Тема 4. Информационное, программное и техническое обеспечение технологии обработки учетных задач

Информационное, программное и техническое обеспечение технологии обработки учетных задач и основы организации информационных технологий должны быть изучены студентом в курсе «Информационные системы в экономике».

В дополнении к курсу «Информационные системы в экономике» студенту необходимо изучить эти составляющие в тесной увязке с бухгалтерским учетом.

Изучение информационного обеспечения проводится по сложившейся структуре. Выделяется внемашинное информационное обеспечение, включающее системы учетных показателей, системы классификаторов и кодов, типовую учетную документацию и документооборот и внутримашинное, объединяющее информационные файлы, используемые при обработке учетных задач.

Деление ИО на внемашинное и внутримашинное несколько условно в условиях развития технологии обработки. Так, классификаторы, помещенные в компьютер в базу данных как справочная информация, вполне можно отнести к внутримашинному ИО.

Автоматическое формирование первичных документов компьютером также является внутримашинным. Внутримашинное информационное обеспечение отличается высокой сложностью в корпоративных системах ERP : База данных предприятия усложняется за счет использования баз данных других организаций; информации, привлекаемой из Интернет, а также организации хранилища данных и базы знаний.

При изучении информационного обеспечения ориентация делается на де централизованную обработку бухгалтерской информации с использованием ПК.

Учетная информация, система ее показателей, рассматривается как часть экономической информации.

При изучении классификаторов и кодов, прежде всего, надо уяснить назначение и состав общероссийских, отраслевых и локальных классификаторов, используемых при обработке учетных задач.

Умение проектировать локальные коды, необходимо бухгалтеру, даже если приобретается типовой программный продукт. Для этого надо знать системы кодирования, порядок составления кодов. Без этих знаний бухгалтер не сможет, например, закодировать рабочий план счетов, подразделения, работающих и т.п. Надо знать, как используются бухгалтером коды при работе на персональных компьютерах; как осуществляется машинное кодирование; что такое мнемокоды и штриховое кодирование.

При изучении документации, в дополнение к ранее полученным знаниям об унифицированной системе документации, структуре построения документа и о его приспособлении к автоматизированной обработке, студент должен ознакомиться с нормативными положениями Министерства финансов РФ и Госкомстата РФ по действующим унифицированным формам учетных документов. Знать классификацию учетных документов.

Необходимо изучить автоматическое формирование первичных документов на персональном компьютере. Особого внимания заслуживает изучение сводной бухгалтерской документации, получаемой в результате автоматизированной обработки на ПК, и передаче ее в контролирующие органы в электронном виде по системе Интернет.

На материал, касающийся документации, желательно обратить особое внимание. Несмотря на широкое использование унифицированной документации в бухгалтерском учете, при компьютеризации часто возникает необходимость в использовании дополнительных индивидуальных для предприятия документов, как первичных, так и сводных.

Такое допускается учетной политикой предприятия. В этом случае бухгалтеру приходится самостоятельно разрабатывать формы этих документов. Знания, полученные при изучении дисциплины, помогут ему в этом.

Бухгалтер также должен владеть техникой проектирования документов на персональном компьютере, с использованием типовых программных продуктов «электронная таблица», типа Excel .

Детальное изучение внутримашинного информационного обеспечения происходит в курсе «Информационные системы в экономике». Из него студент должен иметь представление о таких понятиях как файлы, базы и банки данных; знать их состав и функционирование, обратить внимание на усложнение внутримашинного обеспечения в системах ERP .

В данной теме внутримашинное информационное обеспечение - банк данных, рассматривается как составной элемент программного продукта, используемого для обработки бухгалтерских задач.

Главное внимание уделяется участию пользователя-бухгалтера в работе с базой данных в ходе осуществления технологического процесса

Надо знать, какие файлы являются условно-постоянными, переменными и в чем их отличие; какие файлы уже имеются в готовых машинных программах, какие создаются в процессе работы. Студент должен иметь понятие о локальных, централизованных и распределенных способах организации баз данных и иметь представление, в каких случаях они используются.

Знания о техническом обеспечении студенты получают при изучении дисциплины «Информатика».

Для понимания технологии обработки учетных задач из этого курса студент должен хорошо знать характеристику персональных компьютеров, вычислительных сетей и средств коммуникаций; состав комплекса технических средств; назначение серверов и рабочих станций. Эти знания позволят студенту понять принципы организации ЛВС бухгалтерии, предприятия.

Из программного обеспечения, подробно изучаемого в курсе «Информатика», в данной дисциплине детальному рассмотрению подлежат функциональные пакеты бухгалтерского учета: мини-бухгалтерия, интегрированные бухгалтерские системы, комплексные системы бухгалтерского учета и корпоративные системы ( EPR ). По каждой группе надо знать их характеристику, отличия, ориентацию на размер предприятия, организационную форму использования и автоматизацию различных функций управления. Особое внимание следует уделить высокотехнологичным компьютерным учетным программам отечественных производителей и, в первую очередь, корпоративной учетной программе последнего поколения, разработанной фирмой 1:С –«1:С Предприятие 8.0», освоение которой уже включено в учебный процесс.

Следует усвоить понятие «технологического обеспечения; уяснить основные черты современной автоматизированной информационной технологии.

Для осуществления автоматизированной обработки любой бухгалтерской задачи выполняются три этапа: подготовительный, начальный, и основной. Студент должен знать четко состав операций, выполняемых на каждом этапе. После изучения этапов можно перейти к рассмотрению некоторых типовых вариантов обработки учетных задач: локального, сетевого, режима «Клиент-банк»; принципов интегрированной обработки учетных задач.

Надо отметить, что лучшему освоению основных этапов технологического процесса будет способствовать выполнение студентом заданий, предложенных в методических указаниях по проведению лабораторных занятий с использованием программы «1С: Бухгалтерия 7.7.» для решения задач бухгалтерского учета (6) и лабораторных занятий по освоению корпоративной компьютерной программы «1:С Бухгалтерия 8.0, Редакция 1.5» (13, 14).