Глава 9. Техника и формы бухгалтерского учета

1. Учетные регистры и их классификация

2. Порядок и виды записей в учетных регистрах

3. Способы исправления ошибок в учетных записях

4. Формы бухгалтерского учета и их характеристика

5. Отчетность как завершающая стадия учета. Значение отчетности

1. Учетные регистры и их классификация

Записи, производимые в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций, называются учетной регистрацией. Эти записи производятся в учетных регистрах.

Учетные регистры - это таблицы, приспособленные для отражения в них хозяйственных операций, т.е. для регистрации хозяйственных операций, отсюда название "регистр". Такие таблицы предназначены для группировки сведений, содержащихся в документах, в соответствии с их экономическим содержанием, и для регистрации документов.

I признак: По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

• книги;

• карточки;

• свободные ведомости.

Бухгалтерские книги, как правило, выпускаются с имеющимися в них уже графами, строками, в зависимости от целевого назначения книги. Например, книга учета хозяйственных операций, кассовая книга.

Карточки представляют собой разграфленные, но не скрепленные листы. Карточки хранятся в специальных ящиках, которые называются картотеками. Разновидностями карточек являются листы, которые хранятся в специальных папках.

Достоинствами карточек являются:

• возможность широкого разделения учетного труда;

• возможность перегруппировки по различным признакам;

• возможность использования машин для учетных записей.

Основным недостатком карточек является возможность их утери. Все открываемые карточки регистрируются в специальных реестрах, где каждой карточке присваивается номер. По аналитическому учету реестры открываются на каждый синтетический счет, по которому ведутся карточки.

II признак: По видам записей в них учетные регистры подразделяются на:

• регистры хронологического учета, в которых записи ведутся в календарной последовательности (журнал хозяйственных операций);

• регистры систематического учета (систематические), в которых записи производятся по принципу экономической однородности (Главная книга).

III признак: По признаку экономической однородности учетные регистры подразделяются на:

• комбинированные (журнал-ордер, журнал-главная);

• экономически однородные (мемориальный ордер).

IV признак: По объему содержания регистры делятся на:

• регистры синтетического учета, в которых ведется обобщенный учет (журнал-ордер № 10);

• регистры аналитического учета, в которых ведется детальный учет (карточка количественно-суммового учета или инвентарная карточка учета основных средств).

Существуют различные формы графления карточек в зависимости от особенностей хозяйственных операций. Однако, существуют типовые формы карточек, которые применяются на всех предприятиях. Наиболее распространенными типовыми формами являются:

1. Карточки количественного учета, в которых ведется учет материальных ценностей только в натуральных измерителях, без денежной оценки;

2. Карточки количественно-суммового учета, в которых используется и натурный и денежный измеритель;

3. Контокоррентные карточки, в которых ведется учет только в денежном измерении (используются для ведения аналитического учета по тем счетам, в которые требуются только денежные показатели (например, по счету «Расчеты с подотчетными лицами», «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»);

4. Многографные карточки применяются для ведения аналитического учета по таким счетам, в которых требуется особая детализация оборотов по отдельным составным частям. К таким счетам относятся счета… ($ 4 учебника Сумцова) удобна там, где требуется раскрыть состав затрат или состав доходов.

2. Порядок и виды записей в учетных регистрах

В учетные регистры записи производятся различными способами.

1. В зависимости от техники записи они могут быть:

• записи, производимые вручную;

• записи, производимые машинным способом.

2. В зависимости от количества оттисков:

• Простые, когда требуется один оттиск

• Копировальные, когда требуется несколько оттисков

3. В зависимости от формы построения таблицы и содержания хозяйственных операций в ней:

• шахматные (совмещенные) записи;

• линейно-позиционные записи;

• комбинированные.

а) Шахматная (совмещенная) запись – эта запись производится в таблице, построенной в шахматном порядке. При этом по горизонтали (строке) записываются кредитовые обороты, а по вертикали (графе) записываются; дебетовые обороты. Образованные в результате такого построения таблицы клетки соответствуют кредиту одного счета и дебету другого. Это дает возможность совместить по дебету и кредиту одну сумму.

Пример:

1. Безвозмездно поступили основные средства – 100 000;

2. Безвозмездно переданы основные средства – 300 000;

3. Приняты к оплате счета поставщиков за материалы – 50 000;

4. Оплачены счета поставщиков с расчетного счета – 40 000.

Шахматная ведомость за январь 200__г.

	01	10	51	60	98	Итого
01 «Основные средства»					100 000	100 000
10 «Материалы»				50 000		50 000
51 «Расчетные счета»						-
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»			40 000			40 000
98 «Доходы будущих периодов»	300 000					300 000
Итого	300 000		40 000	50 000	100 000	100 000

В такую таблицу могут быть записаны обороты за месяц по всем счетам. Если в нее добавить сальдо начальное и конечное, то она образует шахматный оборотный баланс. Шахматная или совмещенная запись применяется и в тех случаях, когда участвуют не все счета, особенно при журнально-ордерной форме учета.

б) Линейно-позиционная запись применяется в тех случаях, когда необходимо отразить все операции, относящиеся к определенной учетной позиции на одной и той же строке учетного регистра. Такая запись может сочетаться с элементами шахматной записи. Например, регистр по учету расчетов с поставщиками.

Ведомость по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками за ________ мес. 20___ г.

С дебета сч.60

С кредита сч. 60 в дебет: в кредит счетов

№ записи	Дата	№ счета (счета-фактуры)	Наименование поставщика	Причитается				Оплачено
				10/1	10/3	10/4	Итого	Дата	корр. счет	Сумма
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1.	05.09	18	ОАО «Металлосбыт»	4 000	-	-	4 000	09.09	51	4 000
2.	09.09	674	ООО «Химсбыт»	-	400	-	400	21.09	51	400
3.	27.09	1462	ООО «Углесбыт»	-	-	600	600
4.	30.09	1112	ОАО «Металлосбыт»	3 000	-	-	3 000
			ИТОГО	7 000	400	600	8 000	ИТОГО		4 400

Линейно-позиционная запись характеризуется тем, что все сведения, относящиеся к одной определенной операции, записываются на одной и той же строке учетного регистра, на которой был записан первый относящийся к ней документ, независимо от времени совершения связанных с ней последующих операций. Например, в ведомости учета приобретенных материалов и расчетов с поставщиками в начале на отдельной строке регистрируется счет поставщика, а затем по этой же строке учитываются сведения о поступлении материалов, перечислении денег и т.д.

3. Способы исправления ошибок в учетных записях

В процессе составления и обработки бухгалтерских документов и записи хозяйственных операций в учетные регистры могут быть допущены ошибки (описки, неточности в расчетах, в подсчете итогов, в разноске и т.д.).

Выявление ошибок производится при помощи оборотных ведомостей, пунктировки (сверка каждой записи с ее источником и отметка проверенных записей специальным значком «» и выборки.

В теории бухгалтерского учета выделяются следующие способы исправления ошибок в учетных записях:

• корректурный (корректура-зачеркивание);

• сторно;

• дополнительной записи.

1. Корректурный способ: используется в тех случаях, когда ошибки допущены как в цифровых показателях, так и в тексте, когда не требуется составления новой или изменения старой бухгалтерской проводки. Неправильная запись зачеркивается одной чертой, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, правильная запись пишется наверху и делается оговорка "Исправленному верить", пишется дата исправления и подпись лица, сделавшего это исправление.

2. способ сторно применяется в тех случаях, когда ошибка допущена в бухгалтерской проводке. На практике применяется способ красного сторно, который заключается в том, что при исправлении ошибок используются отрицательные числа. Исправление при этом способе производится следующим образом: составляется исправительная проводка, в которой повторяются корреспондирующие счета и сумма неправильной записи. Причем эта сумма записывается красным цветом, либо записывается обычным цветом, но обведена в овал. Эта запись означает, что при подсчете итогов данные сумма должна быть вычтена. Затем составляется правильная проводка и сумма по ней.

1) Д 20 К 10/Основные материалы 1 000

2) Д 20 К 10/Основные материалы 1 000

3) Д 20 К 10/Топливо 1 000

Счет "Основное Счет 10«Основные

Д производство" К Д материалы» К Д Счет 10/«Топливо»К

Сн 25 000			Сн 10 000			Сн 5 000
1. 1 000				1. 1 000			3. 1 000
2.				2.
3. 1 000
Об 1 000	Об -		Об -	Об -		Об -	Об 1 000
Ск 26 000			Ск 10 000			Ск 4 000

Такой способ записи применяется для того чтобы уточнить записи или оценку хозяйственной операции.

Счет "Основное

Д Счет "Материалы" К Д производство" К

	Сн ….			Сн ……
	2) 20 000	1) 5 000		1) 5 000
		2) - 100		2) - 100
	Об -	Об 15 000		Об 15 000	Об -
	Ск				Ск

1. Отпущены материалы в производство – 5 000;

2. Уточняется оценка отпущенных в производство материалов - --100.

3. Способ дополнительной записи используется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке с правильной корреспонденцией счетов неправильно указана сумма. Дополнительная запись может быть обычной (положительной) (например, "+" 50,) или красной (отрицательной) (например, "-" 50, пишется красным цветом).

Красные дополнительные записи используются в тех случаях, когда сумма, указанная в бухгалтерской проводке является преувеличенной. Исправление этой суммы производится путем составления той же самой проводки, но в которой красным цветом записывается сумма, подлежащая вычитанию.

Обычная дополнительная запись применяется в тех случаях, когда в проводке указана преуменьшенная сумма. Исправление заключается в том, что составляется аналогичная проводка, в которой обычной записью записывается сумма для увеличения.

4. Формы бухгалтерского учета и их характеристика

Порядок учетной регистрации зависит от ряда условий: во-первых, от построения регистров и их внешнего вида; во-вторых, от взаимосвязи отдельных регистров между собой, в третьих, от последовательности и способа записи в них.

Форма бухгалтерского учета – это порядок учетной регистрации хозяйственных операций, обусловленный построением учетных регистров, их взаимосвязи, а также последовательности и способов записи в них.

Все формы бухгалтерского учета, применяемы в Российской Федерации, в зависимости от способов их ведения подразделяются на две группы:

I группа: формы бухгалтерского учета, которые ведутся машинным способом (машинно-ориентированные, механизированные, автоматизированные). Например, 1С-бухгалтерия, Best, Парус и т.д.

II группа: формы бухгалтерского учета, которые ведутся вручную. В настоящее время официальными формами, ведущимися вручную, утвержденными Минфином РФ являются:

• журнально-ордерная;

• формы бухгалтерского учета для малых предприятий;

• журнал-Главная;

• мемориально-ордерная.

Две последних формы бухгалтерского учета применяются до сих пор, они были утверждены Минфином СССР в 30 - 40 годы.

Журнал-Главная

Эта форма бухгалтерского учета имеет ограниченное применение и может использоваться на небольших предприятиях, на которых объем хозяйственных операций и количество используемых синтетических счетов является небольшим.

Суть этой формы заключается в том, что однородные документы заносятся в накопительные ведомости и на их основе составляются мемориальные ордера. Последние записываются в книгу, которая сочетает в себе регистр хронологической записи – Журнал, и регистр синтетического учета – Главную книгу.

Левая сторона содержит колонки, которые предназначены для хронологической регистрации. Правая – для синтетических счетов. Для каждого счета отводятся две колонки для записей по дебету и кредиту. Следовательно, сумма каждого мемориального ордера записывается три раза: по графе хронологической записи, по дебету одного счета, по кредиту другого счета. Итоги в Журнале-Главной подсчитываются по всем колонкам. Подсчет итогов дает сразу оборотную ведомость по синтетическим счетам. Поэтому надобность в составлении оборотной ведомости по синтетическим счетам в условиях формы учета Журнал-Главная отпадает.

Журнал-Главная

№ п/п

Дата

Документ и краткое содержание хозяйственной операции

Сумма

Корреспонденция счета

Счет 01

Счет 02

Счет 50

Сч. и т.д.

Дебет

Кредит

Сальдо на 1 …

Обороты

Сальдо на 1 …

Журнал хозяйственных операций Синтетические счета

Аналитический учет ведется либо в книгах, которые называются вспомогательными книгами или ресконтор, либо на карточках. В конце месяца составляется оборотная ведомость по аналитическим счетам.

Достоинство формы Журнал-Главная - простота и несложность в применении.

Недостатки: 1) невозможность разделения труда между бухгалтерами в части синтетического учета;

2) при большом количестве счетов и хозяйственных операций Журнал-Главная плохо обозрима, затрудняет запись по синтетическим счетам, нередко приводит к ошибочным записям на другие строчки и графы.

Вышеперечисленные недостатки устранены в мемориально-ордерной форме учета.

Схема Журнала-Главной

Первичные документы

Ведомости и карточки аналитического учета

Журнал-Главная (синтетические счета)

Кассовая книга (отчеты кассира)

Оборотные ведомости по аналитическим счетам

Сверка

Бухгалтерский баланс и отчетность

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

Эта форма бухгалтерского учета применяется в тех случаях, когда на предприятии имеется достаточно много однородных хозяйственных операций (документов), которые записывать непосредственно в таблицу Журнал-Главная нецелесообразно. Поступающие первичные документы, как правило, объединяются по признаку однородности в специальные накопительные ведомости, на основе которых составляются бухгалтерские проводки. Последние оформляются составлением мемориальных ордеров, в которых указываются основание записи, шифры корреспондирующих счетов и сумма. Все документы, которые прилагаются к мемориальному ордеру, погашаются путем указания на них номера ордера и даты.

Мемориальные ордера записываются в регистрационный журнал, который является регистром хронологической записи. В нем указывается номер, дата и сумма ордера. Итоговые данные мемориальных ордеров в конце месяца записываются в регистр синтетического учета, который называется Главная книга. Каждый ордер записывается дважды: по дебету и кредиту соответствующих счетов с указанием корреспонденции счетов. (для указания корреспонденции счетов Главная книга имеет специальную графовку).

Главная книга

№ п/п	№ мемориального ордера	Сумма	Корреспонденция счетов		Счет ___		Счет ___		Счет ___
			Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит

На основе записей в Главной книге составляется оборотный баланс. По данным последнего составляется сальдовый баланс. Аналитический учет ведется в основном на карточках. Учет движения денег в кассе ведется в кассовой книге. Записи в аналитические регистры производятся из документов, оформленных мемориальными ордерами.

При записи в аналитических регистрах указывается номер мемориального ордера, а в документах – номера аналитических карточек. На основе записей в аналитических регистрах составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам.

Схема мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета

Первичные документы

Мемориальные ордера

Ведомости и карточки аналитического учета

Кассовая книга и отчеты кассира

Журнал регистрации мемориальных ордеров

Главная книга

Оборотные ведомости по аналитическим счетам

Бухгалтерский баланс и отчетность

Сверка

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, счетные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при ней легко осуществлять разделение учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Недостатки:

1. громоздкость аналитического учета и отставание его от синтетического учета;

2. необходимость большой дополнительной обработки учетных данных для составления отчетности;

3. возможность ошибок при перенесении цифровых данных из одного регистра в другой.

В связи с этими недостатками бухгалтерский учет имеет сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится производить выборку и группировку данных текущего учета. В настоящее время мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета применяется в сравнительно небольших организациях.

В значительной мере недостатки мемориально-ордерной системы устранены в журнально-ордерной системе.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Эта форма бухгалтерского учета вобрала в себя все положительные стороны мемориально-ордерной формы и формы Главной книги. Кроме того, эта форма построена таким образом, что во многих ситуациях объединяет синтетический и аналитический учет, хронологическую и систематическую записи в едином учетном процессе.

Журнально-ордерная форма построена на использовании принципа накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет. Хронологическая и систематическая записи осуществляются единовременно, как единый рабочий процесс. Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для составления отчетности.

В журнально-ордерной форме учета широко используются как линейно-позиционная запись, так и шахматная запись, что позволяет во многих случаях отказаться от внедрения карточек аналитического учета по многим объектам бухгалтерского учета. Аналитический и синтетический учет в большинстве случаев ведутся совместно. Карточки аналитического учета ведутся только по некоторым видам расчетов, по учету основных средств и материалов, по учету затрат на производство. Не ведутся карточки аналитического учета по следующим объектам бухгалтерского учета: подотчетным лицам, поставщикам, покупателям.

Оборотные и сальдовые ведомости составляются только по счетам, где ведутся аналитические карточки.

При журнально-ордерной форме бухгалтерского учета используются следующие виды регистров:

• журналы-ордера;

• вспомогательные ведомости;

• разработочные таблицы.

Основными регистрами являются журналы-ордера. Они используются одновременно как регистры хронологической записи (журнал) и как регистр систематической записи (ордер) для оформления бухгалтерской проводкой операций за месяц. В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: журналы-ордера ведутся по кредиту какого-либо счета в корреспонденции с дебетами всех возможных счетов, т.е. по кредитовому принципу.

Построение журналов-ордеров зависит от особенностей учитываемых операций. Журналы-ордера построены таким образом, что в них отражаются операции, однородные по своему экономическому содержанию, а также операции, связанные между собой в учетном отношении. Таким образом, одни журнал-ордер может быть по кредиту нескольких счетов. Например, журнал-ордер № 12 открывается по кредиту счетов 80 "Уставный капитал", 82 "Резервный капитал", 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)".

Журнал-Ордер № 2

по кредиту счета 51 "Расчетные счета"

Дата выписки банка	50	60	767	20	26	…	ИТОГО
02

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, при этом оборот по кредиту записывается одной суммой из соответствующего журнала-ордера, а обороты по дебету записываются несколькими суммами из различных журналов-ордеров, с указанием при этом корреспондирующих счетов.

После перенесения итоговых данных из всех журналов-ордеров в Главную книгу, в ней появляются обороты по дебету каждого счета, затем выводится конечное сальдо.

Журнал-ордер по кредиту счета 50 в дебет счетов				Журнал-ордер по кредиту счета 51 в дебет счетов			Журнал-ордер по кредиту счета 57 в дебет счетов
70	71	26	Итого	50	60	Итого	50	26	Итого
10 000	500	200	10 700	10 800	20 000	30 800	100	400	500

Вспомогательные ведомости используются для справочных и контрольных целей, а также предварительной группировки соответствующих данных с тем, чтобы итоговыми суммами занести эти данные в соответствующий журнал-ордер. Кроме того, вспомогательные ведомости используются для различного рода справочных и контрольных целей.

Например, ведомость № 7 по расчетам с разными кредиторами и дебиторами. В ней ведется аналитический учет расчетов с дебиторами и кредиторами, контролируется дата возникновения и погашения соответствующей задолженности.

Итоговые данные по кредиту счета 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» из этой ведомости переносятся в журнал-ордер № 8. Например, ведомость (книга) № 8А для учета депонированной зарплаты.

Разработочные таблицы используются для осуществления различных расчетов и группировок данных, отраженных в учете, в необходимых разрезах. Например, разработочная таблица № 6 "Расчет амортизации основных средств", разработочная таблица № 1 "Распределение материалов (зарплаты), разработочная таблица № 13 "Листок-расшифровка".

Строение Главной книги при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета отличается от строения Журнала-Главной при мемориально-ордерной форме учета.

Главная книга

Счет 50 «Касса»

месяц	Обороты по дебету с кредита счетов			Обороты по кредиту	САЛЬДО
	51	71	Итого		Дебет	Кредит
Январь	-	-	-		100	-
Февраль	10 800	100	10 900	10 700	300	-

Отличия Главной книги при журнально-ордерной форме учета и при мемориально-ордерной системе:

Главная книга при мемориально-ордерной форме учета	Главная книга при журнально-ордерной форме учета
1. производится несколько записей за месяц	1. производится одна запись за месяц
2. корреспондирующие счета приводятся как по дебету, так и по кредиту счета	2. корреспондирующие счета приводятся только по дебетовой стороне
3. по данным Журнала-Главной составляется оборотный баланс, в котором выводится сальдо	3. сальдо выводится в самой Главной книге, поэтому оборотный баланс не составляется

Журнально-ордерная форма учета имеет большие преимущества. К ним относятся:

1. совмещение хронологической и систематической записей в журналах-ордерах;

2. по значительному числу счетов совмещение аналитического и синтетического учета в одном учетном регистре, что освобождает бухгалтера или организацию от обязательного ведения карточек аналитического учета (Счета 60, 62, 69, 76).

3. построение форм учетных регистров, позволяющее непосредственно по ним заполнять бухгалтерскую отчетность, не прибегая к дополнительным группировкам и выборкам.

4. сокращение количества учетных записей (рабочих приемов) по каждой хозяйственной операции. Как правило, все учетные записи производятся в три рабочих приема:

Документ --- Журнал-Ордер --- Главная книга

5. регламентированное единообразие отражения типичных хозяйственных операций во всех ее регистрах.

К числу недостатков журнально-ордерной формы относят:

1. чрезмерную сложность структуры некоторых журналов-ордеров (журнал-ордер № 6, 10, 11);

2. трудность овладения техникой отражения хозяйственных операций в учетных регистрах;

3. недостаточный учет специфики учета на отдельных предприятиях, в связи с чем обедняются отдельные важные разделы учета (учет производства);

4. недостаточная связь с механизацией учетной регистрации, сохранение прерывности машинной обработки данных, выполнение многих работ вручную.

Действующая в настоящее время единая журнально-ордерная форма счетоводства утверждена 8 марта 1960 года Минфином СССР. В 1992 году Минфин РФ уточнил регистры этой формы применительно к Плану счетов бухгалтерского учета, утвержденному в 1991 году.

Согласно этой форме учета количество журналов-ордеров составляет 16 шт., вспомогательных ведомостей: №№ 1, 2, 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 18/1 - 16 шт., разработочных таблиц - 13 шт.

Схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета

Первичные документы

Кассовая книга и отчеты кассира

Ведомости и карточки аналитического учета

Накопительные и группировочные ведомости (вспомогательные № 7, 8, 9, 10, …)

Журналы-Ордера

Оборотные ведомости аналитического учета

Сверка

Главная книга

Бухгалтерский баланс и отчетность

Форма бухгалтерского учета для малых предприятий

Форма бухгалтерского учета для малых предприятий утверждена приказом Минфина РФ от 21.12.98 № 64н «О типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства».

В зависимости от масштабов малого предприятия, численности работников, объектов бухгалтерского учета данная упрощенная форма подразделяется на два вида:

1. простая форма бухгалтерского учета;

2. форма с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

Простая форма бухгалтерского учета используется на тех малых предприятиях, которые не имеют своего имущества, имеют незначительное количество хозяйственных операций, не осуществляют производство продукции с большими затратами материальных ресурсов. Такие предприятия ведут книгу учета хозяйственных операций по форме Журнал-Главная.

Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия используется в тех случаях, когда предприятие имеет на своем балансе имущество, осуществляет производство продукции, выполнение работ, оказание услуг и количество хозяйственных операций которого достаточно велико.

В связи с этим в данной форме бухгалтерского учета используются основные учетные регистры - ведомости по отдельным направлениям учета.

Например:

• ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений (В-1);

• ведомость учета расчетов и прочих операций (В-6 - оплата);

• ведомость учета расчетов и прочих операций (В-6 - отгрузка).

Общее число ведомостей в этой форме учета - шесть шт. Они построены по принципу журнально-ордерной формы учета. Данные ведомости не получили широкого распространения на малых предприятиях из-за их неудобства.

1. Вариант: предприятие не имеет имущества

Первичные документы

Ведомость начисления зарплаты

Книга учета хозяйственных операций

Кассовая книга

Бухгалтерский баланс и отчетность

2. Вариант: предприятие имеет имущество

Первичные документы

Первичные документы

Ведомости синтетического учета

Ведомости и карточки аналитического учета

Кассовая книга

Шахматная ведомость

Оборотный баланс

Бухгалтерский баланс и отчетность

Механизированные формы бухгалтерского учета. Принципы автоматизации учета.

Внедрение вычислительной техники в учетный процесс привело к существенным изменениям форм учетных регистров, а следовательно и самих форм учета. Так широкое применение в 50-60 гг. ПВМ дали название и форме учета. Вначале она называлась перфорационной, но затем за ней закрепилось название «таблично-перфокарточной».

В качестве регистров синтетического и аналитического учета этой формы выступают табуляграммы, которые составляются на специальных машинах-табуляторах в результате обработки машинных носителей первичных данных-перфокарт.

Перфокарты подразделяются на два вида: перфокарты переменных признаков (переменные перфокарты) и перфокарты постоянных признаков (постоянные перфокарты). Переменные перфокарты пробиваются на перфораторах непосредственно из первичных документов и содержат информацию о движении тех или иных видов хозяйственных средств и их источников (приходные ордера, требования и т.д.). Постоянные перфокарты содержат нормативные или расценочные показатели (например, нормы расхода материалов, цены на них, нормы и расценки по заработной плате и т.д.).

Правильность пробивки перфокарт проверяется на контрольнике, после чего они сортируются на сортировальной машине (сортировке) по специальным программам (макетам). Обработанные на сортировальной машине перфокарты вводятся в табулятор, который печатает необходимые табуляграммы синтетического и аналитического учета.

Возможности ПВМ позволяют в автоматическом режиме получать табуляграммы различного назначения: оборотные и сальдовые ведомости, различного рода расшифровки к отдельным счетам бухгалтерского учета, Главную книгу, расчеты отдельных показателей и т.д.

Существенно сокращает первичную обработку использование дуаль-карт – носителей, совмещающих в себе перфокарту и первичный документ.

Достоинства таблично-перфокарточной формы учета по сравнению с ручными формами неоспоримы:

1. учетный процесс сокращается до трех этапов: документ – перфокарта – табуляграмма (при использовании дуаль-карт – два этапа);

2. отпадает необходимость взаимного контроля (сверки) синтетического и аналитического учета, т.к. их данные получают на основе одних и тех же перфокарт;

3. автоматизация расчетов и вычислений (например, расчет амортизации основных средств и т.д.);

4. ускорение и упрощение составления отчетности;

5. освобождение работников от трудоемкой технической работы, связанной с производством различных расчетов, регистрацией и т.д.

Вместе с тем, эта форма не лишена и недостатков: большая трудоемкость перфорационных работ, большой объем работ по кодированию данных, снижение оперативности учета.

В связи с существенным изменением технической базы, основывающемся на широком использовании ЭВМ, успешно решаются вопросы автоматизации учета. В частности, автоматизации сбора, регистрации первичной информации и передачи ее по каналам связи (или другим способом) в ЭВМ.

ЭВМ не только выполняет рутинную работу по вычислительной обработке, сортировке информации, но и способствует сокращению трудоемкости заполнения первичной документации за счет хранения нормативно-справочной информации.

Форма учета с использованием ЭВМ получила название «таблично-автоматизированная». Отличие ее от таблично-перфокарточной состоит в следующем:

1. существенное ускорение процесса обработки учетной информации и составления отчетности (за счет быстродействия);

2. повышение аналитичности учета (большая память машин);

3. ввод в машину справочной информации только один раз и использование ее по необходимости (постоянные перфокарты вводятся в перфораторы в зависимости от программы получения табуляграмм);

4. возможность автоматического сбора информации за счет периферийных устройств ее ввода на рабочих местах (счетчики и т.п.);

5. возможность использования диалога «бухгалтер-ЭВМ», т.е. получение регистров на дисплее, что очень удобно, например, для ознакомления с промежуточными результатами однократного использования и т.п.

Использование ЭВМ удачно согласуется с принципами и мемориально-ордерной и журнально-ордерной форм учета, но на более высоком уровне. Особенностью их является то, что они позволяют снизить стоимость обработки учетной информации, трудоемкость проектных работ, сократить затраты за счет совмещения профессий бухгалтера и оператора ЭВМ. Появляется возможность для создания автоматизированного рабочего места бухгалтера, т.е. возникает непосредственный контакт бухгалтера с ЭВМ. Это резко уменьшает протяженность информационных потоков, снижает вероятность ошибок при наборе и передаче данных. Бухгалтер лучше чем оператор читает документ, легче выбирает пути сверки промежуточных итогов и т.д.

6. Отчетность как завершающая стадия учета. Значение отчетности

Отчетность предприятия представляет собой систему показателей, характеризующих результаты его работы за определенный период времени. Отчетность составляется на основе итогового обобщения данных всех трех видов учета: оперативно-технического, бухгалтерского и статистического.

Таким образом, отчетность представляет собой завершающую стадию учета. На этой стадии подсчитываются итоги в учетных регистрах, производится сверка учетных и фактических данных об остатках хозяйственных средств и источников их образования.

Итоговые показатели всех видов текущего учета необходимы прежде всего самим предприятиям с тем, чтобы получить сведения о новом состоянии хозяйственных средств, произвести оценку выполнения плановых заданий, выявить причины как достигнутых успехов предприятия, так и допущенных недостатков.

Показатели отчетности также нужны внешним пользователям: собственнику, кредитным организациям, финансовым и статистическим органам, осуществляющим контроль хозяйственной деятельности предприятия.

Данные отчетности обеспечивают возможность органам статистики обобщить показатели по отраслям промышленности, регионам и по всему народному хозяйству в целом.

Виды отчетности предприятий

В зависимости от того на базе какого вида учета составляется отчетность, она подразделяется на бухгалтерскую и статистическую.

Отчетность предприятий в зависимости от того, за какой период она составляется, подразделяется на внутригодовую и годовую.

Внутригодовая бухгалтерская отчетность составляется за квартал, полугодии и носит название периодической; внутригодовая статистическая отчетность составляется и за более короткий период времени (месяц, полмесяца) и называется текущей.

Кроме статистической и бухгалтерской отчетности предприятия составляют и некоторые формы так называемой специальной отчетности, представляемой только какому-либо одному органу.

Порядок составления и представления бухгалтерской отчетности регламентирован Законом «О бухгалтерском учете», Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утвержденным приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н, а также приказом Минфина России от 02.07.2010 № 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».

При самостоятельной разработке организацией форм бухгалтерской отчетности на основе образцов форм, приведенных в приказе Минфина России от 02.07.2010 № 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».

Необходимо соблюдать общие требования к бухгалтерской отчетности.

Предприятия должны составлять бухгалтерскую отчетность за месяц, квартал и год нарастающим итогом с начала года. При этом месячная и квартальная отчетность являются промежуточными.

Отчетным годом для предприятий считается период с 1 января по 31 декабря включительно. Для вновь созданных предприятий первым отчетным годом считается период с даты их государственной регистрации по 31 декабря включительно, а для предприятий, созданных после 1 октября, — по 31 декабря следующего года включительно.

Для составления бухгалтерской отчетности отчетной датой считается последний календарный день отчетного периода включительно.

В состав годовой отчетности включаются:

• Бухгалтерский баланс (ф. № 1);

• Отчет о прибылях и убытках (ф. № 2);

• Пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о  прибылях и убытках;

• Аудиторское заключение (если компания подлежит обязательному аудиту)

Субъекты малого предпринимательства в бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках включают показатели только по группам статей (без детализации показателей по статьям); в приложениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках приводят только наиболее важную информацию, без знания которой невозможна оценка финансового положения организации или финансовых результатов ее деятельности

Промежуточная бухгалтерская отчетность включает:

• Бухгалтерский баланс (ф. № 1);

• Отчет о прибылях и убытках (ф. № 2).

хозяйствующим субъектом – организацией. При этом, подготовка финансовой отчетности является одним из этапов учетного процесса – этап обобщения учетной информации.

Второе же определение дано с точки зрения подготовки финансовой отчетности, как источнику информации для существующих и потенциальных инвесторов организации.

1 В соответствии с п.8 ст.3 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ фактом хозяйственной жизни является «сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Приравнять факт хозяйственной жизни к хоз.операции

2 Здесь необходимо разъяснить и разграничить понятия «организация» и «предприятие» согласно действующему российскому законодательству.

В соответствии с действующим законодательством все юридические лица в РФ являются организациями, в зависимости от цели их создания – коммерческими или некоммерческими. Понятие «предприятие» применяется только применительно к унитарным предприятиям, которые также являются организациями. Также понятие «предприятие» используется при характеристике его, как имущественного комплекса используемого для осуществления предпринимательской деятельности.

Тем самым, согласно действующему российскому законодательству, понятие «организация» шире, чем понятие «предприятие». Поэтому здесь и далее по тексту мы будем использовать понятие «организация».

3 Маркс К., Капитал, т. 2, Маркс К. и Энгельс Ф., Соч., 2 изд., т. 24

4 Теория бухгалтерского учета: Учебник / В.И. Стражев. – Минск: Выш.шк., 2010. – 144с.

5 В зависимости от организационно-правовой формы организации первоначальный капитал, формируемый учредителями (участниками) носит название уставный капитал, складочный капитал, паевой фонд, уставный фонд.

6 В учебных целях бухгалтерский баланс представлен в рублях.

5