8383
.pdf
Рисунок 5.1. Динамика показателей
2. Техника сокращенного хронометража применяется в том случае,
когда выработана устойчивая привычка вести учет своего времени. При сокращенном ведении хронометража нет необходимости учитывать затраты времени на все ежедневные дела и задачи. Учет ведется только по 1 – 3 определенным показателям в течение периода, необходимого для их изменения до желаемого результата. При этом все шаги хронометража остаются неизменными.
6. Обзор задач, его роль в принятии решений
6.1 Суть обзора задач в тайм-менеджменте
Любая ситуация выбора и принятия решений связана с неопределенностью. Для того чтобы сделать выбор и начать действовать, необходимо иметь представления о ситуации, проблеме. Снять неопределенность и обозначить верные ориентиры можно с помощью обзора
– важного элемента структуры тайм-менеджмента.
Обзор – представление информации (задач, сроков, справочных данных), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязь элементов, дающее возможность эффективно принимать решения.
Суть обзора состоит в создании своеобразной картины, на которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали. Обзор не привязан ко времени. Он дает более наглядную картину ситуации и позволяет увидеть все возможности для решения тех или иных задач.
6.2. Инструменты создания обзора
Хороший обзор можно получить, используя совершенно различные инструменты. Главное – выполнять условие, делающее обзор эффективным средством принятия решений и достижения результатов: вся информация должна быть материализована. Все, что хранится в голове – ненадежно (можно забыть) и не дает полного представления о ситуации (нет наглядности). Внимание человека ограничено, и часть информации можно просто не
заметить, а именно эта часть может оказаться решающей и повлиять на исход дела.
Все инструменты, позволяющие легко и просто создать эффективный обзор, можно разделить на три большие группы:
контрольные списки;
двухмерные графики;
древовидные карты (mindmaps).
6.3.Контрольные списки
Один из самых простых и эффективных инструментов обзора. Позволяет быстро собрать необходимую информацию, является прекрасным инструментом самоконтроля.
Важно помнить, что контрольный список – это не жесткий план или алгоритм, он позволяет действовать более гибко, учитывая любые неожиданно возникающие изменения. Например, контрольный список, составленный к телефонному разговору, позволит задать любой вопрос из списка в любом месте разговора в зависимости от целесообразности момента, но при этом ни одного не забыть.
Примеры наиболее часто используемых контрольных списков:
1.Список вопросов к телефонному разговору.
2.Вопросы к новым клиентам.
3.Список тем и вопросов к совещанию.
4.Анкеты сбора информации.
5.Перечень необходимых мероприятий, действий.
6.Список задач.
7.Список задач на день – один из самых важных контрольных списков.
Правила составления контрольного списка:
все формулировки пунктов контрольного списка должны иметь результато-ориентированный вид;
список составляется в свободном порядке, что позволяет не забыть ни одной детали, вопроса, пункта;
количество пунктов в списке не должно быть большим. В соответствии со структурой внимания человекане больше 10 основных пунктов.
Использование «To do list»
Одним из простых и удобных инструментов тайм менеджмента является создание «To do list» – списка того, что нужно сделать. Это перечень задач на день, на неделю или другой четко очерченный период времени. Он составляется в хаотичном порядке, затем могут быть расставлены приоритеты.
Дневной список «To do list» может состоять из:
звонков;
встреч;
самостоятельной работы;
перемещений и других физических действий.
Недельный или месячный список «To do list»будет состоять из задач, требующих для решения целого ряда дневных действий, - он представляет собой список краткосрочных целей.
6.4 Двухмерные графики
При создании этого инструмента обзора используется принцип двухмерного представления информации. Двухмерный график в тайм – менеджменте представляет собой упрощенный вариант графика Гантта.
Использование двухмерного обзорного графика выполняет две основные функции в тайм-менеджменте:
помогает осуществлять контроль за исполнением задач;
помогает осуществить гибкое планирование задач со сложной структурой, имеющих вполне определенные сроки выполнения.
Виды двухмерных графиков:
1.Для планирования долгосрочных задач, целей, проектов.
2.Для планирования среднесрочных и краткосрочных задач.
3.Для планирования и контроля исполнения делегированных задач.
4.Для контроля регулярных задач.
Правила и шаги для создания двухмерного графика.
крупную задачу или проект разбиваем на подзадачи, которые записываем в левой колонке в произвольном порядке, как и для составления контрольного списка;
вводим второе измерение – время (календарные даты, дни, недели).
с помощью штриховки ячеек вдоль оси времени осуществляем привязку подзадач к периодам и срокам исполнения. Лучше использовать разные цвета.
Рисунок 6.1. График Гантта
График достаточно гибок, не нужно записывать подзадачи в строгой последовательности их выполнения, в случае возникновения изменений и необходимости пересмотра графика, на его исправление уйдет 5 – 10 минут.
График можно использовать и для контроля делегированных задач. Дополнительно вводится графа «Исполнители», позволяющая контролировать исполнение задач не только по срокам, но и по ответственным за решение задач лицам.
Помимо долгосрочных и краткосрочных проектов существуют рутинные, повседневные дела, которые нужно делать каждый день; когда их скапливается много – они замусоривают сознание и работу. Для осуществления контроля за их выполнением применяют «график регулярных задач».
В левой колонке приводятся виды наиболее часто встречающихся задач (уборка, оплата коммунальных счетов). Далее слева направо – колонки по календарным неделям. Выполнение задачи отмечается галочкой в соответствующей ячейке, невыполнение – прочерком. Если количество прочерков увеличивается, то это сигнализирует о невыполнении регулярной задачи.
Преимущества двухмерного графика как инструмента обзора:
1.Дает наглядное представление о структуре сложной задачи.
2.Обеспечивает четкий обзор всех подзадач.
3.Дает четкий обзор привязки всех задач к срокам исполнения.
4.Отражает взаимосвязи задач между собой, что немаловажно при работе над крупными проектами, так как нарушение этих взаимосвязей чаще всего и приводит к срыву сроков.
5.Позволяет осуществлять контроль делегированных задач, отслеживать работу исполнителей.
6.Гарантирует управляемость работы над сложной задачей.
7.Дает возможность укладываться в сроки.
6.5.Древовидные карты
Древовидные карты, или карты ума, представляют собой своеобразную систему планирования и ведения записей, позволяющую не только экономить время, но и использовать возможности мозга более эффективно, они способствуют развитию творчества, памяти и интеллекта.
Автором методики является английский психолог Тони Бьюзен, который сделал вывод о том, что записи, память и творчество связаны между собой. Поэтому комбинированные записи, состоящие из рисунков, надписей и соединенные между собой линиями, помогают максимально использовать возможности мозга и делать процесс работы над проблемой наиболее эффективным и рациональным.
Древовидная карта, или карта ума, (Mindmap) – это наиболее эффективный и простой способ организации мыслительной деятельности, основанный на использовании комбинированных записей (рисунок, слово, символ, линия).
Использование интеллект – карт в тайм-менеджменте наиболее эффективно и дает превосходные результаты при работе с проблемными ситуациями.
Древовидная карта позволяет увидеть картину проблемы целиком, учесть все детали, определить все возможности решения, увидеть все имеющиеся ресурсы, а также возможные направления и пути. Работа с проблемными ситуациями с помощью карты ума позволяет настроить сознание и подсознание на поиск нужной информации, позволяющей перевести проблему на уровень задачи.
Существует несколько форм древовидных карт, среди которых выделяют следующие:
лучшая стартовая форма – диагональный крест («Андреевский флаг»). Проста, есть место для новых веток. 4 луча.
«Звезда». К диагональному кресту добавляется верхняя ветка. 5
лучей.
«Снежинка». У нее вырастает один или два боковых луча. Они существенно меньше остальных, но это не мешает рассмотреть в последнюю очередь сложные аспекты проблемы. 6 лучей.
«Британский флаг» – 8 лучей.
Правила создания древовидной карты.
Шаг 1. Начинать нужно с центра листа. Мысль будет развиваться во всех направлениях без ограничений.
Шаг 2. Основная идея (проблема) обязательно выражается рисунком или символом. Рисунок активизирует мыслительную активность. Привлекает внимание, помогает сконцентрироваться. Возможно использование 1-2 ключевых слов для объяснения рисунка.
Шаг 3. В процессе нужно использовать разные цвета – чем больше, тем лучше. Это делает карту более выразительной, а процесс создания – более творческим.
Шаг 4. Главные ответвления должны быть соединены с рисунком в центре листа, а второстепенные и все остальные – друг с другом. При соединении ответвлений лучше запоминается информация.
Шаг 5. Ответвления обязательно должны быть изогнутыми. Прямые линии неинтересны мозгу, они утомляют. Изогнутые линии напоминают ветки дерева, привлекают внимание, делают работу с картой интересной для мозга и снижают утомляемость.
Шаг 6. На каждой линии должно быть 1– 2 ключевых слова. Это делает карту более выразительной, понятной.
Шаг 7. Нужно использовать как можно больше рисунков. Каждый рисунок может выразить около 1000 слов.
Рисунок 6.2. Схема ответвлений основной проблемы
Преимущества древовидной карты
1.Позволяет увидеть большой проект или проблему целиком, со всеми мелкими деталями, фактами и направлениями.
2.Помогает сделать правильный выбор, наиболее оптимальное направление дальнейшего движения.
3.Позволяет увидеть новые пути решения проблемы.
4.Облегчает запоминание и воспроизведение нужной информации.
Само рисование карты уже является осмыслением проблемы, и решение может быть найдено уже в процессе создания карты.
7. Приоритеты. Оптимизация расходов времени
Для того, чтобы уметь делать правильный выбор, нужно уметь расставлять приоритеты.
Расставлять приоритеты – значит принять решение по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное значение, какие – второстепенное.
Самый простой способ расставить приоритеты – оценить все дела по их важности и срочности. Сделать это возможно с помощью матрицы Эйзенхауэра.
7.1. Матрица Эйзенхауэра как метод расстановки приоритетов
Этот метод предложил генерал Дуайт Эйзенхауэр. Он составил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной организации своего времени.
Все дела по важности и срочности можно разделить на 4 категории.
Рисунок 7.1. Матрица Эйзенхауэра
А. Важные и срочные. Дела этой категории нужно сделать немедленно. Самое подходящее для них слово – «Аврал». (Завтра экзамен, а билеты не выучены).
В. Важные и несрочные. При невыполнении дела этой категории превращаются в категорию А. (написать клиенту, сходить в спортзал).
С. Неважные и срочные. Эти дела создают атмосферу суеты, суматохи, вечной спешки.(создание отчетов, заказ билетов).
D. Неважные и несрочные. К ним относятся поглотители времени, эти дела приятны и интересны. (рутинные работы, развлечения).
Преимущества матрицы Эйзенхауэра:
проста в использовании;
позволяет уменьшить количество неважных де;
помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.
Но если есть несколько вариантов решения задачи, но невозможно определить какой вариант будет предпочтительней. Для решения подобных ситуаций можно прибегнуть к методу расстановки приоритетов, который называется метод многокритериальной оценки.
7.2. Матрица многокритериальной оценки
Данный метод позволяет лучше понять и использовать систему приоритетов для принятия решений в ситуации выбора. Для этого нужно сделать пять шагов.
1.Определить критерии, по которым возможно оценить варианты (желательно оценить не более 5 – 7 критериев).
2.Взвесить критерии, определить их сравнительную важность (общая сумма весов должна быть равна 1).
3.Оценить варианты по каждому критерию (для оценки применяется трехбалльная шкала: 1 – плохо, 2 – хорошо, 3 – очень хорошо).
4.Подсчитать взвешенные оценки вариантов.
5.Выбрать самый оптимальный вариант.
Пример применения данного метода представлен на рисунке 7.2.
Рисунок 7.2. Принятие решения по методу многокритериальной оценки
Не существует единственно верного варианта матрицы. Для каждого человека она своя, и он делает выбор исходя из нее. Критерии матрицы зависят от профессии, особенностей характера, системы ценностей человека. При оценке одной и той же ситуации (и определении веса критерия) у разных людей они будут различные и, соответственно, результаты будут отличаться.
7.3. Определение приоритетности долгосрочных целей
Тратить время на главное – значит расставлять приоритеты в списке долгосрочных целей. Человек оказывается перед выбором, необходимостью расставить приоритеты в своих целях. Это не значит, что от каких – то целей придется отказаться навсегда – просто крайне важно определить, какие цели являются первоочередными в данный момент.
Помочь в данной ситуации может матрица многокритериальности. Необходимо составить таблицу, в левую колонку которой записать несколько своих ключевых целей, а в качестве критериев использовать 5– 7 ключевых ценностей.
Всем критериям нужно присвоить веса, а затем оценить каждую цель по каждому критерию (ценности). Баллы означают уровень ценности:
1- очень маленькая ценность;
2- средняя ценность;
3- очень большая ценность.
Затем подсчитаем интегрированные оценки вариантов (рисунок 7.3).
Рисунок 7.3. Расстановка приоритетов по методу многокритериальной оценки
Многокритериальная оценка позволяет сделать правильный выбор, не полагаясь на случай, а действуя осознанно и уверенно, опираясь на свою систему ценностей и приоритетов.