план личной работы; при этом необходимо учитывать все выполняемые вами работы, уметь расположить их в порядке важности.

Старайтесь регулярные дела чётко фиксировать по времени, закреплять за ними одни и те же часы, отмечать степень неотложности нерегулярных дел, особенно тех, которые могут превратиться в «горящие».

Чтобы успевать больше в меньшее время, требуется всего две вещи: организованность и самодисциплина. Нижеследующие правила помогут вам этого добиться.

ТОЧНО ОПРЕДЕЛИТЕ СВОЮ ЦЕЛЬ СОСТАВЬТЕ ПЛАН ОПЕРАЦИИ СОСРЕДОТОЧЬТЕСЬ НА ГЛАВНОМ ПРИДУМЫВАЙТЕ СЕБЕ СТИМУЛЫ УСТАНОВИТЕ ТВЕРДЫЕ СРОКИ НАУЧИТЕСЬ БЫТЬ РЕШИТЕЛЬНЫМ

НАУЧИТЕСЬГОВОРИТЬ«НЕТ», СОИЗМЕРЯТЬСВОИДЕЛАИЦЕЛИ НЕ УВЯЗАЙТЕ В ТЕЛЕФОННЫХ РАЗГОВОРАХ ПРИОБРЕТАЙТЕ ПРИВЫЧКУ К ЗАПИСНОЙ КНИЖКЕ ЛИКВИДИРУЙТЕ ДОСАДНЫЕ ПОМЕХИ УЧИТЕСЬ СЛУШАТЬ ОТКАЖИТЕСЬ ОТ ШАБЛОНА НЕ УПУСКАЙТЕ ИЗ ВИДУ МЕЛОЧЕЙ

ПРИСТУПАЙТЕ К ДЕЛУ СРАЗУ ЖЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ ВРЕМЯ ПОЛНОСТЬЮ

СЛЕДИТЕ ЗА ТЕМ, НА ЧТО ТРАТИТЕ СВОБОДНОЕ ВРЕМЯ МЕНЯЙТЕ РОД ЗАНЯТИЙ

68

НАЧИНАЙТЕ РАНЬШЕ ЕЖЕДНЕВНОКОНТРОЛИРУЙТЕВЫПОЛНЕНИЕНАМЕЧЕННЫХДЕЛ

ОБЯЗАТЕЛЬНО ПЕРЕНЕСИТЕ НА ДРУГОЙ ДЕНЬ ТО, ЧТО НЕ УСПЕЛИ СДЕЛАТЬ СЕГОДНЯ

ВОСПИТЫВАЙТЕ УВАЖЕНИЕ К СВОЕМУ ВРЕМЕНИ Практика использования вышеуказанных правил показывает, что они

помогают поднять уровень плановости в распределении рабочего времени, чётче определить круг своих функций, значительно сократить затраты времени.

Деловой блокнот студента – важнейшее вспомогательное средство планирования времени. Он является одновременно настольным календарём, записной книжкой, личным дневником, инструментом планирования.

Для эффективного использования времени возьмите себе в привычку вести деловой блокнот и ежедневно планировать рабочий день, а затем проводить анализ использования рабочего времени и вносить соответствующие коррективы.

Контрольные вопросы

1.Перечислите основы правила экономии рабочего времени.

2.В чем сущность «правила 60:40»?

3.Для чего нужна карточка учёта времени?

4.Для чего студенту нужен еженедельник?

5.Охарактеризуйте структуру еженедельника.

Практическое задание

1.Составьте форму распорядка рабочего дня.

2.Составьте карточку учёта своего времени.

3.Разработайте формы своего еженедельника.

69

Глава 4. ВЫБОР ПРИОРИТЕТОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Для любой волнующей человека проблемы всегда легко найти решение – простое, достижимое и окончательное

Г.Л. Менкен американский публицист и сатирик

Что такое приоритеты деятельности

Принцип Парето как основа принятия собственных решений о приоритетах

Выявление приоритетов с помощью анализа АБВ

Реализация решений на основе принципа Эйзенхауэра

Каждый день в нашей жизни мы принимаем решения – большие и малые, связанные с личными и общественными делами.

Принятие решений, так же как и обмен информацией, – основной продукт деятельности менеджера. Необходимость принятия решений возникает на всех этапах процесса управления, связана со всеми аспектами управленческой деятельности. Поэтому так важно понять природу и сущность принимаемых решений.

Неправильное решение может дорого стоить, иметь фатальные, непоправимые последствия. В данном случае речь идет о решениях по приоритетам деятельности. Чем заняться в первую очередь?

4.1. Что такое приоритеты деятельности

Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение – значит, установить приоритетность, т.е. выбрать, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значение. Решение – это результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения конкретной цели. Необходимость принятия решения пронизывает всё, что делает менеджер, формируя цели и добиваясь их достижения.

Поскольку принятые решения касаются не только менеджера, но и других работников, а во многих случаях – всей фирмы, понимание природы и сути принятия решений очень важно для каждого, кто хочет добиться успеха в области современного менеджмента. Решение является результатом оценки ситуации путем обработки информации и выступает как продукт управленческого труда, а информация в этом случае становится предметом труда. Все решения должны быть подчинены главной цели – выполнению поставленных задач.

70