Глава 9. Учет финансовых результатов

9.1. Формирование и учет финансовых результатов организации

9.2. Учет нераспределенной прибыли и ее использования

Глава 10. Бухгалтерская (финансовая) отчетность

10.1 Состав бухгалтерской (финансовой) отчетности

10.2. Взаимосвязь форм бухгалтерской (финансовой) отчетности

Глава 8. Документация и инвентаризация

1. Бухгалтерские документы и их значение

2. Классификация бухгалтерских документов

3. Реквизиты бухгалтерских документов

4. Требования к заполнению бухгалтерских документов

5. Порядок приемки и обработки бухгалтерских документов

6. Документооборот. Сроки хранения бухгалтерских документов

7. Инвентаризация, порядок ее проведения и оформления результатов, значение инвентаризации в бухгалтерском учете

1. Бухгалтерские документы и их значение

Все хозяйственные операции, совершаемые на предприятии, оформляются документами. Документация – составная часть метода бухгалтерского учета. Документы являются основным носителем информации.

Бухгалтерским документом называется изложение в письменной форме хозяйственной операции, подтвержденное соответствующими подписями.

Слово «Документ» происходит от латинского «documentum» – доказательство, свидетельство.

Бухгалтерский документ – письменное свидетельство действительного совершения хозяйственной операции, а также права на ее совершение (Маргулис).

Порядок оформления в бухгалтерском учете операций документами, регламентируется специальным положением. Сейчас действует Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.83 № 105.

Документальное обоснование хозяйственных операций является важной особенностью бухгалтерского учета. Документальное оформление придает бухгалтерским записям доказательную силу и достоверность. Кроме того, бухгалтерские документы имеют большое значение для оперативного контроля и анализа движения хозяйственных средств, источников и процессов в деле управления и контроля хозяйственной деятельности.

В статье 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" прямо указано, что хозяйственные операции, совершаемые в организации, должны быть оформлены оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами.

2. Классификация бухгалтерских документов

Существует несколько признаков классификации документов:

1. по назначению:

• распорядительные;

• оправдательные (исполнительные);

• документы бухгалтерского оформления;

• комбинированные.

Распорядительные документы: в этих документах содержится распоряжение или задание на совершение какой-либо операции или выполнение определенной работы. В качестве распорядительных документов можно назвать банковские чеки, платежные поручения, приказы, приемные и увольнительные записки и т.д.

Оправдательные документы (исполнительные) - это документы, в которых содержатся данные о фактическом исполнении (совершении) какой-либо хозяйственной операции. Например, накладная, приемо-сдаточные акты, квитанция, приходный кассовый ордер, рапорты о выполненной работе, квитанции.

На современном этапе существует тенденция объединять распорядительные и оправдательные документы в так называемый комбинированный тип документа.

Документы бухгалтерского оформления - это те документы, которые составляются бухгалтерской службой на предприятии и в которых группируется экономически однородная информация с целью подготовки учетных записей, облегчения и сокращения последних. Документы бухгалтерского оформления обычно составляются на основе соответствующих распорядительных и исполнительных документов, и, поэтому, самостоятельного значения не имеют, а являются лишь техническим средством, облегчающим и упорядочивающим ведение бухгалтерского учета.

Например, распределительные и группировочные ведомости, расчеты, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты амортизации основных средств, ведомости распределения материалов, различные бухгалтерские справки.

Комбинированные документы - это такие документы, в которых содержатся признаки нескольких видов документов: распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления. Например, авансовый отчет, лимитно-заборная карта, требования, приходные и расходные кассовые ордера, накладные на отпуск материалов на сторону.

2. по порядку составления (объему содержания):

• первичные;

• сводные.

Первичные документы - это те документы, которыми оформляются хозяйственные операции в момент их совершения. Например, требования, приходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, квитанции.

Сводные документы представляют собой такие документы, в которых содержатся обобщенные данные об однородных хозяйственных операциях или однородных первичных документах. В качестве сводных документов можно назвать расчетно-платежную ведомость по заработной плате, группировочные ведомости по приходу / расходу материалов, рапорт о выработке и т.д.

3. по месту составления:

• внутренние;

• внешние.

Внутренние документы составляются в пределах данной организации. Например, авансовый отчет, требования, приходный ордер.

Внешние документы поступают со стороны. Например, счет на оплату, счет-фактура, платежное требование-поручение, выписка банка с расчетного счета.

4. по количеству отражаемых в документе операций (объему содержания):

• разовые;

• накопительные.

Разовые документы - это те документы, которые составляются для оформления, как правило, одной хозяйственной операции. Такие документы сразу же после составления передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для записи в учете. Например, , приходные ордера на материалы, приходные и расходные кассовые ордера.

Накопительные документы используются в тех случаях, когда в них производится оформление нескольких однородных хозяйственных операций. Например, лимитно-заборные карты.

5. по форме стандартизации документа:

• унифицированные;

• специализированные.

Документы, используемые в бухгалтерском учете, должны быть унифицированы (т.е. одинаковы) и стандартизированы для применения на всех предприятиях. Вопросами унификации и стандартизации документов занимается Госкомитет РФ по статистике. На этот государственный орган и возложены эти обязанности. Банковские документы разрабатываются и утверждаются Центральным Банком РФ.

В настоящее время, начиная с октября 1997 года, в Российской Федерации на основании Федерального закона "О бухгалтерском учете" производится обновление всех форм первичных учетных документов. В настоящее время используются унифицированные формы первичных учетных документов по бухгалтерскому учету:

• основных средств, материалов, труда и зарплаты;

• по учету кассовых операций;

• по инвентаризации имущества и обязательств;

• по учету работы строительных машин и механизмов;

• по учету работ в автомобильном транспорте;

• по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;

• и т.д.

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов имеют ряд преимуществ: при их разработке учитывается передовой опыт, позволяющий рационализировать документы. Унифицированные документы изготавливаются централизованно массовыми тиражами, что удешевляет их стоимость. Унификация первичных бухгалтерских документов облегчает технику их составления и обработки.

Наряду с унифицированными документами могут иметь место так называемые специализированные документы, имеющие ограниченное применение, утвержденные приказом или распоряжением руководителя предприятия, в которых отражается специфика работы предприятия. Например, калькуляция.

Стандартизация бухгалтерских документов – установление одинаковых размеров бланков однотипных документов, т.е. установление определенных форматов (например, А4 – 203х288 мм., А6 и т.д.). стандартизация может быть применена и в унифицированных и в специализированных документах.

3. Реквизиты бухгалтерских документов

В каждом документе содержится ряд данных, характеризующих хозяйственную операцию, которая в нем отражена. Такие данные называются реквизитами.

Таким образом, реквизитами документа являются данные, характеризующие оформляемые хозяйственные операции.

Некоторые реквизиты являются обязательными, и их отсутствие в документе делает его недействительным. К обязательным реквизитам согласно статье 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" относятся:

• название документа;

• дата составления;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание операции;

• измерители в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц.

Наряду с обязательными реквизитами в документе могут содержаться и дополнительные реквизиты.

Как основание для бухгалтерских записей каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями – на листе чисто, разборчиво, химическим карандашом или чернилами, содержать все необходимые сведения (реквизиты).

4. Требования к заполнению бухгалтерских документов

Наиболее полно требования к заполнению документов изложены в Положении "О документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденном приказом Министерства Финансов СССР от 29.07.83 № 105.

Основными требованиями к заполнению документов являются:

1. Документы должны быть заполнены ясным разборчивым почерком, чернилами или шариковой ручкой или напечатаны на пишущих машинках или других средствах механизации;

2. Не допускаются малопонятные сокращения;

3. В денежных документах суммы указываются как цифрами, так и прописью;

4. В документах не должно быть незаполненных реквизитов. Если какой-либо реквизит не заполняется, он должен быть прочеркнут;

5. В документах не допускаются подчистки, помарки и неоговоренные исправления;

6. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

5. Порядок приемки и обработки бухгалтерских документов

Поступающие в бухгалтерию документы в первую очередь должны быть проверены. Проверка бухгалтерских документов бывает:

1. формальной;

2. арифметической;

3. по существу.

При формальной проверке устанавливается соответствие документов формальным требованиям, т.е. составлены ли они по установленной форме, все ли реквизиты заполнены, есть ли не оговоренные исправления и т.п.

При арифметической проверке проверяются правильность арифметических подсчетов, проведенных в документе и его счетные итоги

При арифметической проверке устанавливается точность всех подсчетов и вычислений.

При проверке по существу устанавливается законность и обоснованность хозяйственных операций, т.е. соответствие хозяйственных операций заключенным договорам, действующим положениям и т.д.

После приемки документов производится их учетная обработка. Обработка бухгалтерских документов имеет несколько этапов:

1. расценка или таксировка документов;

2. сортировка документов по признаку однородности хозяйственных операций (отдельно – приходные документы, отдельно - расходные);

3. составление сводных документов, в которых объединяются однородные первичные документы (при необходимости);

4. гашение документов;

5. контировка (составление бухгалтерской проводки, корреспонденции счетов).

Все бухгалтерские документы в процессе их составления, проверки, приема и обработки проходят ряд инстанций. Этот путь движения документов называется документооборотом.

6. Документооборот. Сроки хранения бухгалтерских документов

Документооборотом называется порядок движения документов от момента их составления до момента их передачи в архив на хранение.

Порядок документооборота на предприятии устанавливается графиком документооборота, утвержденным приказом руководителя предприятия. Правильно организованный документооборот ускоряет процесс обработки документов и повышает ее качество.

В практике работы возникает необходимость составления документов в нескольких экземплярах. В этих случаях документооборот каждого экземпляра может быть различным, в зависимости от той цели, для которой этот экземпляр предназначен. Документооборот каждого экземпляра может быть организован различным образом. Это отражается в инструкциях и схемах документооборота.

Обработанные документы подлежат хранению, что необходимо для справок в текущей работе и для документальных ревизий.

Все документы в установленные сроки подлежат сдаче в архив. Этот архив может быть на предприятии, либо документы могут сдаваться в городской архив. Архивы, в зависимости от срока хранения в них документов, могут быть текущими и постоянными.

В текущем архиве хранятся документы за текущий год (в течение отчетного года). В постоянном архиве хранятся документы за прошлые годы. Принятые на хранение в постоянных архивах дела заносятся в специальную Архивную книгу. За сохранность архивов отвечает руководитель предприятия, главный бухгалтер. Из бухгалтерского архива документы могут быть выданы по письменному распоряжению главного бухгалтера.

Сроки хранения бухгалтерских документов и учетных регистров утверждаются соответствующим органом. В настоящее время сроки хранения бухгалтерских документов утверждены Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 с изменениями, произведенными Главным архивным управлением России 27.06.96. (+ по АО)

Как правило, все бухгалтерские документы и учетные регистры должны храниться не менее пяти лет. Годовая бухгалтерская отчетность - не менее десяти лет. Лицевые счета рабочих и служащих - 75 лет. В соответствии с Налоговым Кодексом срок хранения документов, которые касаются уплаты налогов, установлен в четыре года со дня последней налоговой проверки.

По истечении этих сроков документы, имеющие особо важно значение, хранятся в архиве постоянно, остальные сдаются в макулатуру.

7. Инвентаризация, порядок ее проведения и оформления результатов

Ведение бухгалтерского учета на основе только одних первичных документов не гарантирует полноты и достоверности учетных данных. Расхождения между учетными и фактическими данными могут возникнуть в результате:

• неточности оформления хозяйственной операции;

• естественных изменений;

• ошибок, допущенных в учете;

• злоупотреблений.

Для устранения возможных расхождений между данными учета и действительным состоянием средств используется инвентаризация. Она представляет собой выявление фактического наличия и состояния средств путем проверки их в натуре. В ряде случаев инвентаризация является не только средством проверки, но и средством получения новых первичных сведений. Например: по естественной убыли, по состоянию отдельных заделов незавершенного производства, качеству ценностей и т.п.

В зависимости от полноты охвата объектов бухгалтерского учета инвентаризации могут быть полными, когда проводится проверка всех объектов учета, или частичными, при которых проверяются отдельные объекты учета.

В зависимости от того, за какой период проводится инвентаризация, она бывает годовой, обязательно производимой перед составлением годового отчета, или текущей, производимой в течение отчетного года.

Количество инвентаризаций в году, даты их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются предприятием. Кроме того, в обязательном порядке предприятие (организация) должно проводить инвентаризацию в следующих случаях:

• при передаче имущества в аренду, при выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального предприятия;

• перед составлением годового бухгалтерского отчета (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

• при смене материально ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порче имущества;

• в случаях стихийных бедствий, пожаров или других чрезвычайных ситуаций;

• при реорганизации или ликвидации предприятий;

• в других случаях, предусмотренных законодательством.

Порядок проведения инвентаризации регулируется методическими указаниями, утвержденными Министерством финансов РФ. В настоящее время действуют Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых результатов, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.95 № 49. Формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.

В Методических указаниях установлены сроки проведения инвентаризации. Большинство средств предприятия инвентаризуется не менее одного раза в год, перед составлением годового отчета. Кроме того, инвентаризация ценностей обязательна при смене материально-ответственных лиц.

Денежные средства инвентаризуются не менее 1 раза в квартал.

Техника проведения инвентаризации

На предприятии создается инвентаризационная комиссия под руководством руководителя или одного из его заместителей. На крупных предприятиях создается центральная инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии. В состав комиссии всегда включается работник бухгалтерии.

Перед проведением инвентаризации бухгалтерия составляет инвентаризационную опись, в которую переписывает наличие всех объектов бухгалтерского учета по учетным данным в разрезе отдельных мест хранений и отдельных материально-ответственных лиц. Комиссия проводит фактическую сверку натурных остатков с данными учета и отражает фактическое наличие объектов бухгалтерского учета в этих же инвентаризационных описях.

В случае выявления расхождений на основании инвентаризационных описей составляется сличительная ведомость, в которой приводится данные только о тех ценностях, по которым выявлены расхождения. По выявленным расхождениям материально ответственные лица представляют в комиссию объяснения. После чего комиссия принимает решение о том, как должны быть урегулированы выявленные расхождения между четными и фактическими данными: недостачи должны быть либо отнесены на виновных лиц, либо списаны в установленном порядке.

Регулирование результатов инвентаризации заключается в том, что учетные данные приводятся в соответствие с фактическими данными об объектах бухгалтерского учета. Недостачи в пределах норм естественной убыли списываются на издержки предприятия. Недостача сверх этих норм относится на виновных лиц. По тем недостачам, по которым нельзя установить конкретных виновников, списание производится за счет прочих расходов организации.