1062

Государственному органу, органу местного самоуправления или должностному лицу вменяется в обязанность:

обеспечивать объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения (в случае необходимости – с участием гражданина, направившего обращение);

запрашивать необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

давать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

сообщать гражданину о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам. При этом в случае необходимости законом предусмотрено направление в указанные органы или должностным лицам запроса по поводу результатов рассмотрения письменного обращения.

Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо, рассматривающие обращение, обязаны в течение 15 дней предоставлять по направленному запросу документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Ответ на обращение подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом.

Ответ на обращение по существу поставленных в нем вопросов может не даваться, если:

в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и его почтовый адрес;

141

в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

если текст письменного обращения не поддается прочтению;

в письменном обращении гражданина не приводятся новые доводы или обстоятельства по вопросу, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями;

ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

При этом авторам обращений сообщается о причинах отказа в рассмотрении по существу поставленных в них вопросов. Если эти причины в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу.

Законом установлен срок рассмотрения письменного обращения гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу – 30 дней со дня его регистрации. В исключительных случаях должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив

опродлений срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Обращения граждан считаются исполненными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан ответ (в устной или письменной форме).

О результатах рассмотрения Письма составляется справка за подписью исполнителя или ставится отметка об исполнении и делается запись в регистрационно-контрольной карточке.

Исполненные письма вместе с материалами, относящимися к работе по ним, копиями ответов заявителям сдаются в службу документационного обеспечения, где они формируются в дела.

7.6. Регистрация документов в организации

Регистрация документа, т.е. запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, осуществляется путем проставления на документе даты и регистрационного номера (индекса) с записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме. Цель регистрации – придание документу юридической силы, обеспечение его учета, контроля и поиска.

142

Государственная система документационного обеспечения управления требует регистрации всех документов, подлежащих исполнению, учету и использованию в справочных целях. Регистрация дает возможность подтвердить факт получения или отправки документа, вести контроль за его исполнением, составлять количественные и качественные характеристики документооборота, создавать регистрационно-справочный аппарат.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

Регистрация документов производится в зависимости от названия вида документа, автора и содержания в пределах групп документов. Отдельно регистрируются документы, поступившие из вышестоящей организации, приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения, и создания документов. Документы, полученные из вышестоящих организаций, поступающие на рассмотрение руководителя организации и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.

Наиболее распространенным способом регистрации документов являются регистрационно-контрольные карточки (традиционные и электронные), используемые для всех видов документов. Такие карточки имеют ряд очевидных преимуществ: они легко подвергаются механизированной обработке, их можно группировать в картотеки, что ускоряет поиск необходимой информации и что особенно важно при больших объемах документооборота.

Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

143

В зависимости от характера документа и задач использования информации состав основных реквизитов регистрации может дополняться следующими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

При регистрации обращений граждан вводятся их имена, отчества, фамилии и адреса.

При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения должностного лица – автора документа.

При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их персональные данные. Допускается применение сокращенного названия организации.

Вграфе «Дата документа» в регистрационно-контрольную карточку переносится дата, присвоенная документу организацией – автором документа.

Вграфе «Регистрационный номер документа» в регистрационноконтрольную карточку переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа. На входящих документах эти же данные заносятся в регистрационный штамп, проставляемый в правом нижнем углу первого листа документа.

Вграфе «Заголовок к тексту» переносится заголовок к тексту документа, а при его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова.

Графа «Резолюция» заполняется после просмотра документа руководителем. В ней указываются содержание поручения, фамилии исполнителя, автора поручения и дата резолюции.

Вграфе «Срок исполнения» проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, а при его отсутствии – типовой срок. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.

144

Графа «Отметка об исполнении» содержит краткую запись о решении вопроса по существу, в нее переносится регистрационный номер и дата исполнения созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный номер входящего и отправляемого документа состоит из порядкового номера, который исходя из информационных потребностей организации может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. Например, 95/06-12, где 95 – порядковый регистрационный номер, а 06-12 – номер дела, в которое будет подшит документ (или его копия) после исполнения.

Внутренние документы регистрируются отдельно по видам документов: например, приказы по основной деятельности, протоколы заседаний коллегии и т.д. В пределах регистрируемой группы соблюдается свой порядок номеров, например, приказ № 14, протокол №10.

В практике организаций используются не только контрольно-реги- страционные карточки, но и журнальная, электронная формы регистрации. Журнальную форму регистрации используют в организациях, документооборот которых составляет менее 500– 600 документов в год. Журналы регистрации ведутся отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов.

Форма журнала регистрации для входящих документов

Форма журнала регистрации для исходящих документов

Форма журнала регистрации для исходящих документов

145

Листы журнала, начиная со второго, нумеруются в правом верхнем углу. Все листы прошиваются прочными нитками, их концы выводятся на последний пронумерованный лист с обратной стороны и склеиваются бумажным квадратом, в середине которого ставится печать организации. Правильность оформления заверяется надписью: «В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью... листов»,

которая размещается на оборотной стороне последнего пронумерованного листа. Надпись подписывает делопроизводитель или секретарь.

После последней регистрационной записи в журнале делается, напри-

мер, следующая надпись: «В данном журнале зарегистрировано 120 документов с ex. № 1 по 120. Случайно пропущены номера 5 и 80», указывается название должности, подпись и расшифровка подписи делопроизводителя (секретаря).

Все регистрационные журналы имеют номер по номенклатуре дел. Оформление обложки журнала включает название журнала, наименование организации, регистрационный номер по номенклатуре дел, который размещается в верхнем правом углу обложки. В правом нижнем углу указываются даты начала и окончания журнала в соответствии с числами первого и последнего зарегистрированных в журнале документов в пределах календарного года.

Подлежащие регистрации документы должны быть перечислены в Инструкции организации по делопроизводству с указанием места их регистрации.

7.7. Технология регистрации факсограмм

Факсограмма (телефакс, факс) – копия документа (письменного, графического, изобразительного), получаемая на бумажном носителе путем передачи по каналам факсимильной связи.

Факс используется для передачи служебных писем, информационных сообщений, по факсу можно передать и приказы, распоряжения, протоколы. Но для того чтобы передаваемые по факсу документы имели юридическую силу, они должны отвечать требованиям, предъявляемым к соответствующему виду документа, печататься четким, ярким шрифтом на гладком, ровном листе бумаги.

Факсограммы, поступившие по каналам факсимильной связи, учитываются по месту установки телефакса в журнале, регистрируются в службе документационного обеспечения управления. Они используются в качестве справочно-информационного материала или принимаются к исполнению, если по ним даются поручения руководством организации.

146

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

ЖУРНАЛ учета принятых факсограмм

Факсограммы с резолюцией руководства организации регистрируются также в учетной карточке, в правом верхнем углу лицевой стороны которой проставляется штамп «Контроль», указываются содержание поручения, фамилия исполнителя и пометка об исполнении документа.

147

Основные понятия

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, осуществляется в виде потоков документов между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки документов.

Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных в ней в течение определенного времени.

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, осуществляется путем проставления на документе даты и регистрационного номера (индекса) с записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

Контрольные вопросы

1.Назовите виды документов в организации.

2.Что такое документооборот?

3.Что понимается под объемом документооборота?

4.Перечислите этапы движения документов в организации.

5.Какие документы можно отнести к внутренним?

6.Что включает в себя процедура регистрации документа?

7.Дайте определение понятию «факсограммы».

148

Тема 8. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ, ФОРМИРОВАНИЯ, ИСПОЛНЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем организации.

В федеральных органах исполнительной власти порядок контроля и сроки исполнения документов определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. Контроль исполнения обеспечивается определенным в регламенте федерального органа исполнительной власти структурным подразделением, которое, как правило, еженедельно представляет руководителю федерального органа исполнительной власти, заместителям руководителя федерального органа исполнительной власти и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах но форме, утвержденной руководителем федерального органа исполнительной власти.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) « Контроль «.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

8.1. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об организации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Названиями ее разделов

149

являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой федерального органа исполнительной власти.

Графы номенклатур дел оформляются следующим образом:

в графе 1 проставляются индексы каждого дела, состоящие из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-36, где 02 – обозначение структурного подразделения, 36 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре;

в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей), в обобщенной форме отражающие основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Элементы заголовка дела располагаются в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа);

название организаций, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела

Заголовок дела должен отвечать следующим требованиям:

если дело содержит переписку, в; его заголовке указывается, с кем и по какому вопросу она ведется;

если дело содержит переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

если содержание дела касается нескольких однородных админи- стративно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название;

150