1280

практике это означает, что менеджер видит, как бармен наливает пиво и подходит к кассе. Тут же он контролирует в системе кассового наблюдения, что именно пробил бармен в чеке. При ведении видеозаписи этот же контроль можно осуществить позднее, например, уделить больше внимания одному из барменов. Этот способ хорош также тем, что бармен не знает, в какой момент за ним ведется наблюдение, и не может быть уверен, что запись не будет изучена позднее. Этот же способ может быть порекомендован для контроля выдачи кухни и сервис-бара, так как имеется возможность просматривать всю сервис-печать. Важнейшим методом контроля является инвентаризация. При традиционном способе, с использованием мерного стаканчика, довольно ощутимыми могут оказаться убытки, особенно, если принять в расчёт высокую себестоимость элитных спиртных напитков. Современные компьютерные системы позволяют рестораторам, использовать в своих заведениях более совершенную схему учёта алкогольной продукции. В соответствии с этой схемой при снятии фактических остатков учитывается общий вес открытой бутылки вместе с напитком. Согласно стандартам веса различных ёмкостей,

предоставляемым фирмой-производителем, рассчитывается вес самого напитка./26, с. 39/ Такой подход требует более сложных арифметических расчётов, но избавляет от необходимости переливать напиток. В

автоматизированных системах помимо учёта оптовой и розничной реализации блюд закладывается схема детального учёта алкогольной продукции и проведения раздельной инвентаризации каждого вида ёмкостей «по весу».

Принцип работы по этой схеме довольно прост и эффективен. В процессе оприходования товара на складе в программу вносится вес одного литра напитка в граммах, а также ведётся список ёмкостей с указанием веса каждой тары. Причём учёт продукции, поступающей на склад, происходит раздельно, в

зависимости от ёмкости бутылок (0,5; 0,75; 1 л). В процессе продаж алкоголя в разлив или в случае использования содержимого бутылки для приготовления коктейлей с помощью программы производится полный учёт информации.

41

Данные о продажах спиртного заносятся в программу на основе информации,

поступающей как из бара, так и непосредственно из зала ресторана. Списание товара со склада происходит в соответствии с правилами учёта партий.

В процессе проведения инвентаризации используется документ, в

котором каждая разновидность алкогольной продукции указывается в разрезе видов ёмкостей. Все закрытые ёмкости в программе учитываются по количеству в соответствии с объёмом. Открытые же бутылки взвешиваются на весах, после чего полученные данные заносятся в программу, которая автоматически производят необходимые расчёты и сравнивают книжные и фактические остатки. В результате происходит оприходование обнаруженных излишков и списание выявленных недостач. На основе этих данных формируются бухгалтерские проводки и составляется отчёт, в котором отражается исчерпывающая информация о движении и остатках товаров в разрезе единиц учёта алкогольной продукции.

Столь детальный контроль над продажами алкогольной продукции позволяет существенно сократить убытки заведения. При воровстве, как правило, расход продуктов не соответствует расчетному. Современные системы позволяют делать расчет остатков в баре и на кухне в режиме on-line. Это означает возможность производить внезапные проверки в этих подразделения ресторана.

Таким образом, ресторанная АСУ даёт возможность получать статистические данные для более грамотного построения управления предприятием, т.е. запасами на складе, персоналом. Для более эффективного управления бизнесом необходимо накопление и анализ данных.

Например, если в выходные дни с хорошей погодой количество гостей в ресторане невелико, то в такой день можно «использовать труд» меньшего количества официантов и кухонных рабочих; таким образом, появляется возможность сэкономить на заработной плате. Также важен учёт, отслеживание движения товаров: если товарные запасы растут очень быстро, имеет смысл

42

приостановить закупки и таким образом сэкономить оборотные средства.

Ресторанная система даёт возможность анализировать, какие блюда приносят максимальную прибыль, какие - минимальную: изменения в ассортименте без анализа продаж сделать невозможно.

Помимо того, что в заведении на 15-45% снижается воровство, появление компьютерной «управляющей» системы способствует соблюдению технологии производства, уменьшению количества ручного труда по обсчету производства,

усилению контроля за закупщиком и за продажами - за скидками, возвратами,

списаниями.

Таким образом, АСУ является средством для повышения эффективности бизнеса и помимо всех прочих достоинств, её наличие работает на улучшение имиджа компании.

Руководитель получает возможность реально контролировать деятельность каждого сотрудника, объективно оценивать качество его работы.

Компьютерная система позволяет видеть, какое время человек работал, сколько столиков он обслужил (если речь идёт об официанте), какую прибыль принёс заведению и т.д. АСУ также необходима для своевременного отслеживания ассортимента в ресторане, баре: если гость заказал некоторое блюдо, а его не оказалось, то это не лучшим образом сказывается на имидже.

Поскольку ресторанная АСУ нужна в первую очередь для минимизации воровства, то на первый взгляд может показаться, что персоналу она приносит одни неприятности - следовательно, «рядовым сотрудникам» она абсолютно не нужна. На самом же деле это не совсем так. Компьютерная система упрощает работу официанта, кассира, повара, хостесс, завскладом и прочих, сокращает количество действий, которые они должны совершать.

Например, благодаря АСУ, официант почти не тратит времени на не связанную с гостем работу. Когда официант принял заказ, он не должен бежать с написанным от руки листочком на кухню: нужно подойти к своему рабочему месту (терминалу) и набрать заказ. Причём официант не «печатает» названия

43

блюд, а просто нажимает «лёгким движением» кнопку с соответствующим пунктом меню. Более того, на мониторе он чётко видит, какие столики он обслуживает, к какому из них он должен подойти.

Графический интерфейс позволяет за считанные секунды набрать заказ и заняться другими клиентами.

Официант может не бояться, что он что-то забудет, ошибётся в сложении или вычитании: все заказы документируются, а все расчёты произведёт система. Официант может сосредоточиться на обслуживании - следовательно,

повышается качество обслуживания. Хостесс видит на мониторе, какие столики заняты, и ведёт гостей сразу к свободным столикам.

Повар получает чётко напечатанный заказ, в котором часто даже указывается время, к которому должно быть готово то или иное блюдо. В более продвинутых системах кухня имеет возможность передать официанту какую-

либо информацию - на его терминал или так называемое hand-held устройство.

И, наконец, для гостя плюсом является то, что использование в ресторане компьютерной системы приводит к ускорению обслуживания - официант не должен тратить время на написание «бумажек», бегать с ними каждый раз на кухню; кухня же начинает выполнять заказ сразу после того, как он поступил и т.д. Клиент может оговорить, к которому часу ему должны подать то или иное блюдо.

Гостю приятно получить чётко напечатанный счёт вместо неразборчивой записки и убедиться, что он платит именно за то, что он заказал, что его не обсчитали и т.д. Кроме того, ресторанная компьютерная система делает очень простой работу со скидками, которые тоже оценят посетители.

Приобретение дополнительного оборудования может дать гостю возможность подозвать официанта к столику в любой момент (для этого на столах должна быть установлена кнопка вызова официанта, а сотрудники оснащены hand-held терминалами или пейджерами).

Автоматизация ресторанного хозяйства позволяет избежать убытков, но

44

не является панацеей от всех бед. И все же это необходимая мера для избежания. Вообще, рассуждая о функционале системы автоматизации, надо отметить интересную тенденцию: помимо выполнения своих прямых функций система в ресторанах и бизнесе индустрии развлечений становится также элементом статуса, имиджа заведения, подобно акустике класса hi-end или престижным дизайнерским решениям. Учредитель руководствуется следующей логикой: мы ценим своих посетителей, мы соответствуем высокому уровню,

стандарту качества, поэтому у нас стоит именно такая система, а не популярный дешевый ненадежный аналог (который в ходе использования оказывается более затратным). Ведь сбои в работе системы могут очень дорого обойтись всему заведению.

45

2. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ РЕСТОРАНА

«КУПЕЧЕСКИЙ», Г.ПЕНЗА

2.1 Организационная структура ресторана «Купеческий», г.Пенза

Организационная структура управления - это упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

Организационная структура определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

Элементы организационной структуры управления - это либо отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), либо службы и органы аппарата управления.16

Организационная структура предприятия ООО «Алмаз» имеет 3 уровня управления, таким образом организация имеет линейно-многоуровневую организационную структуру.(рис.1.)

На первом (стратегическом) уровне управления находится генеральный директор холдинга.

Руководит предприятием управляющая заведением, находящаяся на втором уровне управления (тактическом), которая наряду с шеф-поваром,

16 Папирян Г. А. Менеджмент в индустрии гостеприимства: отели и рестораны: учеб. Пособие [Текст] / Г.

А. Папирян. - Москва: Экономика, 2013.- 435 с.

46

составляет административный отдел. Управляющий ведет контроль за работой всего предприятия и ведет отчетность. Шеф повар - одна из ключевых фигур в ресторане. Его основная задача - контроль за производственными процессами,

происходящими на кухне ресторана.

Бухгалтерский отдел представлен в лице одного бухгалтера,

занимающего также второй уровень управления и ответственного за все финансовые операции в организации.

Рисунок 1. Организационная структура

Помимо этого, на втором уровне управления находятся два администратора, работающих посменно, в обязанности которых входит решение конфликтных ситуаций и контроль за работниками зала (так называемой «контактной зоной», в которую входят официанты, бармены,

хостесс). «Контактная зона» относится к третьему уровню управления

(оперативному) и занимается обслуживанием посетителей ресторана,

исполнением корпоративных стандартов обслуживания и участвует в поддержании имиджевой атмосферы заведения. В подчинении у

администраторов находится хозяйственная часть, которая отвечает за

47

хозяйственное обслуживание и обеспечение надлежащего состояния помещений. Уборщица зала следит за чистотой помещения, посудомойщицы в свою очередь ответственны за надлежащее состояние посуды.

В подчинении у шеф-повара находятся два су-шефа, работающих посменно и осуществляющих контроль за поварами, производственный отдел и склад.

Су-шеф отслеживает приёмку товаров, обеспечение условий и безопасности хранения товаров. У него в подчинении находятся грузчики,

которые осуществляют погрузку и выгрузку продукции на склад.

Хозяйственная и производственная часть также относятся к третьему уровню управления.

Собственный отдел безопасности в компании отсутствует, так как заключен договор с охранным агентством, которое выполняет все необходимые функции.

Представленная организационная структура наглядно демонстрирует принципы формирования организации ресторана «Купеческий», делегирования полномочий и наделения ответственностью внутри нее.

Деление на отделы идёт по функциональному признаку. Рассмотрим функции отделов, представленных в организационной структуре.

Отдел бухгалтерии занимается ведением бухгалтерского учёта, а именно:

составлением первичных и сводных отчетных документов(платежные поручения, счета-фактуры, акты выполненных работ, регистры налогового учета, кассовые документы, авансовые отчеты, всю необходимую документацию по представительским расходам и т.д.); составлением бухгалтерских отчетностей, которые представляют собой систему данных о финансовом положении компании, финансовых результатах её деятельности и изменениях в её финансовом положении и составляется на основе данных бухгалтерского учёта; а также осуществлением расчёта заработной платы

48

(суммирование ставки сотрудника и премии и вычет из этой суммы денежных средств за бой посуды и штрафы).

Административный отдел занимается ведением кадрового учёта.

Управляющий заведения, наряду с шеф-поваром и работниками отдела кадров ресторана занимается обеспечением подбора персонала (заполнение анкет кандидатами, проведение собеседований, оценивание кандидатов по необходимым критериям и начальное тестирование).

Также управляющий и шеф-повар осуществляют составление приказов внутреннего трудового распорядка, которые включают в себя общие положения, трудовой договор, порядок приема, перевода и увольнения работников, основные права и обязанности работника и работодателя, рабочее время, время отдыха, поощрение работников и ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Управляющий отвечает за организацию мероприятий по дезинфекции,

дезинсекции и дератизации. Он заключает договор на проведение дезинфекции,

дератизации и дезинсекции в начале деятельности, в процессе ее дальнейшего осуществления, при проведении надзорных проверок, для получения разрешений и согласований СЭС, оформления лицензий на вид деятельности.

Осуществление процесса поставки продуктов включает в себя составление заявок на поставки. Этим занимается шеф-повар. На предприятии есть база поставщиков, у которых постоянно закупается продукция, а так же производится закупка на рынках и оптовых базах. Основанием для завоза является заявка в письменной форме, которая содержит наименование товаров,

основные признаки ассортимента и необходимое количество продукции. Заявка составляется в двух экземплярах, подписывается шеф-поваром, скрепляется печатью и один экземпляр отправляют поставщику. Заключение договора с поставщиками также входит в обязанности шеф-повара. Структура и содержание договора поставки определяется заключающими его сторонами.

49

Администраторы и шеф-повар составляют штатное расписание(посменно работающим сотрудникам расписание составляется каждый месяц, за остальными закреплен установленный график работы), ведут учёт рабочего времени сотрудников(ежедневно заполняется табель учёта рабочего времени, в

котором указаны отработанные за день часы, сотрудник проверяет информацию и ставит свою подпись).

В обязанности администраторов также входят контроль наличия санитарных книжек у сотрудников и сроки окончания их действия. Без наличия санитарной книжки сотрудник не допускается к работе

Для проведения обучающих тренингов и аттестации в заведение приглашают специалистов в различных областях(винные тренинги, обучающие семинары для поваров, обучение и аттестация для барменов и обучающие тренинги для официантов, один раз в год работники отдела кадров устраивают для официантов, хостесс и администраторов обучающие тренинги).

За обеспечение функционирования склада отвечает су-шеф. Им осуществляется приёмка продукции по количеству и качеству. Он устанавливает определение достоинства товаров (т.е. их качества),

комплектности (т.е. наличия всех предметов, входящих в данный комплект) и

маркировки, а также точное количество поступившего товара и его соответствия данным сопроводительных документов, предусматривающее выполнение следующих операций: отбор тарных мест для вскрытия; вскрытие тары; подсчет количества единиц (взвешивание товаров); сверка с сопроводительными документами(накладными). Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и

заверяется круглыми печатями предприятий поставщика и получателя. Перед отпуском товара начальник склада вскрывает тару, проверяет качество товаров,

производит их сортировку и зачистку. При отпуске продуктов соблюдается очередность: товары, поступившие раньше, отпускаются в первую очередь,

вначале сухие продукты, затем из охлаждаемых камер и в последнюю очередь -

50