8383
.pdfМИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего
образования «Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет»
Т.Е. Трофимова
Управление личным временем. Тайм – менеджмент.
Учебно-методическое пособие по подготовке к лекциям и практическим занятиям (включая рекомендации
обучающимся по организации самостоятельной работы)
для обучающихся по дисциплине Б.1.О.09 Управление личным временем. Тайм – менеджмент по направлению подготовки 13.03.01 Теплоэнергетика и теплотехника, направленность (профиль) Промышленная теплоэнергетика
Нижний Новгород
2022
МИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего
образования «Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет»
Т.Е. Трофимова
Управление личным временем. Тайм – менеджмент.
Учебно-методическое пособие по подготовке к лекциям и практическим занятиям (включая рекомендации
обучающимся по организации самостоятельной работы)
для обучающихся по дисциплине Б.1.О.09 Управление личным временем. Тайм – менеджмент по направлению подготовки 13.03.01 Теплоэнергетика и теплотехника, направленность (профиль) Промышленная теплоэнергетика
Нижний Новгород ННГАСУ
2022
УДК
Трофимова Т.Е. Управление личным временем. Тайм – менеджмент.. Название пособия : учебно-методическое пособие / Т.Е. Трофимова ; Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет. – Нижний Новгород : ННГАСУ, 2022. – 58 с. – Текст : электронный.
В пособии «Управление личным временем. Тайм – менеджмент» детально изложены важнейшие компетенции эффективного планирования времени на личном, корпоративном и командном уровнях. Системно раскрыты и грамотно изложены принципы, методы и правила достижения личной эффективности путем самомотивации и расстановки приоритетов. Пособие представляет возможность изучить понятия, суть, задачи техник тайм – менеджмента и начать их применение на практике.
Рассмотренные в пособии темы отражают общую логику изучаемого курса, сопровождаются выводами и вопросами для самостоятельной работы.
Предназначено для обучающихся в ННГАСУ» по дисциплине «Управление личным временем. Тайм – менеджмент», направлению подготовки 13.03.01 Теплоэнергетика и теплотехника, профилю Промышленная теплоэнергетика.
© Т.Е. Трофимова, 2022
© ННГАСУ, 2022
Введение |
6 |
|
1. |
Основы тайм-менеджмента |
7 |
|
1.1.Основные понятия тайм-менеджмента |
7 |
|
1.2.Концептуальные основы тайм-менеджмента |
9 |
|
1.3. Принципы тайм-менеджмента |
10 |
2. |
История становления и развития тайм-менеджмента |
12 |
3. |
Целеполагание и организация времени |
16 |
|
3.1 Подходы жизни |
17 |
|
3.2. Суть целеполагания |
19 |
|
3.3. Способы целеполагания |
20 |
|
3.4 Определение ценностей |
22 |
|
3.5.Цели и ключевые области жизни |
26 |
|
3.6.Техника постановки целей SMART |
27 |
4. |
Планирование и управление временем |
28 |
|
4.1. Основы планирования |
28 |
|
4.2. Преграды на пути эффективного планирования времени |
29 |
|
4.3. Контекстное планирование и виды задач |
31 |
|
4.4. Результато-ориентированное планирование |
32 |
|
4.5. Горизонты планирования |
33 |
|
4.6. Пирамида Франклина |
35 |
5. |
Поглотители времени: хронофаги |
37 |
|
5.1. Определение и основные виды поглотителей |
37 |
|
5.2. Сущность и задачи хронометража |
39 |
6. |
Обзор задач, его роль в принятии решений |
41 |
|
6.1 Суть обзора задач в тайм-менеджменте |
41 |
|
6.2. Инструменты создания обзора |
41 |
|
6.3. Контрольные списки |
42 |
|
6.4 Двухмерные графики |
43 |
|
6.5. Древовидные карты |
45 |
7. |
Приоритеты. Оптимизация расходов времени |
47 |
|
7.1. Матрица Эйзенхауэра как метод расстановки приоритетов |
47 |
|
7.2. Матрица многокритериальной оценки |
48 |
7.3. Определение приоритетности долгосрочных целей |
49 |
Самостоятельная работа студентов |
51 |
Тесты для подготовки к экзамену |
52 |
Глоссарий |
56 |
Введение
В современном мире успех руководителя зависит не только от того, насколько эффективно он управляет другими: не менее важную роль играет и умение менеджера управлять самим собой и рационально организовывать свою работу. Для будущего специалиста любой сферы деятельности важны способы овладения искусством управления собой и своим временем.
Управление временем – это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь сформировать и использовать полезные навыки, инструменты и методы при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов.
Актуальность курса «Тайм-менеджмент» определяется тем, что многие руководители, управляя теми или иными субъектами, недостаточно проявляют организованность, обязательность, не умеют рационально использовать рабочее свое и чужое время и т.п. Необходимо научиться планировать свое время. Планирование призвано обеспечить разумное использование самого ценного ресурса, его экономию и рациональное распределение как для плодотворной и успешной деятельности, так и для организованного отдыха.
После курса «Тайм-менеджмент» студент повысит свою способность к самоорганизации и самообразованию и сможет адекватно анализировать временные потери, рационально планировать свое рабочее и личное время, определять цель и призванные обеспечить ее достижения задачи в управлении временем, организовывать свое рабочее место, систему рабочих записей.
1. Основы тайм-менеджмента
1.1.Основные понятия тайм-менеджмента
Почти каждый человек рано или поздно сталкивается со следующей проблемой: все необходимо сделать быстро и сразу, а времени катастрофически ни на что не остается. Приходится недосыпать, брать работу на дом. Такие усилия приводят лишь к тому, что работа выполняется наспех, ее эффективность снижается, а уровень стресса возрастает во много раз.
Важно понимать, причина не в том, что накопилось слишком много дел,
ипричина не во времени. Причина – в неумении правильно планировать и использовать имеющееся время.
Невозможно постоянно работать в режиме многозадачности, держать в голове все встречи, звонки и письма, на которые нужно ответить. Кроме того, все эти задачи нужно распределить так, чтобы успеть в срок. Именно этого и позволяет добиться тайм-менеджмент – рационализировать время и расставить задачи в порядке их срочности и важности.
Тайм-менеджмент дословно переводиться как «управление временем». Время – это форма протекания физических и психических процессов, условие возможности изменения. Одно из основных понятий философии и физики, мера длительности существования всех объектов, характеристика последовательной смены их состояний и развития. В философии, время – это необратимое течение, протекающее лишь в одном направлении – из
прошлого, через настоящее в будущее.
Управление – это процесс прогнозирования, планирования, организации, мотивации, координации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь цели.
Тайм-менеджмент – это научное направление, позволяющее
использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями.
Тайм-менеджмент – это также система управления временем, которая включает в себя правила, принципы и техники, помогающие человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.
Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм-менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов
иизбежать хронической усталости. С помощью тайм-менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха.
Первоначально методики тайм-менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы
успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.
Тайм-менеджер – это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.
Процесс общения тайм-менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.
Тайм-менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.
Основные задачи тайм-менеджера включают:
анализ затрат времени на выполнение определенных задач;
постановка, формулирование и определение цели;
составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов;
реализация цели (анализ последовательности действий в соответствии
спланом);
составление списков дел, которые необходимо сделать;
фиксация времени с помощью хронометража.
Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:
Персональный (личный) тайм-менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
Профессиональный тайм-менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
Социальный тайм-менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.
В целом тайм-менеджмент – это практическая философия, основанная на понимании того, что время человеческой жизни – важнейший, но в то же время невосполнимый и постоянно сокращающийся ресурс.
1.2.Концептуальные основы тайм-менеджмента
Современный тайм-менеджмент – это комплексная система управления собой и своей деятельностью, состоящая из следующих основных элементов: формирование личностного самоопределения, разработка индивидуальной стратегии, используемые технологии, эффективность и философия. Эти элементы можно расположить в виде замкнутого цикла (рисунок 1.1).
Методы и технологии достижения цели.
Вопросы: Чем можно воспользоваться, что бы быстрее достигнуть намеченной цели?
Наблюдение за собой и своим временем. Самопознание.
Вопрос: Какой Я?
Философия.
Вопросы: Почему я ставлю именно такие, а не другие цели? Какие мои жизненные ценности? Какая моя миссия?
Планирование достижения своих целей. Выбор пути.
Вопросы: Как нужно идти, что бы
снаименьшими усилиями и в намеченный срок достичь поставленных целей?
Постановка целей.
Вопросы: Что я хочу? Куда идти?
Рисунок 1.1. Концепция тайм-менеджмента
Рассмотрим основные элементы концепции тайм-менеджмента.
Первый элемент – это «Наблюдение за собой и своим временем». Вопрос:
«Какой Я?» Для того, что бы сформулировать адекватные цели необходимо сначала изучить свои возможности и пределы: физические и психологические. Человеку надо хорошо знать и понимать свои потребности, возможности, способности, привычки и предпочтения. В познании себя могут помочь как методы самонаблюдения, так и психологические тесты. Этап наблюдения помогает в дальнейшем сформировать достаточно оптимальную и эффективную стратегию по достижению целей.
Второй элемент – «Постановка целей». Вопросы: «Что я хочу? Куда идти?». В данном случае, зная себя, зная свои потребности, мотивы своей деятельности, человек ставит себе цели не только на день или месяц, но и на
дальнейшую перспективу 5-10 лет, а также формирует цель жизни и генеральный план жизни. Цели отличаются от желаний прежде все формулировкой, они конкретные, реальные, четко сформулированные.
Третий элемент – «Планирование достижения своих целей. Выбор пути. Вопросы: Как нужно идти, что бы с наименьшими усилиями и в намеченный срок достичь поставленных целей?». На этом этапе происходит стратегическое и тактическое планирование, расстановка приоритетов, планирование задач. И если намечены долгосрочные цели, то они разбиваются на мелкие этапы и для каждого этапа прописываются действия и временной отрезок реализации – так планируются задачи на каждом шаге достижения долгосрочной цели.
Четвертый элемент – «Методы и технологии достижения цели». Вопросы: «Чем можно воспользоваться, что бы быстрее достигнуть намеченной цели?». Сюда относятся все те методы, методики, технологии, которые присутствую в настоящее время в огромном количестве и взяты из психологии, менеджмента, физиологии и других наук. Эти техники необходимо использовать для повышения рефлексии, совершенствования своих психофизиологических навыков, навыков постановке цели и в планировании. К таким техникам могут относиться: метод нейролингвистического программирования, метод ТРИЗ (теория решения изобретательских задач), техника скорочтения и другие.
Пятый элемент – «Философия жизни и времени». Вопросы: «Почему я ставлю именно такие, а не другие цели? Какие мои жизненные ценности?
Какая моя миссия?» Ставя и достигая своих целей, человек совершенствуется, меняет свои взгляды и предпочтения, начинает задумываться о смысле жизни, о важность своих целей. Зачастую люди на этом этапе задаются вопросами: «Почему я ставлю себе именно такие цели? Зачем мне то, чего я добиваюсь?» Все элементы тайм-менеджмент – это концептуальный подход к пониманию времени, как невосполнимого жизненного ресурса, включающий в себя философию времени, наблюдение, целеполагание, планирование, техники управления, и позволяющий комплексно управлять своим личным
временем.
1.3. Принципы тайм-менеджмента
Как любая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах. Выделяют следующие принципы управления временем.
1.Планирование.
Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения какихлибо действий. При этом для удобства можно использовать различные способы планирования – записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере. Наглядное