2010Электронное_пособие_EXCEL / pp6 / te6
.htm6 Работа со списками. Промежуточные итоги в списках.
6.1 Создание списка в режиме формы данных
Информация
Под списком понимают перечень однотипных данных, имеющих общий заголовок. Форма данных представляет собой диалоговое окно, в котором отображается одна строка (запись), состоящая из одного или более полей. Использование форм предоставляет дополнительные возможности для просмотра таблицы, ввода в неё новых записей, а также для управления данными таблицы.
Задание 1
Создайте список сотрудников фирмы. Дополните список пользователя в режиме формы данных, т.е используйте инструмент «Форма».
Указание
1) Откройте книгу Excel ТАВ2, создайте в ней лист с именем «Список», заполните на нем таблицу в соответствии с представленным рисунком.
1) Вынесите инструмент «Форма» на панель общего доступа. Для этого воспользуйтесь командой «Файл –Параметры – Настройка ленты» Выберите из «Команд не на ленте» команду «Форма…» и добавьте ее на панель общего доступа. На панели общего доступа появится новый значок:
2) После нажатия на этот значок на экране появится форма с записями в виде базы данных:
С помощью управляющих кнопок, находящихся в окне формы данных, можно выполнить следующие операции:
· Добавлять новые записи (строки) таблицы, вводить новые данные и редактировать имеющиеся записи, кнопка .
· Удалять ненужные строки, кнопка .
· Просматривать записи, кнопка .
· Осуществлять поиск данных по задаваемым в окне формы условиям с помощью кнопки .
Дополните список до 20 строк. Например, так:
6.2 Фильтры. Вычисление общих и промежуточных итогов
Информация
Фильтры в таблицах Excel позволяют делать отбор значений столбцов по требуемым параметрам. Подведение общих и промежуточных итогов в таблицах Excel – очень удобное средство для автоматизации работы пользователя. Одним из условий применения этого средства является – то, что таблица должна быть организована в виде базы данных или списков. Вторым условием эффективной работы со списками является то, что все записи с одинаковыми полями должны попасть в одну группу. Т.е. целесообразно предварительно провести сортировку списков по заданному параметру.
Задание 2
Подсчитать количество женщин и мужчин, которые участвуют в работе общественных организаций и имеют при этом различное образование.
Указание
1) Сделать выборку по заданным параметрам можно с помощью фильтра. Для этого воспользуйтесь командой «Данные – Фильтр», шапка списка примет вид:
2) Выбрав столбец «Образование», открываем с помощью кнопки окно выбора фильтра, в котором ставим галочку в нужном параметре:
3) В итоге, из всего списка будут выбраны строки, удовлетворяющие поставленному условию (в нашем случае в столбце «Образование» будут найдены строки с текстовым значением «высшее»).
4) В полученном списке (выбранные люди имеют высшее образование), мы аналогично устанавливаем второй фильтр – в столбце «Участие в работе общественных организаций». В итоге получим список людей, имеющих высшее образование и участвующих в работе конкретной партии. Но количество требуемых записей по заданным параметрам отбора придется подсчитывать вручную, что неудобно.
5) Поэтому для решения поставленной задачи проведем операцию подведения итогов. Для этого сначала отсортируем список по параметрам «Образование», «Участие в работе общественных организаций» с помощью команды «Данные – Сортировка».
6) А затем воспользуемся командой «Данные – Промежуточные итоги».В результате появится диалоговое окно «Промежуточные итоги», в котором отметим требуемые по условию задания поля:
Рис. 2.
Пометка Итоги под данными может быть снята, тогда итоги будут отображаться над данными.
В результате внешний вид таблицы изменится, справа появятся символы для отображения структуры.
Задание 3
Проанализируйте полученные итоги в случае, если окно «Промежуточные итоги» будет настроено так:
или так
Не забудьте сохранить книгу ТАВ2.