6371

40

около года и более не рассматриваются). Указанное свойство устанавлива-

ется в строке (раскрывающемся списке) "Размер поля" на вкладке "Об-

щие", расположенной в левой нижней части окна конструктора в области

"Свойства поля".

* – поле добавляется позже, после создания соответствующей таблицы ("Фир-

мы", п. 2.4).

По условию работы в таблицу "Туры" вводятся стоимости туров в валюте принимающей страны. На территории России продажа туров воз-

можна только за рубли. Именно эта стоимость, которая может быть рас-

считана с помощью соответствующего запроса (см. раздел 3.7), интересует клиента. В то же время иностранные контрагенты анонсируют стоимость своих услуг в валюте, поэтому вводить именно ее в таблицу, предназна-

ченную для внутреннего употребления, вполне оправданно.

В случае отсутствия в рекламных объявлениях названий туров предлагается придумать их самостоятельно. Также самостоятельно могут быть заданы продолжительность и стоимость тура с учетом реалий и здра-

вого смысла. Вид отдыха выбирается из значений данного реквизита, ис-

ходя из характера тура.

41

Создание новых таблиц в Access–2007 имеет некоторые особенно-

сти. Например, структуру таблицы можно задать непосредственно в режи-

ме таблицы.

При открытии пустой БД на экране появляется автоматически соз-

данная таблица из трех столбцов. Первый столбец назван "Код" и предна-

значен для создания ключевого поля. Второй столбец (пустой, озаглавлен-

ный "Добавить поле") предназначен для создания следующего поля.

Для переименования поля надо вызвать быстрое меню его заголов-

ка (ячейки, где находится имя поля) и выбрать команду "Переименовать столбец". Изменить тип данных можно с помощью соответствующего рас-

крывающегося списка в группе кнопок "Форматирование и тип данных",

находящихся на ленте на вкладке "Таблица".

Для задания ключевого поля надо выделить его и нажать кнопку

"Ключевое поле" группы "Сервис" на вкладке "Конструктор".

После задания структуры таблицы можно выйти из режима конст-

руктора в режим таблицы для ввода данных. Режим выбирается с помо-

щью раскрывающегося списка – единственной кнопки из группы "Режи-

мы". При переходе к режиму таблицы в случае изменения структуры про-

грамма предлагает ее сохранить. При первом сохранении рекомендуется переименовать таблицу, удалив предлагаемое по умолчанию название

"Таблица1" и введя нужное название с клавиатуры.

Другой способ переключения режимов работы с компонентом БД – выбор быстрого меню компонента нажатием правой кнопки мыши на пик-

тограмме рядом с именем компонента в заголовке окна и выбор в быстром меню нужного режима.

В Access–2007 существует еще один режим работы с компонентами БД – режим макета, который по своим возможностям представляет нечто среднее между режимами компонента и конструктора.

42

Для создания следующей таблицы надо выбрать одну из кнопок вкладки "Создание" группы "Таблица": "Конструктор таблиц" – для зада-

ния структуры в режиме конструктора или "Таблица" – для задания струк-

туры непосредственно в режиме таблицы. При создании таблиц с неболь-

шим числом полей (таблицы "Валюта", "ВидОтдыха", "МестоОтдыха")

проще работать в режиме таблицы. При создании таблиц с большим чис-

лом полей и задании их свойств, отличных от присваиваемых по умолча-

нию, проще работать в режиме конструктора (таблицы "Страны", "Туры").

Задать мастер подстановок в Access–2007 можно также непосредст-

венно в режиме таблицы. Для этого надо вызвать быстрое меню заголовка

(как правило, пустого столбца) и выбрать команду "Столбец подстановок".

Альтернативный вариант – выделить нужное поле и выбрать ту же коман-

ду в группе кнопок "Поля и столбцы" на вкладке "Режим таблицы". Запус-

кается мастер подстановок. Дальнейшие действия практически аналогичны предыдущим версиям программы.

2.4. Мастер таблиц. Некоторые свойства полей

Мастер таблиц позволяет создавать таблицы с использованием уже готовой структуры, поля которых наиболее соответствуют реквизитам объектов нужного класса. Данный способ создания таблиц рассматривает-

ся на примере таблицы "Фирмы".

Задание А. Создать структуру таблицы "Фирмы" согласно приве-

денному ниже описанию.

В ранних версиях Access в окне базы данных выбираем "Создание таблицы с помощью мастера". В окне "Создание таблиц" надо выбрать об-

разец из представленных в списке в левой части окна. Предлагается вы-

брать образец "Поставщики" из группы "Деловые", структура которого наиболее близка к таблице, предназначенной для сведений об организа-

ции-контрагенте.

43

В средней части окна представлены образцы полей. Во вновь созда-

ваемую таблицу можно включить все поля нажатием кнопки " >> ", но, как правило, лучше выбрать группу полей, наиболее подходящую для нужного класса объектов конкретной БД. Для этого надо поочередно выделять щелчком эти поля в списке и нажимать кнопку " > ".

Обязательным является поле "КодПоставщика". По условиям зада-

ния надо также выбрать поля "НазваниеПоставщика", "Адрес", "НомерТе-

лефона" и "УсловияОплаты". Рекомендуется сразу переименовать некото-

рые поля, а именно "КодПоставщика" на "КодФирмы" и "НазваниеПо-

ставщика" на "НазваниеФирмы". Для этого надо выделить нужное поле и нажать кнопку "Переименовать поле…" в правом нижнем углу окна.

Следующий шаг – задание имени для создаваемой таблицы (стереть

"Поставщики" и написать "Фирмы"), а также выбрать способ определения ключа. Ключевым задается поле "КодФирмы", которому программой по умолчанию присвоен тип "Счетчик". Поэтому переключатель вариантов способа определения ключа оставляется в положении "Microsoft Access

автоматически определяет ключ".

Таблица 6

Следующий шаг – задание связей с другими таблицами, – пропус-

каем (кнопка "Далее"). На последнем шагу рекомендуется поставить пере-

44

ключатель в положение "Изменить структуру таблицы" с целью ее дора-

ботки в режиме конструктора и нажать "Готово".

В Access-2007 создание таблицы по образцу выполняется иначе. На вкладке "Создание" в группе "Таблицы" выбирается кнопка "Шаблоны таблиц", а в ней – нужный шаблон. Далее структуру созданной таблицы можно изменить в режиме конструктора.

По условию работы выбирается шаблон "Контакты". В созданной таблице надо оставить следующие поля: "Код", "Организация", "Обра-

щатьсяК", "Рабочий телефон", "Адрес", добавить поле "Условия оплаты".

В режиме конструктора надо удалить лишние поля, для чего строку со све-

дениями об определенном поле надо выделить щелчком на прямоугольни-

ке слева от столбца "Имя поля" и в быстром меню дать команду "Удалить строки". Также в режиме конструктора рекомендуется переименовать поля в соответствии с табл. 6 чтобы избежать путаницы в дальнейшем.

Чтобы переименовать таблицу "Контакты" на "Фирмы" надо щелк-

нуть правой кнопкой мыши на названии таблицы в области данных и в бы-

стром меню выбрать нужную команду.

Необходимо провести доработку структуры таблицы "Фирмы". Ал-

горитм одинаков во всех версиях Access.

На примере таблицы "Фирмы" рассмотрим некоторые свойства по-

лей, которые задаются в ячейках вкладки "Общие" в области "Свойства поля" конструктора таблиц.

Маска ввода. Иногда значение поля представляется в некоторой стандартной форме. Так, семизначные номера телефонов записываются обычно следующим образом: три цифры-(дефис)две цифры-(дефис)две цифры. Номер сотового телефона состоит из 10 цифр, не считая цифры 8 в

начале. Для удобства ввода подобных значений можно использовать свой-

ство поля "Маска ввода". В окне конструктора на вкладке "Общие" надо выбрать соответствующую строчку и ввести в нее нужные символы. Про-

45

грамма интерпретирует большинство из них как константы, то есть не из-

меняемую часть маски, а некоторые – как пустое место, оставленное для ввода или любого символа, или определенной группы символов. Так, для последующего обязательного ввода цифры надо в маске ввода набрать 0 (нуль), а для необязательного ввода любого символа или пробела – англий-

скую букву С, причем обязательно большую (регистр имеет значение).

Пример. Для ввода семизначного номера телефона надо ввести

000-00-00, номер сотового телефона можно ввести в следующем формате: 8-000-000-00-00. Если приводятся телефоны в определенном городе с ука-

занием междугороднего кода, то сам код можно ввести как константу, а

вместо цифр внутригородского номера поставить нули. Например, для Нижнего Новгорода маска ввода номеров телефонов в указанном формате будет выглядеть так: 8-(831)-000-00-00.

Для кодирования маски ввода программа использует также кавыч-

ки, обозначающие часть, являющуюся текстовой константой, и косую чер-

ту \, которая показывает, что следующий за ней символ также является текстовой константой. Упомянутую кодировку программа производит са-

мостоятельно. Например, маска ввода номеров междугородних телефонов автоматически принимает в окне конструктора вид "8-(831)-"000\-00\-00.

В случае, если 0 (нуль) является константой, пользователю надо са-

мостоятельно ввести перед ним косую черту.

Задание Б. Установить маску ввода для поля "НомерТелефона"

таблицы "Фирмы". Для этого в режиме конструктора выделить указанное поле, а затем поставить курсор в окошко "Маска ввода" на вкладке "Об-

щие", расположенной в левой нижней части окна конструктора в области

"Свойства поля". Набрать с клавиатуры 8-(831)-000-00-00. Убедиться, что программа выполнила кодирование – установку кавычек и косых черт как указано выше.

46

Значение по умолчанию. С помощью названного свойства можно ввести часть характеристики, общую для всех объектов. В отличие от мас-

ки ввода значение по умолчанию может быть изменено непосредственно в режиме таблицы. Рассмотрим задание указанного свойства на примере по-

ля "Адрес" таблицы "Фирма".

Общий вид адреса: название населенного пункта – Н. Новгород (по условию работы общее для всех фирм); название улицы (бульвара, про-

спекта, переулка); номер дома, который может быть дробным, включать номер корпуса или литеры А, Б и др.; номер квартиры (комнаты, кабинета,

офиса), который может и отсутствовать. Общими для всех адресов, кроме названия города, будет сокращение "ул." – улица, которое в случаях ис-

ключений можно поменять на "пер." – переулок, "пр." – проспект и др., а

также сокращение "д." – дом.

Задание В. Установить значение по умолчанию для поля "Адрес"

таблицы "Фирмы". Для этого в режиме конструктора выделить указанное поле, а затем поставить курсор в окошко "Значение по умолчанию" на вкладке "Общие", расположенной в левой нижней части окна конструктора в области "Свойства поля". Далее набрать с клавиатуры "Н.Новгород,

ул. , д. "

Для поля "УсловияОплаты" предлагается изменить тип поля и ис-

пользовать фиксированный набор значений мастера подстановок. Вводи-

мый в поле реквизит может иметь (по условию работы) следующие значе-

ния: "Предоплата"; "Обычные"; "Кредит". Технология использования мас-

тера подстановок описана в разделе 2.3.

Задание Г. Заполнить созданную таблицу "Фирмы", используя имеющиеся в задании исходные данные, а при отсутствии некоторых из них (например, условий оплаты для конкретных фирм) ввести их произ-

вольно. После создания таблицы "Фирмы" ввести поле "НазваниеФирмы"

в таблицу "Туры" с помощью мастера подстановок в режиме конструктора

47

(технология работы в режиме конструктора описана в разделе 2.3) и далее заполнить это поле в режиме таблицы.

2.5Обеспечение целостности данных

Вразделе 1.4 говорилось о необходимости создания связей между таблицами. Связи типа "Один-ко-многим" создаются автоматически при использовании мастера подстановок. Для просмотра существующих свя-

зей, корректировки их характеристик и создания новых связей предназна-

чено окно "Схема данных". В нем отображаются таблицы, списки полей в каждой из них, а также стрелками показаны связи между полями разных таблиц.

Окно "Схема данных" открывается командой "Сервис" – " Схема данных" или соответствующей кнопкой на панели инструментов при ак-

тивном окне "Базы данных" (в Access–2007 – кнопка "Схема данных" на вкладке "Работа с базами данных" в группе "Показать или скрыть"). Если какой-либо таблицы в схеме нет, то надо вызвать быстрое меню (щелчок правой кнопкой мыши в пустом месте окна) и дать команду "Добавить таблицу". Для корректной работы БД предлагается задать в указанном ок-

не необходимые характеристики связей.

Внимание! Чтобы успешно изменить свойства связей, рекоменду-

ется перед входом в окно "Схема данных" закрыть все компоненты БД.

Для задания характеристик определенной связи надо вызвать бы-

строе меню связи (щелчок правой кнопкой мыши в пустом месте окна) и

выбрать команду "Изменить связь".

При включении флажка "Обеспечение целостности данных" фикси-

руется жесткая связь между записями исходной и связанной таблиц. При создании новой записи в связанной таблице становится обязательным вве-

дение какого-либо значения показателя из исходной таблицы. Также ста-

новятся доступными две другие опции связи.

48

После включения флажка "Каскадное обновление связанных полей"

будет происходить одновременное изменение содержимого ячеек как в ис-

ходной таблице, так и в связанных. Например, если фирма изменила на-

звание, то изменять его в таблице "Туры" во всех записях о турах данной фирмы нерационально. Достаточно редактировать название в таблице

"Фирма".

После включения флажка "Каскадное удаление связанных полей"

будет происходить одновременное удаление данных об определенном объ-

екте в исходной таблице и всех связанных записей в связаннных таблицах.

Например, при прекращении туров в какую-либо страну из-за произошед-

шего в ней переворота и начала вооруженного конфликта появилась необ-

ходимость удалить из БД все туры в эту страну. Достаточно удалить на-

звание страны из таблицы "Страны", и будут автоматически удалены все записи о местах отдыха в этой стране и все записи о турах, проходящих на таких местах отдыха. Подобное произойдет в случае, когда характеристика

"Каскадное удаление связанных полей" задано как для связи между табли-

цами "Страна" и "МестоОтдыха", так и для связи между таблицами "Ме-

стоОтдыха" и "Туры".

Для корректной работы создаваемых позже запросов стоит также установить параметры объединения связей, что можно сделать в соответ-

ствующем диалоговом окне после нажатия кнопки "Объединение…". Ре-

комендуется включить "Объединение ВСЕХ записей из "/название связан-

ной таблицы/" и только тех записей из "/название исходной таблицы/", в

которых связанные поля совпадают" (третий пункт в окне "Параметры объединения").

После установки и проверки свойств всех связей БД готова к рабо-

те. Схема данных должна принять вид, показанный на рис. 3.

49

3.ЗАПРОСЫ

3.1.Общие сведения о запросах. Создание запроса

спомощью конструктора

Запрос – это условие на выполнение СУБД определенного действия с данными.

С точки зрения задач АИС (см. раздел 1.1) запросы можно разде-

лить на несколько групп.

1. Запросы, предназначенные для поиска и выборки определенной информации из имеющейся в БД, а также для представления информации в удобном для пользователя виде. В Access это некоторые запросы из груп-

пы запросов на выборку.

2. Запросы для автоматизации изменения с последующим сохране-

нием информации в БД. В Access это запросы на добавление и на удале-

ние, в некоторых случаях – запросы на обновление.

3. Запросы для получения новой информации путем математиче-

ских расчетов. Их проведение возможно в запросах любой группы Microsoft Access.

Внешне запрос имеет вид таблицы, в которой отображены поля из одной или нескольких таблиц или ранее созданных запросов (далее – ис-

ходных компонентов). В запросе могут быть представлены или все записи из исходных компонентов, или часть записей, отобранных по заданному признаку, или новые записи, созданные на основе преобразования содер-

жания существующих записей (запросы итоговые и перекрестные).

Существует два способа создания запросов, аналогичные способам создания таблиц – с помощью мастера и с помощью конструктора. Прин-

ципиальной разницы между ними нет. В обоих случаях сначала произво-

дится выбор исходных компонентов, потом выбор нужных полей в каждом из них. Если при создании запроса используется большое количество ис-