Работа со списками данных Организация и оформление таблиц

Совокупность данных в виде записей, которые содержат информацию о каком-то объекте, а информация разделена на поля, где каждоеполе- определённого типа: текстовое, числовое, дата и т.д., называется таблицей. Строками таблицы являютсязаписи, а столбцами –поля. Совокупность данных в виде таблицы называетсясписком илибазой данных. Для организации таблицы вEXCELне требуется выполнять каких-то специальных команд, достаточно оформить шапку таблицы (названия столбцов) и заполнить её записями. Тип данных полей устанавливается автоматически. Например, следующая таблица содержит сведения о начислении зарплаты сотрудникам отдела

Эта таблица содержит записи, состоящие из 7 полей. Поля содержат, как текстовую информацию, так и числовую. Формат чисел устанавливается командой меню Формат, Ячейка, Число. Видчисловых данныхможет быть представлен в различных форматах: числом с плавающей точкой, например 3,46Е+2(меню Формат, Ячейка, Число, Экспоненциальный), в денежном формате, например 345 р, процентном, дробном и т.д. Данные, представляющие собой время и дату также являются числовыми данными дляEXCEL. Команда Формат устанавливает лишь вид данных типа дата/время.

Текстовые данныетакже можно отформатировать:Формат, Ячейка, Выравнивание. Здесь можно установить:перенос по словамвнутри ячейки,объединитьячейки, если это нужно, расположить текст вертикально(Ориентация), установить выравниваниепо горизонтали, по вертикали: по центру, по верхнему краю, по нижнему краю. Объединять ячейки следует осторожно, т. к. в дальнейшем при форматировании таблицы и расчёте вычисляемых полей это может привести к ошибкам. Когда следует объединять ячейки? Если какое-то поле необходимо разделить на два, например:

Здесь ячейкиE15 сF15 объединены иC15cC16 тоже объединены. Аналогично ячейкиG15 сH15 иD15cD16.

Заполнение таблиц

Заполняются таблицы по следующему принципу, сначала заполняются поля с исходными данными, затем - вычисляемые поля. Для одной записив вычисляемые поля записываются формулы для вычисления этих полей.

Далее для каждого вычисляемого поля вниз выполняется копирование-автозаполнение.

После заполнения полей таблицы её нужно отформатировать. Установить ширину столбцов так, чтобы были видны все данные. Ширина столбцов устанавливается командой Формат, Столбец, Ширина или Автоподбор ширины. Либо, установив курсор мыши на границу столбца в области заголовков столбцов, нажать левую кнопку мыши, и не отпуская её пробуксировать вправо/влево на нужную ширину столбца. Аналогично, ширина устанавливается для строки.

Работа с функциями в таблицах

Главным инструментом пользователя при работе с таблицами являются функции. Ввод адресов и ключевых слов, используемых в функциях , можно выполнять как заглавными, так и строчными буквами. Использование некоторых функций уже приводилось в примерах. В этом разделе будут рассмотрены примеры использования функций для вычисления числовых полей таблицы.

Использование логических функций при вычислениях в таблицах.

Логические функции позволяют строить выражения, вырабатывающие различные результаты в зависимости от некоторых условий. Эта группа функций придаёт необходимую гибкость при расчётах или выборе информации из таблиц.

Большую гибкость при формировании условий придаёт использование логических функций И(), ИЛИ(), НЕ(). Функция И(усл1;усл2…) возвращает значение ИСТИНА, если оба условия истинны. ИЛИ(усл1;усл2…) возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы одно из условий истинно. Функция НЕ() возвращает значение ИСТИНА, если ложен аргумент. Рассмотрим использование логических функций на примере.

Пример1. Вычислить цену продовольственного товара в магазине в зависимости от срока хранения. Если до конца срока хранения осталось меньше 20 дней, но больше 10 дней, то на 20% и если меньше 10 дней, то на 50%

Тогда формула для вычисления уценки будет следующая:

В ячейке В1 хранится текущая дата, а в ячейке С3 срок годности. В этой формуле мы использовали функцию ДНЕЙ360(), которая возвращает количество дней между датами.

Набор функций в EXCELмногообразен. Наиболее часто используемые функции при вычислениях в таблицах приведены ниже.