162
здоровья?
Отыщите в конце дня время для применения этой формулы.
Каждый день вы можете оценивать по четырехбалльной системе и заносить отметку в свой дневник времени:
4 = особенно удачный день;
3 = удачный день;
2 = удовлетворительный день; 1 = неудовлетворительный день (плохое настроение, неуспех и т.д.).
Таким образом вы подчеркиваете качество дня, его значение, какое он имеет в вашей жизни. Это оказывает позитивное воздействие на вашу уверенность в успехе.
3. Распределение полномочий и ответственности
1. Полномочия и их делегирование
Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы фирмы и управлять людьми (направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач). Они определяют, что имеет право делать лицо, занимающее какую-либо должность.
Передача полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение, называется делегированием.
Делегирование является ключевой деятельностью любого руководителя.
Согласно классической концепции управления полномочия делегируются от высших уровней системы управления к низшим. Полномочия делегируются должности, а не лицу, которое занимает ее в данный момент. Это отражено в поговорке "Честь отдается мундиру, а не человеку".
Но поскольку делегирование невозможно, пока на должности нет человека, то обычно говорят о делегировании полномочий лицу.
Внутри фирмы пределы полномочий определяются политикой, процедурами, правилами, должностными инструкциями, изложенными в письменной форме или переданными устно. Лица, выходящие за эти пределы, превышают свои полномочия даже в том случае, когда это
163
необходимо для выполнения делегированных задач.
В общем случае пределы полномочий расширяются в направлении более высоких уровней иерархии. Но даже полномочия высшего руководства ограничены законами, конституцией и т.п.
Значительная часть полномочий руководителя определяется традициями, нравами, культурными стереотипами и обычаями общества, в котором фирма функционирует.
Люди часто подчиняются приказаниям начальника просто из-за того, что это социально приемлемое поведение. Кроме того, ограничения, налагаемые на полномочия, часто нарушаются на практике. Это возможно, если индивид обладает способностью действовать или влиять на ситуацию, то есть обладает реальной властью. А способы использования власти могут оказать положительное и отрицательное влияние на фирму.
Специализация и разделение труда, используемые для постановки и решения задач управления, позволяют системе управления совершать нечто большее, чем просто суммировать усилия всех ее звеньев. В результате делегирования прав и обязанностей возникает единая система, охватывающая всю фирму сверху донизу, которая позволяет эффективно распределять поставленные задачи между ее звеньями и сотрудниками.
Обеспечение эффективного процесса управления в значительной степени определяется рациональным распределением полномочий в принятии решений между различными уровнями управления, то есть соотношением централизации и децентрализации управления.
Делегирование полномочий, несмотря на свое фундаментальное значение, на сегодняшний день является одной из наиболее непонятных и неправильно применяемых концепций управления.
2. Что делегировать, а что нет?
Делегирование представляет собой средство, при помощи которого руководитель распределяет среди своих подчиненных множество задач, выполняемых для достижения целей фирмы.
Исследования показывают, что из всех задач, решаемых
164
руководителем, только 30% являются важными. В то же время они позволяют получить около 80% от всех результатов его деятельности. Оставшиеся 70% менее важных и незначительных задач дают лишь 20% от результатов деятельности руководителя. Такие задачи могут быть делегированы другим людям.
Делегирование важно как для руководителя, так и для подчиненных.
Делегирование устанавливает формальные взаимоотношения между руководителем и подчиненными. Если существенная задача не делегирована подчиненному, то руководитель должен выполнять ее сам. Один из основоположников менеджмента говорил, что сущность управления заключается "в умении добиться выполнения работы другими".
Делегировать в любом случае следует: 1) рутинную работу;
2)специализированную деятельность;
3)частные вопросы;
4)подготовительную работу (проекты и т.д.).
В конкретном случае проверяйте каждое из предстоящих вам дел на возможность делегирования. Например, оцените такие занятия, как:
а) предварительная формулировка, но не окончательная фиксация целей, планов, программ и проектов, по которым вы должны принимать решения;
б) участие вместо вас в совещаниях, на которых ваши проблемы и предложения по решению могут быть изложены сотрудником.
Делегируйте также те важные средне- и долгосрочные задачи из сферы вашей деятельности, которые могут мотивировать сотрудника и способствовать росту его профессионального уровня.
Не подлежат делегированию:
1) такие функции руководителя, как установление целей, принятие решений по выработке политики фирмы, контроль конечных результатов
ит.д.;
2)руководство сотрудниками, их мотивация;
3)задачи особой важности;
4)задачи высокой степени риска;
165
5)необычные, исключительные дела;
6)актуальные, срочные дела, не оставляющие времени для объяснения или перепроверки;
7)задачи строго доверительного характера.
Делегирование необходимо в случае существенных изменений рабочей ситуации, требующих нового распределения функций и полномочий, а также в ежедневно изменяющейся рабочей обстановке.
3. Установление ответственности
Ответственность представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное решение.
Ответственность не может быть установлена без делегирования полномочий. Если предполагается, что какое-то лицо принимает ответственность за удовлетворительное выполнение задачи, то фирма должна предоставить ему требуемые ресурсы, то есть дать определенные полномочия.
Установление ответственности означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия. Но руководитель не может "размывать" (снимать с себя) ответственность, передавая ее подчиненному.
Даже если лицо, на которое возложена ответственность за решение задачи, не будет выполнять ее лично, то оно все равно остается ответственным за удовлетворительное завершение работы.
Если рядовой инженер сделает ошибку в конструкции, которая приведет к браку выпускаемой продукции, то главный конструктор должен объяснить директору, почему так получилось.
4. Эффективное делегирование полномочий
Эффективное делегирование полномочий может быть затруднено изза противодействия как руководителей, так и подчиненных. Лишь некоторые руководители бывают последовательны в поручении дел своим подчиненным. Многие практикуют делегирование с большой неохотой или в недостаточной мере.
166
Для достижения успеха в делегировании полномочий существенное значение имеют два фактора:
1) характер обмена информацией между руководителем и подчиненным;
2) характер влияния руководителя на подчиненного.
У руководителя есть обязанности, которые должны выполняться подчиненными. Но для их надлежащего выполнения подчиненные должны точно понимать, чего хочет руководитель. Таким образом, делегирование полномочий требует:
1) эффективных коммуникаций и взаимоотношений для четкой постановки задачи подчиненным и контроле результатов их деятельности; 2) умения руководителя заставить подчиненных выполнить эти задачи, что связано с авторитетом и властью руководителя и с учетом
мотивационных интересов подчиненных.
Рассмотрим ряд причин, по которым руководитель может с неохотой делегировать полномочия.
1. Заблуждение: "Это я сделаю лучше". В этом случае: во-первых, руководитель тратит время на задание, которое мог бы выполнить подчиненный. Следовательно, руководитель не сможет хорошо выполнить свои другие обязанности; во-вторых, если руководитель не будет разрешать подчиненным выполнять новые задания, то они не будут повышать свою квалификацию.
2.Отсутствие способности руководить. В этом случае руководитель не в состоянии видеть долгосрочную перспективу в череде работ, и он не может полностью осознать значение распределения работ между подчиненными.
3.Отсутствие доверия к подчиненному. В этом случае подчиненные теряют инициативу, чувствуют необходимость часто спрашивать, правильно ли они выполняют работу.
4.Боязнь риска. Поскольку руководитель отвечает за работу подчиненных, он может испытывать опасение, что делегирование задания может породить проблему, за которую ему придется отвечать.
5.Отсутствие выборочного контроля выполнения работы.
Отсутствие обратной связи не позволяет руководителю вовремя помочь подчиненному. У руководителя возникают основательные причины для
167
беспокойства относительно делегирования полномочий подчиненному. Следует помнить, что руководитель, который не может научиться
эффективно делегировать полномочия, ставит предел своей собственной карьеры.
Рассмотрим ряд причин, по которым подчиненные избегают ответственности и блокируют процесс делегирования.
1. Нежелание что-то решать самому. Подчиненный считает, что удобнее спросить руководителя, чем самому решить проблему.
2.Боязнь критики. Подчиненный боится критики за совершенные ошибки, а большая ответственность увеличивает возможность совершения ошибки.
3.Отсутствие информации и ресурсов, необходимых для решения задачи.
4.Перегрузка работой. У подчиненного больше работы, чем он может сделать, или он считает, что это так на самом деле.
5.Неуверенность в себе. У подчиненного нет уверенности в себе.
6.Отсутствие стимулов. Подчиненному не предлагается каких-либо стимулов для принятия дополнительной ответственности.
Но даже при всеобщем признании важности делегирования полномочий бывает очень трудно преодолеть имеющиеся препятствия. Некоторые трудности в делегировании полномочий глубоко укоренены в человеческом поведении. Они являются следствием индивидуальной психологии.
Опасение за свое положение, боязнь риска, отсутствие уверенности в себе, неспособность доверять другому выполнение задания, за которое несешь ответственность - вот главные препятствия в делегировании.
Психологические проблемы самые трудные. Чтобы их разрешить, как руководитель, так и подчиненный должны внимательно присмотреться к себе, осознать свои страхи и привычки и подняться над ними.
Что могут сделать здесь руководители ?
1)могут создать более эффективную систему контроля, чтобы обезопасить себя при делегировании больших полномочий подчиненным.
2)определить свои проблемы, повысить свой авторитет и влияние на подчиненных.
3)устранить неуверенность у подчиненных путем оказания им