книги / Экологическое аудирование
..pdfПодготовка заключения по результатам аудита
Группа по аудиту до заключительного совещания должна выполнить следующее:
а) проанализировать наблюдения аудита и другую соот ветствующую информацию, собранную во время аудита, на со ответствие его целям;
б) согласовать заключение по результатам аудита с учетом элемента неопределенности;
в) подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита;
г) обсудить последующие аудиты.
Проведение заключительного совещания
Цель заключительного совещ анияпредставить на блюдения и заключение по аудиту таким образом, чтобы они были поняты и признаны проверяемой организацией, и было дано согласие с ее стороны на проведение корректирующих действий в определенные сроки.
Участники заключительного совещания должны представ лять проверяемую организацию, клиента и другие стороны.
Совещание должно быть официальным, с ведением прото кола и регистрацией присутствующих. Заключительное совеща ние проводится под председательством руководителя группы по аудиту вместе с руководством организации и ответственными за проверяемые функции.
Любые разногласия по наблюдениям и заключению между группой по аудиту и проверяемой организацией должны быть обсуждены и при возможности разрешены. Если нет единого мнения, то разногласия должны быть зарегистрированы.
Если предусмотрено целями аудита, то руководитель группы должен представить рекомендации по улучшению си туации. Но подчеркивается, что это необязательно.
3.8. Подготовка, утверждение и рассылка
ОТЧЕТА ПО АУДИТУ
Подготовка отчета по аудиту
Руководитель группы несет ответственность за подготовку и содержание отчета по аудиту.
Отчет по аудиту должен содержать полную, точную и понятную запись.
В него должны быть включены следующие сведения (или сделана ссылка на них):
а) цели аудита; б) область аудита, в частности идентификация организаци
онных и функциональных единиц или процессов; в) идентификация клиента; г) идентификация членов группы;
д) даты и места проведение аудита «на месте»; е) критерии аудита; ж) наблюдения; з) заключения.
Отчет по аудиту должен также включать следующее (или ссылку на указанное далее):
и) план аудита; к) список представителей проверяемой организации;
л) итоги аудита, включая любые препятствия при его проведении;
м) подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита и в соответствии с его планом;
н) области, не охваченные аудитом, но входящие в его сферу;
о) неразрешенные проблемы между группой по аудиту и проверяемой организацией;
п) рекомендации, направленные на улучшение ситуации, если это предусмотрено целями аудита;
р) согласованные планы последующих аудитов; с) сообщения о конфиденциальности сведений; т) список рассылки отчета по аудиту.
Утверждение и рассылка отчета Отчет по аудиту должен быть оформлен в согласованные
сроки. Если это невозможно, то о причинах отсрочки необходи мо сообщить клиенту и согласовать новые даты.
Отчет по аудиту должен быть датирован, проанализиро ван, утвержден в соответствии с процедурами программы ауди та. Отчет рассылается получателям, указанным клиентом.
Отчет по аудиту является собственностью клиента, и конфиденциальность должна строго соблюдаться группой по аудиту и всеми получателями.
3.9. Завершение аудита
Хранение документов Документы, имеющие отношение к аудиту, должны хра
ниться или изыматься в соответствии с процедурами програм мы аудита, соглашением между сторонами и контрактными требованиями.
Окончание аудита Аудит завершается, когда работа, предусмотренная планом,
закончена и утвержденный отчет по аудиту разослан.
Проведение последующих аудитов В заключении аудита может содержаться указание на
выполнение корректирующих, предупреждающих действий и действий по улучшению (при необходимости).
Завершение и результативность корректирующих действий проверяются согласно соответствующей процедуре. Эта верифи кация может быть частью последующего аудита.
Классификация несоответствий
♦Основана на влиянии на систему.
♦Не учитывает влияние на качество продукции, загряз нения окружающей среды, травматизм.
♦Не учитывает финансовые показатели.
Существенное несоответствие
♦Не учитывается требование стандарта или другого кри терия аудита.
♦Требование не выполняется систематически.
Несущественное несоответствие
Однократное отклонение от требований QMS, EMS, OHMS. Несущественное несоответствие может иметь неблаго приятные последствия для системы менеджмента или финан
совых показателей!
Сценарий 1 (рис. 4.1)
Рассмотрим производство - отдел оптики W-4. Утренняя смена.
- 4 работника из 18 не имеют на голове защитных нейло новых шапочек. Средства защиты можно получить на входе.
-Согласно WI4-01, пункту 6, необходимо, чтобы все ра ботники при входе в W-4 надевали защитные нейлоновые ша почки. С инструкцией можно ознакомиться на входе.
Сценарий 2 (рис. 4.2)
Рассматривается производствообработка тонколисто вых металлов. Участок W-6.
Установка КТ 1 0 - контроль размеров по чертежам ТТ-100-01, ТТ-100-02 (утвержденным для производства). На чертежах указаны только номинальные размеры. Отсутствуют допуски. Сверка с отделом проектирования по допускам не проводится.
подразделение: Оптика W-4 |
|
|
Отчет об отклонениях №: |
1 |
|
Норма/свод правил: |
Процесс: |
Элемент: ИСО 9000, П. 6.4 |
Описание отклоненил:
В утренней смене 4 работника из 18 не имели на голове защитных нейлоновых шапочек. Средства защиты можно было получить на входе. Согласно WI4-01, пункту 6, необходимо, чтобы все работники при входе в W-4 надевали защитные нейлоновые шапочки.
Стандарт требует от поставщика предоставить соответствующие условия работы.
Отклонение установленное на основе протокола И»: 1 Причины отклонения:
Значимость отклонения: □ |
малозначительное |
А |
незначительное |
|
|||
□ |
значительное |
|
|
Необходим повторный аудит: □ да |
|
|
|
Аудиторы: Яшин Е.П. |
Дата: 20.08.2002 г |
Рис. 4.1. Форма регистрации несоответствия по сценарию 1
подразделение: Отдел проектирования
Отчет об отклонениях N9: |
2 |
|
Норма/свод правил: |
Процесс: |
Элемент: |
Описание отклонения;
Контроль размеров выполнялся по чертежам ТТ-100-01, ТТ-100-02. Нив чертежах, ни в иной документации не указаны допуски на размер.
Стандарт в п.7.3.3(c) требует, чтобы выходные данные проекта содержали критерии приемки или ссылку на них
Отклонение установленное на основе протокола № : 1
Причины отклонения:
Значимость отклонения: П |
малозначительное |
□ незначительное |
щU |
рачительноеpant |
|
Необходим повторный аудит :Ш да |
□ нет |
|
Аудиторы: Яшин ЕЛ. |
|
Дата: 20.08.2002 г. |
Рис. 4.2. Форма регистрации несоответствия
по сценарию 2
Сценарий 3 (рис. 4.3)
Отдел обслуживания, утренняя смена.
Баллон с ацетиленом доставлен, но хранится на небезо пасной территории.
WI4-01 (пункт 6) требует, чтобы после доставки все огне опасные газы хранились в безопасном месте.
Подразделения: Отдел обслуживания
Отчет об отклонениях Н»: 3
Норма /свод правил: Процесс: Элемент: ИСО 14001, 4.4.6
Описание отклонения:
Во время утренней смены АЦЕТИЛЕН был оставлен на небезопасной территории.
WI4-01, пункт 6, требует, чтобы огнеопасные газы хранились в безопасном месте.
Отклонение установленное не осиоое протоколе H i : 1
Причины отклонения:
Значимость отклонениях О |
малозначительное |
4 |
|
||
□ |
значительное |
|
Необходим поеторный аудит : □ да |
|
|
Аудиторы: Яшин Е.П. |
Дата: 20.08.2002 г. |
Рис. 4.3. Форма регистрации несоответствия по сценарию 3
Сценарий 4 (рис. 4.4)
При проведении 20.05.02 аудита СУОС нефтеперерабаты вающей компании 0MV представитель системы экологического менеджмента не представил целевые и плановые экологические показатели компании на 2002 г.
Процедура № ИК-ИК (п. 2.4.5) требует, чтобы компания документально оформляла свои целевые показатели ежегодно, в срок до 15.01.
подразделамив: Представитель СУОС
Отчвпгоб откпонаммях № : |
4 |
|
Норма/свод правил: |
Процесс: |
Элемент: ИСО 14001, 4.3.3 |
Описание отклонения:
В компании не установлены документированные целевые и плановые экологические показатели на 2002 г.
Процедура № ИК-ИК (п.2.4.5) требует, чтобы компания документально оформляла свои целевые показатели ежегодно, в срок до 15.01.
Отклонение установленное на ооюее протокола И» : 1
3 |
|
О незначительное |
малозначительное |
||
значительное |
|
|
Необходим повторный аудит :(1 Я |
|
Пнет |
Аудиторы: Яшин Е.П. |
Дате: 20.08.2002 г. |
Рис. 4.4. Форма регистрации несоответствия по сценарию 4
Требование профессиональной осторожности к аудиторам может быть выполнено с учетом следующих рекомендаций к действию:
Внимание!
♦Не делайте скоропалительных выводов!
♦Не судите по первому впечатлению!
♦Убедитесь, что у вас достаточно доказательств!
♦Убедитесь, что доказательства объективны!
♦Если сомневаетесь, изучите ситуацию!
♦Определите направление дальнейшего изучения.
Пример ведения заметок
Производство - лакокрасочное.
Манометр № 017на приборе нет информации о калиб ровке.
Проверить: назначение. Влияет ли на качество, окружаю щую среду, промышленную безопасность?
Нужна ли калибровка?
Производилась ли калибровка? Если «да», посмотри записи. Почему на приборе нет информации?
Проверить процедуру.
Корректирующее действие
Действие, предпринятое для устранения причин выявлен ного несоответствия или другой нежелательной ситуации.
Устраняйте не только симптомы! Ликвидируйте причину! Действия аудитора и проверяемого представлены схема
тично на рис. 4.5.
Аудитор |
Проверяемый |
Рис. 4.5. Схема действий аудитора и проверяемого
На практике встречаются бланки регистрации несоответ ствий - рис. 4.6 (бланк запроса на корректирующее действие), состоящие из 4 частей. Отличие состоит в последней части, в которой предлагается оценить эффективность корректирую щего действия.