3.1. Первичные учетные документы должны содержать следующие сведения:

- наименование документа, дату его составления;

- наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;

- содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

- должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Все документы классифицируются по следующим признакам:

1) По назначению выделяют: распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные документы.

Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции, они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, платежное поручение и др.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, отчеты материально ответственных лиц, приходные кассовые ордера и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет. Например, ведомости начисления амортизационных отчислений, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные справки и расчетов и др.

Комбинированные документы выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира.

2) По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и др.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Например, авансовые отчеты, банковские выписки из счетов и др.

3) По содержанию хозяйственных операций документы подразделяют на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. Например, счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. Например, чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера и др.

Расчетные документы отражают расчеты организации с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, платежные требования и др.

4) По способу отражения операций делят на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной или нескольких одновременно совершаемых операций. Например, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и др.

Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций. Например, лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

5) По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций. Например, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, накладные и др.

Внешние документы заполняются вне пределов организации и поступают в оформленном виде. Например, выписки, товарно-транспортные накладные.

6) По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники.

Совокупность документов, составленных на все хозяйственные операции, называют документацией.

Движение документов от момента их оформления, оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетных регистрах и до сдачи их на хранение в архив называется документооборотом.

3.2. Регистр бухгалтерского учета – документ, предназначенный для систематизации и накопления учетной информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, в денежном и (или) количественном выражении.

Регистры бухгалтерского учета должны содержать следующие сведения:

- наименование регистра;

- наименование организации;

- даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

- хронологическую и (или) систематическую группировку хозяйственных операций;

- оценку хозяйственных операций в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

- должности лиц, ответственных за ведение регистра, их фамилии, инициалы и подписи.

Регистры бухгалтерского учета классифицируют следующим образом:

1) По назначению и объему информации: синтетические, аналитические, комплексные.

В регистрах синтетического учета операции отражаются в обобщенном виде и только в денежной форме (журналы-ордера, Главная книга).

Регистры аналитического учета предназначены для детализации показателей, отраженных в синтетических регистрах (кассовая книга, карточки складского учета материалов).

Комплексные регистры сочетают в себе одновременно записи в разрезе аналитических и синтетических счетов. В таких регистрах синтетические записи получают на основе суммирования данных аналитических счетов, что исключает дублирование записей и устраняет необходимость проведения специальной сверки данных аналитического и синтетического учета.

2) По видам учетных записей: хронологические, систематические, комбинированные.

Хронологические – необходимы для регистрации хозяйственных операций в хронологическом порядке, т.е. по мере поступления документов без группировки по счетам (например, кассовая книга, ведомости отгрузки и реализации продукции, журнал учета расчетов с поставщиками и другие, в которых регистрация осуществляется последовательно по числам месяца).

В систематических – группируются однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции по счетам синтетического и аналитического учета. Регистрироваться могут операции по конкретному счету в разрезе его дебетовых, кредитовых оборотов и сальдо вместе или раздельно по каждой части одного или нескольких счетов (Главная книга, отдельные журналы-ордера, ведомости по синтетическим и аналитическим счетам).

Комбинированные – в которых хронологическая последовательность записей сочетается с их систематизацией в разрезе счетов (по принципу двойной записи). Они значительно сокращают объем записей, удобны по форме и поэтому на практике получили наибольшее распространение (например, в журнале-ордере № 6 регистрируются не только поступления материальных ценностей от поставщиков в хронологической последовательности, но одновременно все эти ценности записываются в дебет счетов (07, 08, 10, 11, 41) в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»).

3) По внешней форме: книги, карточки, свободные листы.

Бухгалтерские книги – это сброшюрованные учетные таблицы, применяются для учета в бухгалтерии по местам производства (цехи, бригады, склады и т. п.). Все страницы в бухгалтерской книге нумеруются, а в конце книги ставится подпись главного бухгалтера и указывается количество страниц.

Карточки – это отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера. При открытии карточки регистрируются в реестре, где каждой из них присваивается свой порядковый номер, это позволяет в любой момент проверить наличие всех карточек.

Свободные листы представляют собой разновидность карточных учетных реестров, отличие состоит в способе хранения. Если карточки хранятся в картотеке, то отдельные листы находятся в специальных регистраторах (папках).

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и утверждаются в разрезе отраслей и рекомендуются для использования в подведомственных организациях. При отсутствии отраслевых форм регистров для учета отдельных операций организации разрабатывают и утверждают собственные формы.

3.3. Для нахождения ошибки существует несколько способов. Наиболее распространенные из них: сплошной, последовательной проверки, логический.

Сплошной способ предусматривает сверку соответствующей бухгал­терской записи в учетном регистре с первичным документом, явившим­ся основанием для данной записи. Данный метод целесообразно использовать в процессе сверки оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов. Полученный итог должен подтвердить их равен­ство, отсутствие итога – сигнал о допущенной ошибке.

Способ последовательной проверки счетных записей предусматривает сверку каждого дебетуемого и корреспондирующего с ним кредитуемого синтетического и (или) аналитического счета.

Логический способ целесообразно использовать, например, когда в оборотной ведомости по синтетическим счетам итого графы «Обороты за месяц» в результате подсчета по дебету и кредиту не равны между собой.

Способы исправления ошибок в регистрах -

корректурный способ

красное сторно

дополнительная запись

1. Корректурный способ используется в том случае, если ошибка обнаружена в учетном регистре или первичном документе, относящемся к отчетному периоду, когда исправление ошибки не требует изменения проводки.

2. Способ «красное сторно» применяется при обнаружении ошибки в корреспонденции счетов, а именно когда в ней указаны неправильные счета или завышенная сумма и на основании такой ошибочной корреспонденции уже сделаны записи в учетные регистры.

3. Способ дополнительной записи применяется тогда, когда в корреспонденции счетов, на основании которой сделаны записи в учетные регистры, сумма указана меньше той, которая должна быть. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и приуменьшенной суммами оперции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку.

3.4. Формы бухгалтерского учета

Существуют следующие формы бухгалтерского учета

мемориально-ордерная

журнально-ордерная

упрощенная

автоматизированная

Мемориально-ордерная форма учета характеризуется использованием книг для ведения синтетического и карточек для аналитического учета.

Порядок записей при мемориально-ордерной форме следующий:

1) На основании первичных документов бухгалтерия составляет проводку, которая записывается в регистр под названием мемориальный ордер (рисунок 3.3). Если много однородных операций, то их группируют в накопительных ведомостях, а мемориальный ордер с проводкой составляют один по итогам ведомости.

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма

Рисунок 3.3 – Мемориальный ордер 

2) Все мемориальные ордера записывают в хронологическом порядке в регистрационном журнале (рисунок 3.4), который служит для определения общей суммы оборота всех операций за отчетный период

Порядковый номер       мемориального ордера	Дата составления мемориального ордера	Сумма

Рисунок 3.4 – Регистрационный журнал 

3) После записи в регистрационном журнале мемориальные ордера используют для отражения операций на счетах Главной книги. Форма счетов Главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выглядит следующим образом (рисунок 3.5). 

Дата	№ мемориального ордера	С кредита счетов			Итого по дебету	Дата	№ мемориального ордера	В дебет счетов			Итого по  кредиту
		№	№	…				№	№	…

Рисунок 3.5 – Главная книга

Аналитический учет ведется в книгах или на карточках.

В конце месяца на основании записей в аналитических счетах составляют оборотные ведомости, в которых аналитические счета группируют по каждому синтетическому счету. На основании оборотной ведомости по синтетическим счетам составляется баланс.

Журнально-ордерная форма учета основана на принципе накапливания данных первичных документов для получения необходимых показателей синтетического и аналитического учета.

Журнал-ордер – учетная таблица, построенная по шахматной форме, позволяющая одной записью учитывать операцию на двух счетах бухгалтерского учета – по дебету и по кредиту счета.

При журнально-ордерной форме учет ведется в журналах-ордерах по кредитовому признаку, т.е. отражаются  суммы по каждому балансовому счету по кредиту в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Месячные итоги по журналу заменяют собой бухгалтерскую проводку. Итоговые данные журналов-ордеров подлежат записи в Главной книге, в которой каждому счету отводится одна страница, причем записи делаются только по дебету каждого счета с указанием корреспондирующего счета по кредиту.

Записи в журналах-ордерах и ведомостях осуществляются в хронологическом порядке по датам на основании данных первичных учетных документов (рисунок 3.6).

                                                                          Журнал-ордер № 1