5.6. Оптимизация информационных потоков

Организация информационных потоков предполагает определение источников и потребителей информации в соответствии со специальными функциями и задачами управления; определение состава информации, периодичности ее циркуляции и форм представления; разработку документооборота; использование комплекса технических средств для организации потоков информации; установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов. Оптимизация информационных потоков на практике предполагает устранение противоречий в исходящих документах; рационализацию объема внешних потоков информации; устранение из потоков всех видов рассчитываемых, но не используемых показателей; исключение дублирования показателей и документов; сокращение суммарного времени, затрачиваемого на формирование всей системы показателей за счет сокращения числа «тактов» их формирования; упрощение структуры информационных потоков всех видов; уменьшение избыточности информации, представляемой субъектам управления различного уровня; оптимизацию состава базовых показателей и документов; восполнение недостаточности (дефицита) информации на конкретных уровнях управления, для конкретных субъектов управления; построение рациональных маршрутов движения документов в системе управления; оптимизацию режимов информирования с учетом информационных потребностей конкретных субъектов управления; корректировку направленности потоков информации; усиление обратной связи управления; снятие неоправданных для конкретной организации ограничений, связанных с доступом к конфиденциальной информации; специализацию подразделений, готовящих информацию для распространения вне организации; уточнение состава уровней согласования и сокращение избыточных подписей должностных лиц на отдельных документах; развитие справочно-поисковых систем; переход на использование безбумажных технологий.

Системы электронного документооборота предназначены для автоматизации движения потоков документов, их обработки и хранения. Соответствующее программное обеспечение позволяет разрабатывать шаблоны документов, правила их заполнения пользователями; формировать жизненные циклы документов; определять маршрутные схемы прохождения документов в организации; осуществлять регистрацию, учет документов в электронной форме; контролировать работу исполнителей и выполнение ими графиков выполнения работ; автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов; отправлять и принимать поступающие документы; вести автоматизированное хранилище документов; обеспечивать конфиденциальность хранения и обработки документов.

Наиболее известные универсальные системы электронного документооборота: программа «1С: Электронный документооборот», «1С: Электронная почта»; программа «Галактика», модуль «Управление документооборотом»; «Документ – 2000».

Глава 6. Аппаратные средства информационных технологий

6.1. Организационная техника

Организационная техника (оргтехника) - это средства механизации и автоматизации управленческого и ин­женерно-технического труда. Эти средства довольно разнообразны: в их числе «конторская мелочь» (карандаши, авторучки, ластики, клей и пр.), копировальная техника, телефон, телефакс и т. д. Оргтехника классифицируется по виду носителя информации, по функциональному признаку. По виду носителя информации различаются средства оргтехники, использующие несветочувствительные носители на бумажной основе, носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т. д.), микро носители, звуко- и видео носители, а также магнитные носители.

По функциональному признаку принято выделять: средства составления и изготовления текстовых и табличных документов, средства репрографии и оперативной полиграфии, средства обработки документов, средства хранения, поиска и транспортировки документов, средства электросвязи, банковскую оргтехнику, а также прочие средства. Средства составления и изготовления текстовых и табличных документов – это ручные пишущие средства, пишущие машины, дик­тофоны и некоторая другая техника.

К средствам репрографии и оперативной полиграфии относятся средства фотографического копирования, диазографического копирования, электрофотографического копирования, термографического копирования, электронно-искрового копирования, микрографии, ризографического копирования, гектографической (спиртовой) печати, трафаретной (ротаторной) печати, оперативной офсетной печати.

В процессе копирования принимают участие оригинал, копия и посредник (промежуточный носитель, используемый для передачи изображения с оригинала на копию). Взаимное расположение и фи­зико-химические свойства копируемого материала, подлинника, по­средника, светочувствительного или другого воспринимающего слоя, на который производится репродуцирование, а также источника света характеризуют способ копирования. Выбор способов копирования определяется характером, форматом, назначением и последующим использованием документации.

В числе средств обработки документов: фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные, листоподборочные и сортировальные; скрепляющие, склеивающие и переплетные, конвертовскрывающие, резательные, адресовальные, штемпелевальные, дистройеры (уничтожители документов) и др.

Средства хранения, поиска и транспортировки документов включают в себя первичные средства хранения документов (папки, конверты, коробки и т. п.) и вторичные средства хранения документов (шкафы, сейфы, ящики, стел­лажи, картотечное оборудование и т. п.). Сюда относятся также тележки для транспортировки документов, лифтовое оборудование, транспортеры, конвейеры, пневматическая почта, оборудование для хранения электронных носителей информации.

Под банковской оргтехникой понимают устройства, предназначенные для обработки купюр, монет, пластиковых кредитных карт. Сюда относятся оборудование для проверки подлинности банкнот, для счета купюр, устройства для упаковки банкнот, а также банкоматы.

Выбор средств оргтехники осуществляется с учетом следующих основных факторов: объемно-временные характеристики документооборота, в частности, объем копируемых документов; фирма-производитель; технические и эксплуатационные характеристики оборудования, его стоимость; стоимость расходных материалов и частота их смены; организация и стоимость эксплуатации технических средств; эргономические характеристики оборудования и степень его влияния на здоровье человека.

Средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации.

К средствам электросвязи относятся средства и системы телефон­ной, телеграфной связи, факсимильной передачи информации и пр. Телефонная станция - это здание с комплексом технических средств, предназначенных для коммутации каналов телефонной сети. На телефонной станции производится соединение определенных телефонных каналов - абонентских и соединительных линий на время телефонных переговоров и их разъединение по окончании пе­реговоров.

Телефонный аппарат служит для передачи и приема речевой ин­формации и обычно состоит из двух основных частей: коммутацион­но-вызывной, предназначенной для соединения и разъединения або­нентов, и разговорной, обеспечивающей прием и передачу речи. Объем потока речевых сообщений на сетях телефонной связи пре­валирует над потоками других видов информационных сообщений, включая передачу данных. В современных телефонных аппаратах широко применяются специализированные большие интегральные схемы функционального назначения, а также микропроцессорные системы, обеспечивающие автономное получение широкого спектра дополнительных возможно­стей и превращающие телефонный аппарат в многофункциональное абонентское телефонное устройство. Сотовым (мобильным) радиотелефоном является средством поддержки постоянного контакта, поскольку разговор продолжается и тогда, когда абонент перемещается из одной «соты» (зона обслуживания базовой станции) в другую.

Пейджер - это компактный радиопри­емник, который работает в диапазоне УКВ и принимает закодиро­ванные в определенном формате текстовые и цифровые сообщения. Для того чтобы передать что-либо клиенту пейджинговой компании, необходимо знать его личный абонентский номер и номер опера­торского бюро компании. Но в отличие от сотового телефона связь обычно осуществляется только в одну сторону. Существуют модели пейджеров, обладающие возможностями передачи сообщений (твейджеры). Недостаток пейджинговой свя­зи - зависимость от телефонной линии: чтобы отправить сообще­ние, нужно звонить по телефону. Кроме того, нет возможности узнать, получено ли адресатом направленное сообщение.

В настоящее время актуально внедрение квазиэлектронных и электронных автоматических те­лефонных станций (АТС) с программным управлением, создание цифровых и волоконно-оптических систем связи, справочно-информационных систем, связь с которыми осуществляется по автомати­чески коммутируемой телефонной сети.

Все меньшее значение имеют телеграфные сети:

- внутригосударственная сеть общего пользования для передачи телеграмм между отделениями телеграфной связи (ОП);

- внутригосударственная сеть, предназначенная для телеграфной связи между различными предприятиями и организациями (АТ50);

- международная сеть телеграфной связи общего пользования меж­ду отделениями связи нашей страны и зарубежных стран;

- международная телеграфная сеть для передачи сообщений между предприятиями и организациями во всем мире (TELEX - teleprinter exchange service).

Сеть TELEX включает в себя телексные узлы, специальные ли­нии связи и конечные абонентские устройства – телетайпы. Парамет­ры телетайпов стандартизированы Международным консультативным комитетом по телефонии и телеграфии.

В числе прочих средств оргтехники многофункциональные центры, средства защиты, компьютерные аксессуары. Использование компьютерных аксессуаров - необходимое сред­ство удовлетворения жестких требований современной эргономики и охраны здоровья. Компьютерные аксессуары можно условно классифицировать следующим образом:

- средства хранения и транспортировки дискет и компакт-дисков (коробки, боксы, контейнеры и пр.);

- многофункциональные стационарные средства для хранения но­сителей, размещения дополнительных приспособлений и т. д.;

- средства защиты здоровья от негативного воздействия техничес­ких средств (экранные фильтры различного типа и назначения, под­ставки под кисти рук и т. п.);

- средства защиты технических средств от воздействия окружаю­щей среды (жесткие и гибкие чехлы и пленки для клавиатуры и фун­кциональных блоков технического средства);

- средства, расширяющие функциональные возможности компь­ютера или средств оргтехники (манипуляторы различной конструк­ции, коммутаторы, коммутационные кабели и т. п.);

- средства обслуживания и ремонта (специализированные наборы инструментов для ремонта ПК и средств оргтехники, чистящие жид­кости и салфетки, вакуумные пылесосы и пр.);

- средства эргономики (коврики для мыши, подставки для мони­торов и принтеров, специальные столы для техники, зажимы для бумаг и т. п.).