2010Электронное_пособие_EXCEL / pp5 / te5

5        Консолидация данных в Excel

5.1     Консолидация данных по категориям

Информация

Консолидация [лат. consolidatio, от con (cum) — вместе, заодно и solido — уплотняю, укрепляю, сращиваю], упрочение, укрепление чего-либо; объединение, сплочение отдельных лиц, групп, организаций для усиления борьбы за общие цели.

Консолидация данных в Excel – это способ получения итоговой информации, при котором данные, расположенные в нескольких различных областях, объединяются в соответствии с выбранной функцией обработки. Другими словами, это операция, позволяющая объединять данные из областей-источников и выводить их в область назначения.

Источники консолидируемых данных могут находиться на одном рабочем листе, на нескольких рабочих листах, в разных рабочих книгах или даже в различных местах диска. Соответственно консолидированная информация может быть выведена на том же рабочем листе, на другом рабочем листе или в другой рабочей книге.

Существует две возможности объединять данные из разных таблиц – консолидация по категориям и консолидация по расположению.

 При консолидации данных заголовки категорий исходных областей не копируются автоматически в область назначения. Если в области консолидации требуется иметь заголовки, то их следует предварительно скопировать или создать заново.

Задание 1

Имеется два склада, на которые поступают товары от различных поставщиков, регистрация товаров производилась в произвольном порядке. Данные исходных областей не упорядочены, но имеют одинаковые заголовки, т.е. списки имеют разную структуру. Так на листе «Склад1»:

На листе «Склад2»:

Перед менеджером встают несколько вопросов (задач):

1)      Какова суммарная стоимость товаров по каждому наименованию (категории) сосредоточена на обоих складах?

2)      Сколько затрачено средств за полугодие на приобретенные товары, находящиеся на обоих складах?

3)      На какую сумму приобретены товары по видам производителей?

Указание:

Откройте книгу Excel ТАВ2, организуйте два новых листа с именами «Склад1» и «Склад2». Сформируйте на них исходные таблицы.

Во всех перечисленных задачах потребуется изменять условия отбора и обработки данных. Рассмотрим решение трех перечисленных задач.

1)            Для того чтобы ответить на вопрос – «Какова суммарная стоимость товаров по каждому наименованию (категории) сосредоточена на обоих складах?», необходимо выполнить следующие действия:

·        выбрать место в книге Excel для размещения результатов (отдельный лист «Консолидация1»);

·        вызвать процедуру Консолидация: Меню-Данные-Консолидация;

·        в появившемся диалоговом окне выбрать функцию, например, Сумма;

·        в поле Ссылка нажать на символ  (выбор);

·        открыть лист Excel с исходными данными, например, для склада 2, выделить диапазон данных, в рассматриваемом случае это ячейки A3:D10;

·        нажать на кнопку ;

·        повторить операции выбора данных и добавления для данных, которые находятся на листе Excel для склада 1;

·        установить флажки в окнах «подписи верхней строки» и «значения левого столбца»;

·        нажать на кнопку ОК.

В результате выполненных действий будет получен результат:

2)            Для решения задач 2 и 3 необходимо выполнить аналогичные действия, которые предпринимались для решения первой задачи, с той лишь разницей, что диапазоны данных будут заданы другими. А именно:

Для задачи 2:

Для задачи 3:

Рис. 5.

Замечание:

В примере использовалась функция Сумма, как наиболее распространенная при расчетах, хотя можно выполнять консолидацию данных с включением других функций. Чтобы выбрать необходимую функцию, в окне Консолидация необходимо раскрыть список с помощью пиктограммы .

5.2     Консолидация данных по расположению

Задание 2

Данные исходных областей расположены в одном и том же порядке и имеют одни и те же заголовки. Например, существует множество одинаковых по структуре таблиц, но с разным наполнением данными. Предположим, имеются ведомости для трех месяцев (январь, февраль, март) по учету поставки метизов в одни и те же магазины:

Особенностью этих ведомостей является то, что не все поля списков заполнены.

Требуется подвести итоги отправки в магазины суммарного количества метизов за 1-й квартал.

Указание:

Отметим еще раз, что в таблицах совсем не обязательно заполняются все графы (есть ячейки таблицы пустые), но обязательным условием является наличие во всех объединяемых таблицах одинакового количества строк и столбцов, т.е. списки должны совпадать по размерам и месту расположения внутри листа.

Заполните таблицы на листах «Январь», «Февраль», «Март» в книге «ТАВ2».

Для подведения итогов отправки в магазины суммарного количества метизов за 1-й квартал необходимо:

·  Выбрать место расположения итогового списка (это может быть тот же лист, где находится исходная ведомость или отдельный лист в книге, или новая книга Excel). Выберем отдельный лист в открытой книге и назовем его «Консолидация2»

· Вызвать функцию консолидации данных: «Данные-Консолидация».

· Заполнить диалоговое окно:

  После выполнения указанных действий, получим результат:

Не забудьте сохранить книгу ТАВ2.