2.7. Оператор Like и символы подстановки в запросах

Очень часто при выполнении запроса известна только часть содержимого поля Для этой цели Access предлагает воспользоваться оператором «Like» и символами подстановки (п.2.3.1.1.).

Для выполнения отбора данных с использование оператора «Like» вы должны указать в ячейке «Условия отбора» того поля по содержимому, которого будет вестись отбор записей. Таким образом, Access будет выполнять поиск в заданном поле по «Маске».

Задание. Вы решили дать премию только Агентам.

Откройте в режиме Конструктора запрос «Расчет премии Запрос».

Щелкните на строке «Условия отбора» поля «Должность»

Введите в эту строку «Like А*»

Выполните запрос

Уберите из запроса оператор «Like А*».

Закройте запрос.

2.8. Запросы с Итоговыми значениями

Очень часто мы хотим получить информацию из базы данных не о конкретной записи (или их наборе по какому-то критерию), а итоговые значения по группам данных. Для этого можно использовать процедуру - Итоговый Запрос.

Задание. Вы захотели узнать, какую величину премии получили отделы фирмы и сколько сотрудников каждого подразделения получили премию?

Откройте в режиме Конструктора запросов «Расчет премии Запрос».

Удалите поля «Имя», «Должность», «Дата приема», «Премия».

Для получения итоговых значений по группе:

Щелкните на кнопке «Итоги» панели инструментов Конструктора запросов. В результате в бланке запросов добавится строка «Групповые операции».

После первого щелчка на кнопке «Групповые операции» Access по умолчанию использует установку Группировка в строке «Групповая операция». Если вы сейчас щелкните на кнопке кнопку «Запуск», то в итоге получите набор записей, содержащий по одной строке для уникального значения полей запроса, – но без итогов.

Для того, чтобы получить итоги, необходимо в строке «Групповая операция» заменить установку по умолчанию Группировка на определенные Групповые функции.

2.8.1. Групповые функции

Access предоставляет в наше распоряжение для выполнения девять функций. Вы можете набрать эту функцию в строке «Групповая операция», или выбрать ее из раскрывающегося списка функций.

Функция	Выполняемая операция
Sum	Вычисление суммы всех значений заданного поля для каждой группы. Функция используется только для числовых и денежных полей.
Avg	Вычисление среднего значение в каждой из групп заданного поля. Функция используется только для числовых и денежных полей.
Min	Находится наименьшее значение в каждой группе заданного поля. Для числовых полей возвращается наименьшее значение, а для текстовых – наименьшее из символьных значений не зависимо от регистра (нулевые значения исключаются).
Max	Находится наибольшее значение в каждой группе заданного поля. Для числовых полей возвращается наибольшее значение, а для текстовых – наибольшее из символьных значений не зависимо от регистра. (нулевые значения исключаются).
Count	Возвращается число записей, значение которых отличны от нуля, в каждой группе заданного поля. Для подсчета числа записей с учетом нулевых значений в строку «Поле№» необходимо ввести выражение «Count(*)».
StDev	Рассчитывает стандартное отклонение для всех значений заданного поля в каждой группе. Используется только для числовых полей или полей денежного типа.
Var	Рассчитывает величину дисперсии для всех значений заданного поля в каждой группе. Используется только для числовых полей или полей денежного типа.
First	Возвращает первое значение поля в каждой группе.
Last	Возвращает последнее значение поля в каждой группе.

Вновь возвращаемся к нашему примеру.

Щелкните правой кнопкой в колонке «Фамилия» и в открывшемся контекстном меню выберите команду «Свойства».

В поле «Подпись» окна «Свойства» введите новое название поля таблицы, например, «Кол. Сотрудники»

Щелкните в строке «Групповая операция» и в открывшемся списке функций выберите «Count» для подсчета количества человек в отделе, получивших премию.

В строке «Групповая операция» колонки «Подразделение» оставьте «Группировка», так как мы намерены получить итоговые значения по каждому подразделению.

В строке «Групповая операция» колонки «Зарплата» в списке функций выберите «Sum» для подсчета суммы начисленных премий по группе.

После выполнения всех операций окно Конструктора запросов и набор записей.

Обратите внимание, что в списке строки «Групповая операция» имеется установка «Выражение». Используя эту установку, в строку «Поле» можно ввести выражение, в котором используется несколько групповых функций. Например, если вы хотите вычислить размах значений заработной платы (размах значений поля), вы можете ввести следующее выражение: