книги / Методы и средства управления бизнес-проектами

Внимание! Вид графика - настраиваемый. Возможные варианты - два варианта расположения стрелок относительно полосок и один вариант гра­ фика без стрелок. Для его настройки щелкните правой кнопкой мыши по по­ лю графика. В появившемся меню выберите позицию Макет. Настройте нужное.

Мы познакомились с приемами создания графика работ и научились ус­ танавливать связи различных типов. Наша очередная задача - сделать 1рафик работ более наглядным.

3.8. Оформление графика работ и просмотр критического пути

Большинство видов работ в любом проекте имеют тенденцию изменять (в основном, увеличивать) длительность. В связи с этим все работы можно разделить на две группы. К первой группе относятся такие виды работ, за­ держка выполнения которых не оказывает серьезного влияния на дату окон­ чания проекта. В отличие от них вторая группа включает работы, задержка выполнения которых может повлиять на дату окончания проекта. Такие ра­ боты называются критическими.

Группа критических работ, выполнение которых определяет срок окон­ чания проекта, называется критическим путем. Другими словами, критиче­ ский путь состоит из взаимосвязанных работ, задержка выполнения любой из которых может отодвинуть дату окончания проекта.

Microsoft Project определяет критический путь на основании установ­ ленных связей и длительности работ. Просмотрев его, Вы можете внести не­ обходимые коррективы в проект: изменить продолжительность отдельных видов работ, их связи и т. д.

Отформатируем наш проект и определим критический

3.8.1. Форматирование таблицы

Возможны два подхода к форматированию.

Первый подход - выделяется текст и ему задается набор параметров (цвет, размер, жирность и прочее), как в Word или Excel.

Второй подход - сначала задается признак группы объектов, а затем на­ бор параметров форматирования. В нашем примере таким признаком будет принадлежность (или непринадлежность) работы к критическим задачам.

Применим первый подход к форматированию первой и последней стро­ ки таблицы.

Отформатируем названия контрольных точек Начало проекта и За­ вершение проекта. Зададим шрифт Arial, 12 пт., полужирный курсив, цвет

бирюзовый.

•Выделите в поле Название задачи название первой контрольной точки - Начало проекта.

•Выберите команду меню Формат • Шрифт. На экране появится ти­ повое для MS Office окно Шрифт (рис.3.13).

Рис. 3.13. Окно настройки шрифтов

• Выполните необходимую настройку и нажмите кнопку ОК. Диалог закроется. Выбранные параметры названия контрольной точки отобразятся на экране.

• Скопируем установленные элементы форматирования для кон­ трольной точки Завершение проекта.

Теперь выделим в таблице красным цветом и курсивным начертанием названия видов работ, образующих критический путь.

Для реализации второго подхода:

•Выберите команду меню Формат • Стили текста. На экране поя­ вится соответствующее окно (рис.3.14).

•В открывающемся списке Изменяемый элемент выберите Крити­ ческие задачи.

•Настройте остальное, как показано ниже, и нажмите ОК.

3.9. Группировка работ или создание структуры графика работ

Для сложных проектов, состоящих из большого количества видов работ Microsoft Project позволяет создать иерархическую структуру, объединив связанные между собой работы в группы. Это сделает проект более нагляд­ ным и позволит разделить его на отдельные этапы, благодаря чему управлять им будет гораздо легче.

3.9.1. Деление проекта на этапы

Деление на этапы предполагает объединение отдельных видов работ в группы.

Структура этапов работ приведена в табл.1. Введем названия этих эта­ пов в поле Название задач таблицы.

Первый подэтап 3-го уровня - Строительные работы - объединяет пять видов работ, поэтому поместить название подэтапа нужно перед первой из них (Демонтаж квартиры и вывоз мусора).

•Щелкните мышью на ячейке или по номеру строки с названием ра­ боты Демонтаж квартиры и вывоз мусора, чтобы выделить ее.

•Выберите команду меню Вставка • Новая задача. Перед строкой с названием работы Демонтаж квартиры и вывоз мусора будет вставлена пустая вторая строка. Заметьте, пустая строка всегда вставляется перед те­ кущей.

•В ячейке поля Название задачи вставленной строки введите с кла­ виатуры название подэтапа - Строительные работы - и нажмите клавишу [Enter]. Microsoft Project отобразит введенное название как критическую ра­ боту, красным цветом, с длительностью 1 день.

Второй подэтап 3-го уровня - Монтажные работы - включает пять ви­ дов работ. Название этапа вставим перед работой Монтаж потолков. Дейст­ вуйте аналогично.

Третий подэтап 3-го уровня - Обеспечение мебелью - включает два вида работ. Название этапа вставим перед работой Покупка мебели.

Четвертый подэтап 3-го уровня - Информационное обеспечение - включает также два вида работ. Название этапа вставим перед работой По­

купка компьютеров и оргтехники.

Этап 2-го уровня Ремонт помещения по аналогии должен находиться перед первым подэтапом 3-го уровня - Строительные работы, а Оснаще­ ние офиса - перед Обеспечение мебелью.

Обобщенное название проекта - Создание офиса должно быть первым в списке работ.

По окончании ввода изображение на экране должно принять следующий вид (рис.3.17).

•отслеживать трудозатраты людей оборудования в ходе выполнения задач или объем использованных при этом материалов;

•обеспечить полный учет и прозрачность проекта;

•соблюдать особую аккуратность при определении продолжитель­ ности выполнения задач и сроков их возможного завершения;

•отслеживать ресурсы, которых назначено слишком мало или слиш­ ком много для выполнения конкретных видов работы;

•вести учет времени использования ресурсов и затрат на ресурсы.

Ресурсы бывают двух типов: трудовые ресурсы и материальные ре­

сурсы.

К трудовым ресурсам относятся люди и оборудование, которые выпол­ няют задачи, тратя на них свое время (или труд).

При вводе трудового ресурса необходимо указать, что это именно тру­ довой ресурс, а не материальный.

При назначении трудового ресурса для задачи необходимо указать, ка­ кую часть своего времени он будет доступен-для работы над задачей. Эта величина называется объемом ресурсов назначения. Ресурс может быть на­ значен задаче на все свое рабочее время (полная занятость — «1» или 100%), на часть времени (частичная занятость — например, «0,2» или 20%) или на все время в составе группы ресурсов (например, «2» или 200% для группы из двух водопроводчиков, назначенных для решения одной задачи).

Переключение Единицы «-» Проценты производится на вкладке Пла­ нирование диалогового окна Параметры меню Сервис.

К материальным ресурсам относится сырье и другие расходные мате­ риалы, используемые при выполнении задач проекта. Примерами материаль­ ных ресурсов служат бетон, сталь, трубы, древесина и стекло.

При настройке материального ресурса необходимо указать, что это именно материальный, а не трудовой ресурс. При этом также определяется единица измерения материала. Примеры единиц измерения: кубические мет­ ры, тонны, ящики.

Материальные ресурсы обладают рядом особенностей в сравнении с трудовыми ресурсами:

•для них недоступны поля ставки сверхнормативных трудозатрат

ирабочей группы;

•нельзя задать поле доступность (макс, единиц);

•можно задать расход в единицу времени, например 40 шт. в день

(Вид / Другие представления / Форма сведений о задаче / графа Ресурсы /

Единицы - 40 шт/дн).

•материальные ресурсы не подлежат выравниванию загрузки;

•материальные ресурсы не используют календари ресурсов.