книги / Создание систем менеджмента качества в организации

3. Главное требование к системе управления процессом - предупреждение несоответствий, а не контроль конечного результата

процесса.

Обобщая все сказанное о процессах в данной главе, сформулируем в итоге следующую процедуру менеджмента процессов. Для организации эффективного управления процессами в системе менеджмента необходимо выполнить последовательно следующие этапы процедуры менеджмента процессов:

1.Определить для каждого процесса вход, выход, управляющие воздействия и необходимые ресурсы.

2.Назначить ответственное лицо за процесс (владельца процесса).

3.Описать характеристики, параметры, показатели и критерии эффективности для каждого процесса.

4.Выбрать методы и средства измерения характеристик, параметров, показателей и критериев процесса.

5.Установить для каждого процесса список операций и

переходов, достаточный для нормирования ресурсов.

6.Построить схему последовательности, взаимосвязи и взаимодействия процессов.

7.Найти модель (классификацию) затрат на процесс.

8.Выбрать методы расчета затрат на соответствие и несоответствие процесса и форму отчета о затратах.

9.Документировать (описать) процесс (процедура, инструкци карта процесса и др.).

Ю.Обеспечить наличие информации, необходимой и достаточной для эффективного менеджмента процесса.

11.Регулярно оценивать процесс и анализировать его, проводить мониторинг.

^.Систематически осуществлять корректирующие и предупреждающие действия на процессы.

13.Установить порядок внесения изменений в процессы.

Эта процедура менеджмента процессов применима для любого класса процессов, приведенных на рис. 12.

^ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАТРАТ НА ПРОЦЕССЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА *

В современном обществе эффективность работы предприятия измеряется обычно величиной прибыли, которая в первую очередь зависит от затрат. Большинство затрат, связанных с деятельностью предприятия, регистрируется в отчетах и предоставляется руководству. Знание и анализ этих затрат жизненно необходимы для успешного бизнеса. На многих предприятиях нашей страны затраты на обеспечение качества продукции составляют значительные суммы. Поэтому затраты на качество должны быть выявлены, обработаны и представлены руководству подобно другим затратам.

Обычно затраты на качество определяются как сумма всех расходов на обнаружение и исправление несоответствий с помощью известной модели предупреждения, оценки и отказов [31]. При этом затраты на качество классифицируются по четырем категориям (элементам): издержки из-за внутренних отказов, издержки из-за внешних отказов, оценочные затраты, предупредительные затраты (рис. 17), [20].

Однако такая традиционная модель обладает существенными недостатками: спорностью распределения затрат на качество по выделенным категориям, трудностью получения данных из бухгалтерского учета и, в итоге, появлением недоверия высшего руководства организации к достоверности данных о затратах на качество. Эта модель затрат на качество уже устарела и не соответствует процессному подходу, развиваемому в новых

*) Данный раздел написан совместно с Г.В. Ефимовой.

Рис. 17. Классификация затрат на качество

стандартах ИСО 9000 версии 2000 года. Дело в том, что в старых стандартах ИСО 9000 версии 1994 года затраты на качество ассоциировались с расходами вследствие брака, на технический контроль и предупреждение брака.

В новой версии стандартов ИСО 9000:2000 затраты на качество рассматриваются в приложении к любому виду работ, которые представляются как процессы. Иными словами, любая повторная работа (процесс) или безрезультатная работа считается затратами на качество. В этой связи важным является измерение в стоимостном выражении характеристик процесса, возможность внесения изменений и оценки влияния этих изменений на качество процесса и его результатов - продукции. Поэтому при определении затрат на качество предлагается руководствоваться моделью затрат на процесс из британского стандарта BS 6143:1992 [30], используя при этом процессфункциональную модель системы качества [20, 32], (рис. 18).

Как видно из рис. 18, затраты на процесс - это сумма затрат на соответствие и затрат вследствие несоответствия для конкретного процесса. Затраты в этих двух областях могут быть снижены. Так, оператор процесса обычно может непосредственно влиять только на затраты несоответствия, но он может рекомендовать хозяину процесса (ответственному лицу за процесс) изменить то, что повлечет за собой изменение затрат на соответствие. Хозяин процесса должен организовать наблюдение за процессом и внесение изменений в него для снижения обеих частей затрат на процесс. На рис. 19 показана схема улучшения процесса на основе использования модели затрат на процесс [32].

Определение затрат на процесс в системе менеджмента качества (СМК) проводится:

•с целью анализа эффективности процессов, направленных на обеспечение качества продукции, в том числе создание и функционирование системы управления качеством продукции в соответствии со стандартами ИСО 9000 новой версии 2000 года;

•оценки влияния изменения качества продукции на конечные результаты производственно-хозяйственной деятельности предприятия;

•усиления контроля за рациональным использованием ресурсов, расходуемых на обеспечение функционирования процессов на предприятии, в том числе на мероприятия по обеспечению качества продукции (затраты на качество).

Определение затрат должно проводиться на любой процесс, действующий на предприятии в сферах проектирования, производства, управления, снабжения, учета, обслуживания, для любого уровня иерархии процессов: от процесса на рабочем месте до процесса менеджмента предприятия в целом. Расчет затрат на процесс должен базироваться на действующей бухгалтерской отчетности предприятия и строиться путем выделения затрат на процесс из общих затрат предприятия, группируемых на его балансовых счетах.

Правильность определения затрат на процесс зависит от классификации элементов затрат (рис. 20).

Рис. 20. Классификация затрат на процесс

Общие затраты на процесс подразделяются на следующие две категории:

•затраты на соответствие процесса;

•затраты на несоответствие процесса.

Затраты на соответствие процесса складываются из следующих трех классификационных групп:

•затраты на нормальное функционирование процесса;

•предупредительные затраты;

•затраты на контроль и испытания.

Затраты на несоответствие процесса складываются из следующих двух классификационных групп:

•внутренние потери;

•внешние потери.

Затраты на нормальное функционирование процесса - это затраты на функционирование процесса в соответствии с заданными в нормативно-технической документации требованиями к продукции и процессу. Это минимальные затраты на процесс.

Предупредительные затраты. В эту группу входят затраты на создание связанных с данным процессом элементов системы качества; планирование качества процесса; разработку, усовершенствование, обслуживание и калибровку контрольно-измерительного оборудования, приборов, инструментов и технологической оснастки; управление и регулирование процессов; аудит системы качества; обучение персонала; оценку качества у поставщиков и др.

Затраты на контроль и испытания. В эту группу входят затраты на входной контроль и испытания материалов и покупных изделий; контроль и испытания процессов производства; контроль и испытания готовой продукции; амортизируемую стоимость оборудования для контроля и испытаний; материалы, используемые при контроле и испытаниях и др.

Внутренние потери. В эту группу входят затраты на брак, порчу, лом, отходы, исправление дефектов, замену, переделку, ремонт, отыскание причин неисправностей, повторный контроль и испытания, простой, понижение сортности и др.

Внешние потери. В эту группу входят затраты на урегулирование рекламаций и претензий, устранение недостатков продукции у потребителей, гарантийные расходы, работы с возвращенными изделиями, уступки (скидки) заказчику, потери с продаж, изъятие изделий из эксплуатации, штрафы по искам и санкциям и др.

Затраты на качество процесса складываются из следующих четырех групп затрат:

•предупредительные затраты;

•затраты на контроль и испытания;

•внутренние потери;

•внешние потери.

Затраты на качество по предприятию в целом определяются как сумма затрат на качество по всем процессам предприятия.

Рассмотрим следующие принципиальные положения расчета затрат на процесс.

Базовым элементом для определения затрат на процесс является заработная плата его исполнителей, взятая из бухгалтерской отчетности предприятия. При этом выделяется четыре категории исполнителей работ процесса:

1.Основные рабочие.

2.Вспомогательные рабочие.

3.Руководители.

4.Специалисты.

Основой для определения заработной платы исполнителей процесса является трудоемкость работ этих исполнителей. При этом трудоемкость процесса оценивается по каждой группе затрат:

1.На нормальное функционирование процесса.

2.Предупредительные затраты.

3.Затраты на контроль и испытания.

4.Внутренние потери.

5.Внешние потери.

Для определения трудоемкости по каждой из этих групп должны быть идентифицированы основные работы (мероприятия), выполняемые по этой категории, и оценена их трудоемкость.

Суммарные затраты на р-й процесс вычисляются по формуле

c ' = Z Z ctf +{cL +прр + зм р+отр)+с£вш.

i = i j = t

Здесь С? - суммарные затраты на выполнение работ

(мероприятий) р-го процесса j-й категорией исполнителей по i-й группе затрат, руб.

Всостав этих суммарных затрат С £ входят:

•заработная плата;

•сырье, материалы и полуфабрикаты основного производства;

•амортизационные отчисления;

•расходы на содержание и эксплуатацию оборудования;

•прочие затраты.

С(.и~ затраты, связанные с неисправимым внутренним браком продукции р-го процесса (выявленный до отправки продукции потребителю), руб.;