Компьютерные информационные системы бухгалтерского учета. Обзорная лекция
для студентов V курса специальности 060500 - «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» специализации «Бухгалтерский учет, анализ и аудит в коммерческих организациях»
Кафедра Автоматизированной обработки экономической информации
Автор: проф. В. В. Брага
Вводная часть
Уважаемые студенты!
Вашему вниманию предлагается обзорная лекция профессора ВЗФЭИ Брага В.В. по дисциплине «Компьютерные информационные системы бухгалтерского учета».
Преподавание этой дисциплины строится исходя из требуемого уровня базовой подготовки бухгалтеров и аудиторов в области новых информационных технологий в управленческой деятельности.
Задачами изучения дисциплины является реализация требований Государственного образовательного стандарта Министерства образования РФ по подготовке специалистов в области применения технических средств обработки бухгалтерской информации.
Цель изучения - ознакомить студентов с общими теоретическими и методическими вопросами организации автоматизированных информационных технологий в бухгалтерском учете; дать представление о программных средствах, предназначенных для решения бухгалтерских задач; раскрыть технологию обработки учетных задач.
В ходе изучения дисциплины у будущих специалистов должны сформироваться теоретические знания и практические навыки создания и функционирования компьютерных систем бухгалтерского учета.
В данной дисциплине компьютерные информационные системы бухгалтерского учета рассматриваются не изолированно, а как часть Автоматизированной информационной системы всего предприятия, охватывающей все функции управления. В мировой практике наибольшее распространение получают корпоративные информационные системы управления типа ERP ( Enterprise Resourse Planning ). В России, например, применяются системы Microsoft Navision , Microsoft Axapta , SAP / R 3, Platinum . Из отечественных программных продуктов к классу ERP можно отнести и отечественные системы, круг которых постоянно расширяется и меняется (Галактика, Парус, Фрегат, Олимп и др.). Студент должен получить общее представление об информационной подсистеме бухгалтерского учета, ее месте в АИС и ERP .
На современном этапе ушла в прошлое «лоскутная» автоматизация бухгалтерских задач: все задачи управления экономическим объектом обрабатываются интегрированно, на основе тесных информационных связей, на базе локальных вычислительных сетей и организации распределенных банков данных.
С этих позиций в данной дисциплине раскрывается информационное, техническое, технологическое и программное обеспечение бухгалтерского учета.
При изучении дисциплины студент должен выделить три основных направления:
Первое - это общие вопросы организации и создания Автоматизированных информационных систем. Следует усвоить, что компьютеризация начинается не с приобретения компьютера и программного продукта, а с предварительного проектирования, в ходе которого проводится тщательное обследование информационной системы экономического объекта. Затем вырабатываются рекомендации по ее совершенствованию. Например, даются предложения по улучшению структуры управления и бизнес-процессов, изменению функций исполнителей, внедрению унифицированной документации, изменению документооборота, выбору программного и технического обеспечения. На основе анализа результатов обследования и выработки рекомендаций приступают к проектированию АИС, а затем к ее внедрению. Только соблюдение всех этапов проектных работ дает необходимый экономический эффект от автоматизации экономических задач. Это главный вывод, который должен сделать студент при изучении дисциплины. Надо усвоить, что информационная система бухгалтерского учета проектируется как составная часть АИС. В создании АИС, наряду со специалистами по компьютерной обработке, активное участие должен принимать и бухгалтер-экономист. Он должен участвовать в обследовании информационной системы, делать постановку задачи, уметь проектировать новые документы, составлять классификаторы, подготавливать информацию для ее размещения в базу данных; давать предложения по совершенствованию программных продуктов и участвовать в их внедрении.
Второе - на что должен обратить внимание студент, это машинные программы, используемые в бухгалтерском учете. В общей схеме программного обеспечения, которое изучается на 2-ом курсе по дисциплине «Информатика», они названы функциональными пакетами. Таких пакетов в бухгалтерском учете великое множество. Это и индивидуальные и типовые проекты, которые разрабатываются многими специализированными фирмами. Изучение приведенной в теме 4 классификации этих пакетов и их характеристик ставит целью научить студентов ориентироваться в выборе пакетов для практического использования на предприятиях и организациях. Следует обратить внимание на использование в бухгалтерском учете корпоративных программ типа ERP (1, стр. 200-297) , обладающих широкими аналитическими возможностями, способными выполнять OLAP – технологии ( Online Analitig Prossesing ).
Третье - главное направление в изучении дисциплины - ознакомление с технологией компьютерной обработкой бухгалтерских задач, основными этапами и вариантами. Но теория немыслима без практики.
Поэтому для лучшего усвоения теоретических основ технологии машинной обработки студентам предлагается выполнение лабораторных заданий, с использованием типовых программных продуктов, в соответствии с методическими указаниями (7).
Для изучения дисциплины студенту необходимо, руководствуясь программой курса (6), самостоятельно проработать материал учебников: «Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем» (1) и «Информационные системы в экономике» (2), «Предметно-ориентированные экономические информационные системы» (12).
Для более углубленного изучения дисциплины и ее сложных проблем, служит компьютерная обучающая программа (КОПР) «Компьютерные информационные системы бухгалтерского учета».
Изучение дисциплины предусматривает, кроме того, самостоятельное выполнение лабораторных работ с использованием ПК по заданиям, помещенным в методических указаниях по их проведению, а также подготовку контрольной работы, с последующим собеседованием по ее результатам с тьютором или преподавателем кафедры АОЭИ, а также экзаменационный зачет по дисциплине.
Дисциплина «Компьютерные информационные системы бухгалтерского учета» относится к дисциплинам специализации и является завершающей в цикле дисциплин, связанных с изучением вычислительной техники и ее использованием в экономической работе.
Дисциплина базируется на знаниях, полученных ранее при изучении дисциплин: «Информатика» и «Информационные системы в экономике», а также специальных дисциплин по «Бухгалтерскому учету». Из курса «Информатика» студент должен знать характеристику вычислительных машин, в частности персональных компьютеров, вычислительных сетей, и программное обеспечение.
В курсе «Информационные системы в экономике» студент должен был усвоить общее понятие об Автоматизированных информационных системах (АИС), их структуру, методологию создания; состав функциональных и обеспечивающих подсистем. Для успешного усвоения предлагаемой дисциплины нужны теоретические знания информационного, программного и технологического обеспечения АИС, а также характерных особенностей Автоматизированных информационных технологий (АИТ).
Обратим внимание на цели, которые должен достигнуть студент в результате изучения дисциплины «Компьютерные информационные системы бухгалтерского учета»:
а) знать:
основные теоретические принципы создания и функционирования компьютерных информационных систем в бухгалтерском учете;
классификацию функциональных пакетов по бухгалтерскому учету и рынок программных продуктов;
использование бухгалтерских пакетов на малых, средних и крупных предприятиях.
б) уметь:
выполнять проектирование информационного обеспечения для компьютеризации бухгалтерского учета;
пользоваться готовыми программными средствами для автоматизации обработки учетных задач;
в) иметь представление:
о теоретических основах построения и организации автоматизированных информационных систем;
о критериях выбора программных продуктов;
об организационных формах использования технических средств.
При изучении дисциплины «Компьютерные информационные системы бухгалтерского учета» используется традиционная форма заочного обучения в сочетании с технологией дистанционного обучения.
С этой целью студент должен иметь следующий набор (кейс) учебно-методических материалов:
Учебное пособие «Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем» Брага В.В., Левкин А.А. -:М., Финстатинформ, 2001.
Учебник для вузов «Информационные системы в экономике» под ред. проф. Титоренко Г.А. М., ЮНИТИ, 2006.
Компьютерная обучающая программа (КОПР) по дисциплине «Компьютерные информационные системы бухгалтерского учета».
КОПР по дисциплине «Информатика».
КОПР по дисциплине «Информационные системы в экономике».
рабочая учебная программа по дисциплине «Компьютерные информационные системы бухгалтерского учета» М., ВЗФЭИ, 2011.
«Компьютерные информационные системы бухгалтерского учета»: методические указания по проведению лабораторной работы с использованием программы «1С: Бухгалтерия 8.0.» для решения задач бухгалтерского учета, М., ВЗФЭИ, 2008.
Методические указания по выполнению контрольной работы по дисциплине «Компьютерные информационные системы бухгалтерского учета». М.,ВЗФЭИ, 2007.
Учебное пособие «Информационные системы в экономике». Профессор Романов А.Н., профессор Одинцов Б.Е. – М., Вузовский учебник, 2006.
Информационные системы бухгалтерского учета. Под редакцией профессора Подольского В.И. – М., ЮНИТИ, 2005.
Обзорную (установочную) лекцию по дисциплине «Компьютерные информационные системы бухгалтерского учета».
Предметно-ориентированные экономические информационные системы. - М., Финансы и статистика, 2007.
1:С Бухгалтерия 8.0.-М.,ООО «1:С Паблишинг», 2007.
www.1c.ru .
После изучения установочной лекции ознакомьтесь с программой курса (6) и указаниями по проведению лабораторных занятий и написанию контрольной работы (7, 8). По каждой теме имеется перечень вопросов, который Вам необходимо изучить. Содержание тем в КОПР полностью соответствует темам программы. Изучение материала следует проводить одновременно по литературным источникам, на которые имеются ссылки в КОПР.
В КОПР по каждой теме приводится краткое содержание рассматриваемых вопросов, также указываются литературные источники.
В конце каждой темы студенту предлагается выполнить тесты для закрепления полученных знаний - это тесты для самоконтроля. После изучения дисциплины в КОПР имеется блок контрольных тестов, на которые студент должен ответить.
После изучения дисциплины и выполнения лабораторных занятий, необходимо выполнить контрольную работу на бумажном носителе. Указания о ее составлении приведены в методических указаниях (8).
В контрольной работе студент должен дать описание компьютерной обработки какого-либо участка бухгалтерского учета, строго придерживаясь плана, выполнить фрагмент ее компьютерной обработки. Там же приведен примерный перечень тем контрольных работ.
Прежде, чем перейти к освещению основного содержания тем курса, остановимся на актуальности и возрастающей необходимости знания этой дисциплины для современных специалистов-бухгалтеров. Дело в том, что переход к рыночным отношениям требует внедрения современной технологии управления организациями. Чтобы развивать свой бизнес, нужно многое и, в частности, умение считать деньги, товары, услуги, ресурсы. В бизнесе порой срок, отпущенный на принятие решений, измеряется часами. Для того, чтобы принять правильные решения, постоянно необходима оперативная и достоверная информация. Зная ситуацию на своем предприятии, можно решать проблему контроля его ресурсов, задачи оптимизации его деятельности и планирования дальнейшего развития. В таких динамичных и трудоемких сферах деятельности как производство, торговля роль информации возрастает многократно. Чем крупнее предприятие, тем больше информации надо собрать и анализировать для того, чтобы эффективно руководить. Решение проблем совершенствования управления связано с развитием автоматизированных информационных технологий и созданием на предприятиях, организациях фирмах Автоматизированных информационных систем ( EPR ), охватывающих весь комплекс функций управления. Особое значение имеет автоматизация бухгалтерского учета, где циркулируют огромные потоки экономической информации, используемые для решения вопросов оптимизации управления. Здесь сосредоточено примерно 60% всей информации предприятия. Закон «О бухгалтерском учете», учетная политика предприятия предусматривают ведение бухгалтерского учета на компьютере.
Изменения и нововведения последнего времени в экономике оказывают значительное влияние на бухгалтерский учет и анализ финансового состояния предприятия.
Особая роль отводится бухгалтерской информации, используемой для проведения анализа финансово – хозяйственной деятельности предприятия, осуществляемого OLAP – технологией.
Международные стандарты учета требуют новых знаний от бухгалтера, который перестает быть узким специалистом. Возрастают требования к объективной оценке финансового положения предприятия, а отсюда повышаются требования к квалификации бухгалтера, способного осуществить финансовую стратегию.
Значительно расширяется круг решаемых им вопросов. На современном этапе экономического развития бухгалтер в равной мере должен владеть методами оперативного, бухгалтерского, управленческого и налогового учета, а также финансового анализа. В новом качестве он может быть назван «финансовым менеджером», «бухгалтером-аналитиком», но овладение новыми методами работы немыслимо без использования вычислительной техники, освобождающего его от рутинной счетной работы.
Современные персональные компьютеры - сегодня необходимый инструмент в работе бухгалтера. Широкое их применение привело к появлению новых приемов и способов организации учета. Разработаны машиноориентируемые формы бухгалтерского учета. Отличительной их особенностью является возможность составления в автоматическом режиме различных бухгалтерских регистров, сводок, обобщающих учетную информацию в группировках, обеспечивающих функции управления, контроля и анализа.
Машинные программы ориентированы на автоматическое формирование первичных учетных документов и осуществление электронного документооборота; организацию обмена информацией между подразделениями в электронном виде; передачу регламентированных (законодательно установленных) отчетов в контролирующие органы на магнитных носителях и/или через Интернет. Подготовка отчетности осуществляется с использованием средств криптографической защиты для формирования электронно-цифровой подписи и шифрования документов.
Осуществляется быстрое оснащение организаций компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в учетных регистрах и на машинных носителях, осуществлять электронный обмен данными.
Значительно повышается спрос на специалиста, овладевшего методами ав томатизированной реализации бухгалтерских задач. На современном этапе развития компьютерной техники, информационного обеспечения, компьютерных бухгалтерских программ руководители предприятий предпочитают использовать труд высококвалифицированных бухгалтеров, чем содержать большой штат бухгалтерии. Персональные компьютеры, по сравнению с ранее используемыми техническими средствами, позволяют достигнуть необходимого экономического эффекта в обработке учетной информации. Развился рынок прикладных программных продуктов с широким спектром выполняемых функций.
Автоматизированными системами охвачены тысячи предприятий. Одна пятая всех персональных компьютеров используется в бухгалтерском учете. Потребности в обработке бухгалтерского учета формируют большой спрос на вычислительную технику и машинные программы. Их производство перешло на промышленную основу и стало одним из видов деятельности. Между фирмами, занимающимися компьютеризацией бухгалтерского учета ведется жесткая конкуренция, что заставляет их постоянно совершенствовать свою работу.
Созданы консалтинговые и франчайзинговые фирмы. Они выполняют весь комплекс работ по проектированию и созданию АИС, поставку технических средств и организацию вычислительной сети, обучение персонала, обслуживание и сопровождение системы.
Несомненным достижением многих программ последних версий является ориентация именно на бухгалтера нового типа, бухгалтера-аналитика.
Это в какой-то степени является освоением опыта зарубежных программ ( EPR ), которые ориентируют бухгалтера на выполнение финансового анализа, обоснование инвестиций денежных средств в условиях рынка, работу с ценными бумагами, связь с клиентами.
ERP -системы это на сегодняшний день наиболее продвинутые информационные технологии в системах управления экономическими объектами разного уровня сложности. На современном этапе ERP -система это набор интегрированных приложений, позволяющих создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес - операций предприятия, таких как производство, финансы, снабжение, сбыт, хранение, техническое обслуживание и т.д.
По объему решаемых задач ERP- системы условно можно сравнить с разрабатываемыми ранее автоматизированными системами управления предприятием (АСУП). Однако с точки зрения организации информационного и технологического обеспечения - это принципиально новый поход.
Важно подчеркнуть, что пользователями ERP- системы являются сотрудники всех подразделений предприятия от менеджера по продажам до рабочего, выполняющего конкретный заказ на производство.
Бизнес процесс характеризуется охватом всех видов операций с высокой степенью детализации. Так, например, заказ на продажу разделен на операции «Заказ открыт», «заказ выпущен», «заказ учтен». Главное, что за каждую операцию назначен конкретный ответственный, описано ее содержание, условия выполнения, конкретный ожидаемый результат, в том числе, и в виде полученной прибыли.
Далее, состав контролируемых операций выходит за рамки операций любой отдельной функции управления и более того, за рамки процессов, протекающих внутри фирмы. Так делается попытка минимизировать риски от отрицательного воздействия внешней среды на внутрифирменные процессы и соответственно увеличение жизненного цикла системы. Примером служит приложения «управление отношениями», «управление цепочками поставок» и др.
Главная ценность ERP-подхода состоит в том, что именно с его помощью на первый план в ИТ - индустрии выступила эффективность бизнес-операций.
Сегодня ERP-системы успешно функционируют в рамках клиент - серверных систем и включают на порядок больше функций и возможностей.
Автоматизация бухгалтерского учета, начиная с 50 годов XX столетия, насчитывает несколько периодов в своем развитии, зависящих в первую очередь от изменения форм взаимодействия машины и пользователя.
Персональные компьютеры в России начали внедряться в повседневную жизнь в 90-х годах.
Автоматизированные рабочие места стали элементом новой информационной технологии, обеспечивающей более эффективную организацию труда специалистов за счет автоматизации многообразных функций и организации доступа пользователя к электронной технике.
Бухгалтерия, оснащенная АРМ, становится электронной бухгалтерией.
Применение современных персональных ЭВМ в качестве технических средств АРМ бухгалтера позволяет, одновременно с организацией децентрализованной системы обработки учетных данных, осуществить интеграцию информационной базы данных учета, обеспечивающую взаимосвязанное отражение хозяйственных операций на счетах синтетического и аналитического учета, возможность организовать хранилище данных. Важнейшим преимуществом АРМ является возможность использования персональных компьютеров на малых и средних предприятиях.
Бухгалтер непосредственно участвует в вычислительном процессе и несет за него полную ответственность. Организация децентрализованной обработки способствует сокращению сроков обработки, повышению оперативности и достоверности учетных данных.
Технология обработки рассчитана на учетный персонал, не имеющий опыта работы с вычислительной техникой.
Безусловно, компьютерная программа не заменит грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, провести анализ, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.
Занять лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную структуру управления для повышения конкурентоспособности и получения максимальной прибыли - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В бухгалтерской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации. Принимаются более обоснованные финансовые и управленческие решения.
В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета, которые находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую систему, исходя из задач и имеющихся ресурсов.
При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.
Рассмотрим содержание учебного материала по дисциплине «Компьютерные информационные системы бухгалтерского учета». Предлагаемая для изучения дисциплина включает шесть тем.