6371

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет»

Полянский Александр Георгиевич

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ В ТУРИЗМЕ

НА ПРИМЕРЕ MICROSOFT ACCESS

Учебно-методическое пособие по подготовке к лекциям и практическим занятиям по дисциплине

« Информационные технологии в туристской индустрии» для обучающихся по направлению подготовки 43.03.02 Туризм

профиль Технология и организация туроператорских и турагентских услуг

Нижний Новгород

2016

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет»

Полянский Александр Георгиевич

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ В ТУРИЗМЕ

НА ПРИМЕРЕ MICROSOFT ACCESS

Учебно-методическое пособие по подготовке к лекциям и практическим занятиям по дисциплине

« Информационные технологии в туристской индустрии» для обучающихся по направлению подготовки 43.03.02 Туризм

профиль Технология и организация туроператорских и турагентских услуг

Нижний Новгород

2016

2

УДК

Полянский А. Г. Системы управления базами данных в туризме на примере Microsoft Access [Электронный ресурс]: учеб. - метод. пос. / А. Г. Полянский; Нижегор. гос. архитектур. - строит. ун - т – Н. Новгород: ННГАСУ, 2016. – 93 с.; 1 электрон.

опт. диск (CD-RW)

Издание 2-е

Рецензенты:

В.И. Окулич – кандидат физико-математических наук, доцент, зав. кафедрой информа-

тики и информационных технологий Волго-Вятской академии государственной службы

С.В. Родионова – консультант Комитета охраны природы и управления природополь-

зованием Нижегородской области

Приведены указания по подготовке к лекциям и практическим занятиям по

дисциплине «Информационные технологии в туристской индустрии». Рассматриваются

основные возможности программы Microsoft Access на примере работы с базой данных

фирмы, занимающейся продажей туристских путевок. Выполнение представленных

заданий позволит научиться создавать отдельные таблицы и реляционную базу данных

в целом, работать с запросами, формами и отчетами.

Предназначено обучающимся в ННГАСУ для подготовки к практическим заня-

тиям по направлению подготовки 43.03.02 Туризм, профиль Технология и организация

туроператорских и турагентских услуг.

© А. Г. Полянский, 2016

© ННГАСУ, 2016.

5

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время использование персональных компьютеров (ПК)

является неотъемлемой частью деятельности любой фирмы. Хорошее зна-

ние ПК во многих случаях обязательно или очень желательно при устрой-

стве на работу. Наиболее используемым пакетом программ является Microsoft Offise.

Одна из программ названного пакета, присутствующая в нем с са-

мых первых версий – программа Microsoft Access, относящаяся к классу систем управления базами данных (СУБД). Она "… стала идеальным инст-

рументом для сбора, хранения и организации самых различных данных,

будь то кулинарные рецепты, каталоги звезд, названия книг, бухгалтерские отчеты…" [6] и другой информации.

Обучение специалистов – менеджеров по туризму – не предусмат-

ривает их теоретическую и практическую подготовку на уровне профес-

сиональных системных администраторов баз данных (БД). Цель раздела

"СУБД в туризме" дисциплины "Информационные технологии в турист-

ской индустрии" – дать общее представление о соответствующем классе программ. Применение этих программ на практике возможно как само-

стоятельное – создание и ведение простых БД, которые можно применить в офисной деятельности, так и при помощи специалиста соответствующе-

го профиля, создание и ведение более сложных БД для различных целей.

Целью пособия является описание основных возможностей про-

граммы Access и демонстрация их на конкретных примерах из сферы ту-

ристской деятельности.

В пособии рассматривается работа в Access версий Access-2003 и

более ранних. Особенности работы в Access-2007, отличающиеся от пре-

дыдущих версий, указываются в тексте предлагаемых заданий или в конце разделов, если это необходимо.

6

Существует важное отличие СУБД от других программ. После от-

крытия большинства программ автоматически создается новый (пустой)

файл, с которым можно сразу начинать работать: печатать текст в Word,

вводить числа в таблицу Exsel или слайды в презентацию PowerPoint и др.

В СУБД надо сначала создать структуру хотя бы одной таблицы и только потом можно вводить в нее нужные данные. Работа с единственной таб-

лицей, как правило, имеет немного смысла, поскольку преимущества СУБД проявляются при создании не одной, а нескольких взаимосвязанных таблиц. Поэтому перед началом работы непосредственно с компьютером необходимо выполнить самую сложную часть создания БД – проектирова-

ние информационной модели. "При наличии хорошей информационной модели задачи все остальное – дело техники" [5].

Возможности программы Access рассматриваются на примере БД фирмы, занимающейся турагентской деятельностью. Проектирование ин-

формационной модели выполнено автором и описано в настоящем посо-

бии. Учащимся предлагается реализация проекта. Упражнения для само-

стоятельного проектирования БД могут быть разработаны преподавателем дополнительно или взяты из существующей литературы, например [7,

с. 227-235].

Предлагаемые в пособии варианты решения той или иной задачи часто не являются единственными. Их выбор объясняется или наибольшей рациональностью, или необходимостью знакомства с возможностями про-

граммы в учебных целях, или особенностями учебного процесса.

В первой главе излагаются общие сведения о реляционных БД и системах управления БД: рассматриваются задачи СУБД, особенности структуры реляционных БД, поясняется терминология.

Во второй главе описывается процесс создания системы взаимосвя-

занных реляционных таблиц на примере БД турагентской фирмы.

7

В третьей главе рассматриваются возможности работы с информа-

цией, содержащейся в реляционной БД, при помощи запросов.

Вчетвертой главе рассматриваются компоненты, создаваемые для удобства работы с информацией – формы и отчеты.

Впятой главе рассматриваются некоторые возможности Access, как правило используемые реже – работа с макросами, использование кнопоч-

ной формы, наглядное представление информации с помощью диаграмм

Microsoft Exsel.

Пособие может использоваться студентами заочной формы обуче-

ния для самостоятельного изучения программы Microsoft Access и выпол-

нения предлагаемых заданий.

Автор выражает благодарность кандидату технических наук, про-

фессору М.Д. Папковой за ценные замечания, полученные в процессе ра-

боты над пособием.

Международный институт экономики, права и менеджмента

8

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О РЕЛЯЦИОННЫХ БАЗАХ

ДАННЫХ

1.1. Задачи автоматизированных информационных систем

Автоматизированная информационная система (АИС) – это аппа-

ратно-программный комплекс, предназначенный для работы с тем или иным видом информации.

Под термином "аппаратный комплекс" понимается электронно-

вычислительная техника: компьютеры, средства ввода информации и управления системой (клавиатура, мышь, сканер), средства вывода инфор-

мации (например, принтеры ), сетевые коммуникации и др.

Под термином "программный комплекс" понимается комплекс про-

грамм, использование которых необходимо при работе с компьютером. Он включает в себя не только специализированные прикладные программы,

но и системные программы (например операционную систему, драйверы клавиатуры и мыши и др.), без которых работа прикладных программ не-

возможна. Таким образом, даже для работы на персональном компьютере необходимо наличие именно аппаратно-программного комплекса. Под-

робное его рассмотрение выходит за рамки настоящего курса, который по-

священ лишь одной его части – непосредственно программам класса СУБД, рассматриваемым на примере Ms Access.

АИС предназначены для проведения ряда операций с информацией. 1. Ввод данных. Для того, чтобы упростить любую работу, надо сначала приложить некоторые усилия или понести некоторые затраты. На то, чтобы ввести информацию в компьютер (перевести ее в электронную форму) тратится дополнительное время и труд пользователя. При даль-

нейших операциях приложенные усилия окупаются многократно.

9

АИС позволяют в ряде случаев автоматизировать ввод части ин-

формации, избегать появления случайных ошибок, а также контролировать вводимые данные.

2. Сохранение. Преимущества хранения информации в электронном виде по сравнению с хранением на бумаге следующие:

–информация занимает меньше места;

–несравненно упрощается создание резервных копий;

–возможна защита от постороннего (несанкционированного) дос-

тупа при помощи паролей.

3. Изменение (синонимы – редактирование, модификация). Оно может производиться как вручную, так и автоматизировано, с применени-

ем запросов – условий на операции с данными, заданных пользователем

(подробно рассмотрены в главе 3). Измененная информация также сохра-

няется.

К модификации можно отнести также изменение порядка располо-

жения данных и их структуры – сортировку, объединение и т.д.

4. Анализ и получение новой информации. Арифметические и ста-

тистические расчеты в СУБД выполняются при помощи запросов, предна-

значенных для названных целей.

5. Поиск и выборка данных. АИС располагают набором инструмен-

тов для быстрого выполнения названных действий.

6. Представление информации в удобном для просмотра (нагляд-

ном) виде. Средствами являются, в частности, возможности оформления – выделение цветом, использование многочисленных параметров формати-

рования текстов, таблиц и др. Также существуют возможности визуализа-

ции информации в виде, отличном от исходного, например, показ содер-

жания таблиц при помощи диаграмм.