Сводные таблицы

Сводные таблицы - это специальные таблицы, в которых обобщается информация из других существующих таблиц. В отличие от обычных таблиц, сводные таблицы - интерактивны. Инструмент Сводная таблица является чрезвычайно мощным и удобным средством анализа и трансформации данных. Сводная таблица во многом объединяет возможности других обобщающих инструментов, таких как Итоги, Фильтр, Консолидация. В сводной таблице можно произвольным образом изменить структуру исходных данных, располагая заголовки строк и столбцов удобным образом, а также получить все необходимые промежуточные итоги и сортировки. Для их создания вExcelимеетсяМастер сводных таблиц(Pivot Table Wizard), который запрашивает исходные данные, форму таблицы и вид вычислений. Построение таблицы легко реорганизовать, представляя данные в разных ракурсах. Pivot- вертеть, например, менять местами строки и столбцы. Сводные таблицы тесно связаны с исходными данными, при изменении исходных данных таблица пересчитывается, но не автоматически. Обновить её можно щелкнув на панели инструментовМастера сводных таблицкнопкуОбновить. Сводные таблицы можно организовать как по одной, так и по нескольким таблицам

Организацию сводной таблицы рассмотрим на следующем примере

Сводная таблица по одной таблице

Активизируем ячейку внутри таблицы исходной таблицы

Исходная таблица:

Выполним команду меню ДАННЫЕ-СВОДНАЯ ТАБЛИЦА

Шаг 1

Шаг 2 Определение источника данных

Шаг 3 Определение местоположения и структуры сводной таблицы

Макет сводных таблиц содержит четыре области: страница, строка, столбец, данные. Страница - обеспечивает фильтрацию данных сводной таблицы по значениям выбранных полей. Строка, столбец - обеспечивают группирование строк и столбцов списка для вычисления итогов. Данные - содержит произвольное число полей, не включенных в другие области. Одно и тоже поле может быть многократно размещено в области Данные, если для него нужны разные виды итогов (сумма, средн. Знач, и т.д.). Порядок следования полей в областях Страница, строка, столбец определяет иерархию группирования данных и формируемых итогов.

Поле, находящееся первым (левее или выше), является старшим по отношению к следующему (правее или ниже). Это означает, что значению первого поля будут соответствовать все значения второго.

Двойной щелчок по соответствующей кнопке позволяет получить возможность выполнения различных операций над значениями в поле данных:

Манипулирование данными возможно как непосредственно в таблице мышью, так и с помощью меню Данные, контекстного меню или панели Сводные таблицы. При работе со сводными таблицами особенно широко проявляется такое свойство Windows- приложений, как множественность предоставляемых программой альтернативных средств управления для реализации одного и того же действия.

Формирование макета (структуры) сводной таблицы.

Последний шаг мастера- определяет местонахождение сводной таблицы

На листе со сводной таблицей размещается панель Сводные таблицы, которую можно либо закрыть, либо воспользоваться для каких-либо изменений в макете или в виде отчёта.

Рассмотрим кнопки, находящиеся здесь:

Сводная таблица – открывает меню управления сводной таблицей

Формат отчёта – открывает доступ к имеющимся в EXCEL шаблонам таблиц, из которых можно выбрать желаемый для создания отчёта

Мастер диаграмм – построитель диаграмм для сводных таблиц

Следующие две кнопки – Скрыть и Отобразить детали таблицы

!-Обновить данные: обновляет содержимое сводной таблицы, если были изменены данные в исходной таблице

Параметры поля – открывает окно Вычисление полей сводной таблицы, где можно указать виды итогов и уточнить внешний вид сводной таблицы

И ещё несколько полезных кнопок, позволяющих скрыть (отобразить) поля и учитывать скрытые поля при подведении итогов.

Для нашего примера получена следующая сводная таблица

Изменим вид исходной таблицы и добавим столбец Обслуживание, в котором будет отмечаться, каким, именно, видом обслуживания воспользовался клиент.

Теперь можно создать сводную таблицу по стоимости обслуживания в зависимости от вида обслуживания. Т. е. левый столбец будет содержать фамилии клиентов, а верхняя строка: виды обслуживания, на пересечении: Полная стоимость обслуживания

Над сводной таблицей можно выполнять манипуляции.

Чаще администратора гостиницы интересует не то, какие именно клиенты воспользовались тем или иным видом обслуживания, а как по датам распределяется вид обслуживания и соответственно прибыль. Создадим сводную таблицу по датам и виду обслуживания

Часто бывает нужно видеть данные, расписанные не по конкретным данным, а сгруппированные по месяцам. Это легко осуществить, если нажать правую кнопку мыши на любой клетке, содержащей дату. В появившемся меню следует выбрать пункт Группа и структура, а в этом меню пункт Группировать, в открывшемся окне установить необходимые флажки

и получаем следующую сводную таблицу по месяцам

Изменение вида или структуры сводной таблицы не требует запуска мастера сначала. Модификация может быть выполнена в уже созданной таблице. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой в области таблицы и в контекстном меню выбрать пункт параметры поля

Сводные таблицы можно получить также по нескольким диапазонам (таблицам), находящимся, как на одном листе, так и на разных листах рабочей книги и даже в разных рабочих книгах. Столбцы с одинаковыми названиями в итоговой таблице будут просуммированы. На первом шаге мастера нужно установить переключатель

На втором указать диапазоны исходных данных

А далее также построить макет результирующей таблицы.