1280

После того, как запрос на поставку товара был передан поставщику при помощи мобильной связи либо электронной почты, от него необходимо получить сведения о подтверждении заказа такими же методами связи. Заказ может быть подтвержден либо не подтвержден. Во втором случае шеф-повар отправляет заявку заново тому же поставщику, либо же обращается к другим поставщикам. В первом же случае совершается предоплата за товар. При помощи договора и предварительного счёта бухгалтер отправляет на расчетный счет поставщика необходимую сумму.

В рамках завершающего процесса поступления товара происходит организация размещения товара на складе. Су-шефом осуществляется формальная приемка груза, т.е. проверка количества и качества привезенного товара в соответствии с товарно-транспортной накладной.

Если товар прошёл визуальный количественный и качественный контроль, осуществленный су-шефом, происходит отгрузка товара на склад и поставщиком отправляется на предприятие электронный счёт-фактура, по которому производится оплата за товар.

Если же товар не соответствует товарно -транспортной накладной, его возвращают поставщику и отправляют ему заявление на повторную поставку.

EPC модель «As is» данного бизнес -процесса представлена на рисунке 6.

61

продолжение рисунка 6.

Рисунок 6 - EPC-модель бизнес-процесса «Закупка товаров»

63

Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

Важным этапом в бизнес -процессе «закупка товаров» является проверка наличия действующих договоров с выбранными для выполнения заказа поставщиками. Если договор отсутствует либо просрочен, тогда необходимо оформить или продлить соглашение с поставщиком.

При заключении договоров с поставщиками, в обязательном порядке проверяется наличие сертификации о качестве продукции для оценки качества товара.

На рисунке 7 представлена схема документооборота в работе шеф -

повара.

Рисунок 7 - Схема документооборота в работе шеф-повара Существуют разные виды поставок для различных категорий товаров.

Периодичность поставки определяется категорией и колеблется от ежедневной до двух-трёх разовой в месяц.

Ежедневно осуществляется поставка свежих овощей, фруктов, зелени и охлажденного мяса поставщиками, с которыми у предприятия заключён договор.

64

Два-три раза в месяц на предприятие осуществляется поставка

замороженного мяса. Остальные же категории товара поставляются по

необходимости.

65

3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ РЕСТОРАНА «КУПЕЧЕСКИЙ», Г.ПЕНЗА

3.1 Модель «To be» оптимизированных процессов документооборота в ресторане «Купеческий»

На рисунке 8 представлена EPC-модель «To be» работы с входящими документами.

Особенностью данной модели является то, что при регистрации документ сканируется, и реквизиты документа вводятся в систему электронного документооборота.

После получения документа с решением управляющего или шеф-повара,

администратор вносит резолюцию в СЭД, после чего документ с наложенным решением передается исполнителю.

На рисунке 9 изображена EPC-модель «To be» работы: с исходящими документами.

Также как при входящих документах, данные в систему СЭД вносятся при регистрации документа, а также в системе «Корпоративный документооборот» можно отправлять документы.

Проанализировав систему управления документооборотом, можно сделать вывод, что для единого пространства хранения и обработки документов

вресторане «Купеческий» в наибольшей степени подойдет система

«Корпоративный документооборот».

66

Среди конкурентных преимуществ СЭД "Корпоративный документооборот" выделяются следующие основные моменты:

Система содержит в себе визуальный редактор бизнес-процессов. Таким образом, существует возможность разрабатывать сложные (в том числе вложенные) бизнес -процессы без программирования и изменения структуры программы, что облегчает установку обновлений и сокращает траты на сопровождение программы.

В основную поставку систему включена подсистема управления ключевыми показателями эффективности (KPI). Она позволяет создать интегрированную с бизнес-процессами и документооборотом систему оценки эффективности работы предприятия и его сотрудников.

3.3 Выбор эффективного программного продукта для обеспечения бизнес-

процессов ресторана «Купеческий»

Для решения проблем, обозначенных в аналитическом разделе, был проведен анализ рынка систем автоматизации учета. По его результатам были выбраны 3 системы автоматизации учета, наиболее подходящие по функционалу: «StoreHouse», IIKO, Tillypad.

"StoreHouse"

Программа "StoreHouse"является модулем информационной системы "R- Keeper". Программа "R-Keeper" была разработана в 1992 году. Компания UCS

стала первой российской частной фирмой, вышедшей на рынок общественного питания с системой автоматизации ресторанов собственной разработки,

которая сразу составила достойную конкуренцию зарубежным аналогам. За 25

лет внедрений система "R-Keeper" стала самой популярной ресторанной системой для ресторанов полного сервиса и заведений быстрого обслуживания.

Очень надежный и мощный инструмент учета и контроля продаж,

производства, персонала, позволяющий оптимально распределять ресурсы,

69

минимизировать затраты, повышать уровень сервиса, организовывать программы лояльности для гостей и контролировать их эффективность.

"StoreHouse V4" - это программный продукт для ведения документооборота на складе, учета производственных процессов, получения исчерпывающих отчетных данных о движении товара, количественных и суммарных остатках, совершенных хозяйственных операциях, произведенных платежах и существующих задолженностях, ведения истории взаимозачетов с поставщиками и получателями продукции.

Функции системы:

1)Учет движения товаров (приход, расход, списание, комплектация и др.)

2)Калькуляция блюд (автоматический расчет себестоимости)

3)Полностью автоматизированное списание продуктов и полуфабрикатов на основании реализации блюд с использованием или без использования взаимозаменяемых продуктов

4)Многофункциональная инвентаризация, в том числе инвентаризация полуфабрикатов

5)Ввод и хранение данных о всех продуктах, участвующих в производстве, единицах измерения, корреспондентах, валютах, ставках налога с продаж и НДС, плане счетов и т.д.

6)Обмен данными с "StoreHouseBackOffice".

7)Использование функций автоматического поиска, копирования и автозамены максимально ускоряет и упрощает процесс заполнения словарей и документов системы.

8)Используемый в системе "StoreHouse" принцип расчета себестоимости методом FIFO реализуется за счет автоматического пересчета себестоимости в зависимости от имеющихся в системе документов.

Возможности системы по работе с документами:

1) Система позволяет создавать и обрабатывать следующие документы:

приходные накладные, расходные накладные, документы внутренних

70