157
Глава 9.
СОВЕТЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ РУКОВОДИТЕЛЮ
1. Правила для руководителя
1. Будьте справедливы и честны. Помните, что люди больше всего бояться несправедливости.
2.Доводите до сведения начальства справедливую оценку выполненной вашими подчиненными работы (пусть они знают, что вы действительно делаете это).
3.Выясните жизненные планы каждого из ваших работников и по возможности помогайте их осуществить.
4.Используйте передачу части своих полномочий подчиненным. Это сплачивает коллектив и усиливает взаимную заинтересованность подчиненных.
5.Своих подчиненных вы сможете вдохновить программой только тогда, когда сумеете доказать, что выполнение ее для коллектива выгодно
инеобходимо. Для этого:
говорите просто и убедительно; сделайте ваши доводы понятными для людей;
дайте людям возможность согласиться с вами, соединяйте их мысли и дела с вашими.
6. Используйте критику с целью добиться результативности труда. Никогда не критикуйте ради критики. При этом помните, что человек, даже плохо работающий, имеет определенные права:
право в самом начале разговора представить смягчающие обстоятельства;
право на предъявление ему конкретных обвинений по поводу конкретных случаев плохой работы;
право не быть особо выделенным среди группы аналогичных нарушителей.
158
7.Реже наказывайте и чаще помогайте исправить допущенную подчиненными ошибку. Рекомендуется больше отмечать заслуг, чем взыскивать за мелкие оплошности.
8.Собственные ошибки руководитель должен признавать и устранять. Если ошибки не очень часты, это не подорвет авторитет руководителя.
9.При проведении беседы:
устраняйте напряженность путем дружеского общения; пользуйтесь методами дискуссии, а не наставления.
10. Для того чтобы похвала была эффективной, старайтесь придерживаться следующих рекомендаций:
форма похвалы должна соответствовать достижению; похвалив работника, расширяйте круг его обязанностей.
11. Сдерживайте свой гнев и раздражение. Составьте список поводов, по которым вы выходили из себя, обдумайте его, и вы увидите, что в большинстве случаев вы потворствовали этой вредной привычке.
2. Организационные принципы распорядка дня руководителя
Организация вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: "Работа должна подчиняться мне, а не наоборот".
Следующие планы и принципы должны послужить для вас импульсами для составления распорядка дня, но они не носят характера обязывающих рекомендаций. Оцените отдельные принципы исходя из того, насколько вы готовы их уже сейчас практиковать, просто иногда использовать или вообще отвергнуть.
Важно, чтобы вы нашли свой личный стиль. Для вас этот стиль самый лучший.
1. Правила начала дня
1. Начинайте день с позитивным настроением.
2.Хорошо позавтракайте и без спешки - на работу.
3.Начинайте работу по возможности в одно и то же время.
4.Перепроверяйте планы дня.
159
5.Согласуйте план дня с секретарем.
6.Приступайте к работе без "раскачки".
7.Вначале решайте ключевые задачи.
2. Правила, касающиеся хода дня
1. Хорошая подготовка к работе.
Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления своих сил по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи будете сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос.
Зачем вообще это делать? Почему именно я? Почему именно сейчас? Почему в этой форме?
Перепишите эти вопросы на карточку и поместите их на видном месте на вашем письменном столе! Они помогут вам удержаться от ненужных дел в течение рабочего дня. Путем последовательного и планомерного труда можно добиться существенной экономии рабочего времени.
2. Влиять на фиксацию сроков.
Установленные ранее сроки исполнения работ очень часто принимают безоговорочно. Оговаривая сроки, которые плохо укладываются в ваши планы, старайтесь приспосабливать их к своим интересам и "выторговывать" альтернативные варианты. Это часто получается легче, чем вы думаете.
3. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Активные и коммуникабельные руководители склоняются к тому,
чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, вызывают тем самым соответствующую позитивную реакцию на свои действия и вместе с этим негативные последствия для временного распорядка.
4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии и в каждом подразделении возникают какие-
160
либо неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Помните всегда о том, что отвлечение на так называемые срочные
обстоятельства приводят к забвению на более или менее длительное время запланированных важных задач и к дополнительным затратам времени и средств.
5. Выкраивайте спокойный час.
Для выполнения важных дел требуется спокойная обстановка; это азбучная истина, но как воплотить ее в жизнь?
Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование одного спокойного или "закрытого" часа, в течение которого вам никто не может помешать. Таким образом, вы назначаете время, возможно самое важное для вас.
Занесите это время в свой план так же, как вы отводите время на совещания или на визит посетителей. Подобный период никем не нарушаемой концентрированности существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира лучше всего с помощью секретаря или просто закройте дверь в свою комнату, предварительно предупредив, что "Вас нет на месте".
Используйте это время для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, например для повышения уровня своей квалификации или для других задач, которые зачастую тонут в суете дня.
3. Правила завершения рабочего дня
1. Завершить несделанное.
Все начатые небольшие дела, такие, как просмотр корреспонденции, диктовка писем и памятных записок, старайтесь завершить в течение одного дня. Всякая отсрочка их выполнения может привести к дополнительным затратам труда, когда вы снова займетесь незавершенными делами и будете ликвидировать накопленные завалы.
2. Контроль за результатами и самоконтроль.
Сравнение намеченного в вашем распорядке дня объема работы с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них представляет собой важную составную часть организации труда
161
руководителя.
3. План на следующий день.
План на следующий день составляйте еще накануне вечером! Проверяйте, какие задачи не могут быть решены удовлетворительно или не могут быть решены совсем и подлежат переносу на следующий день.
Разработайте, пользуясь дневником времени, план на следующий день
сустановлением целей, приоритетов, делегирования.
4.Домой - с хорошим настроением.
Радуйтесь предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня! Наслаждайтесь дорогой домой и настраивайтесь на вечернее времяпрепровождение. Старайтесь понемногу, но регулярно заниматься спортом. Ежедневно - 10 минут движения на свежем воздухе.
5. Каждый день должен иметь свою кульминацию.
Всмысле позитивного образа жизни важно осознать, какое качество и ценность имеет каждый день для вашей жизни. В этой связи недостаточно замыкаться на успешных шагах в направлении к цели карьеры. Нужно каждый прожитый день по возможности делать в целом удавшимся днем.
4.Обзор истекшего дня (самоконтроль)
Вконце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных задач, но и личную ситуацию.
Обозревая истекший день, перепроверьте, что прошло благополучно
исоответственно, что могло быть сделано лучше!
Для этого применяйте метод "пяти пальцев", который ориентируется на начальные буквы названий пальцев.
М (мизинец) - мыслительный процесс: какие знания, опыт я сегодня получил?
Б (безымянный) - близость цели: что я сегодня сделал и чего достиг? С (средний) - состояние духа: каким было сегодня мое
преобладающее настроение, расположение духа?
У (указательный) - услуга, помощь: чем я сегодня помог другим, чем услужил, порадовал или "поспособствовал".
Б (большой) - бодрость, физическая форма: каким было мое состояние сегодня? Что я сделал сегодня для поддержания своего