Введение
Сущность и значение процесса планирования проекта в системе управления проектной деятельностью. Планирование является одной из важнейших функцией управления проектами, поскольку вся деятельность по реализации проекта осуществляется в соответствии с принятыми планами (организация, контроль и координация деятельности). Это вытекает из основного определения проекта как уникального процесса, состоящего из совокупности скоординированной и управляемой деятельности с начальной и конечной датами, предпринятого для достижения цели и соответствующего конкретным требованиям, включая ограничение сроков, стоимости и ресурсов (ISO 10006). Сущность планирования состоит в обосновании целей проекта и способов их удовлетворения на основе выявления детального комплекса работ, определения эффективных способов и методов их выполнения, определения ресурсов всех видов, необходимых для проекта, организации взаимодействия между участниками проекта. Деятельность по разработке планов охватывает все этапы создания и выполнения проекта. Она начинается с участия руководителя проекта (проект-менеджера) в процессе разработки концепции проекта, продолжается при выборе стратегических решений по проекту, а также при разработке его деталей, включая составление предложений, заключение контрактов, выполнение работ, и заканчивается при завершении проекта. На этапе планирования определяются все необходимые параметры реализации проекта: продолжительность по каждому из контролируемых элементов проекта, потребность в трудовых, материально-технических и финансовых ресурсах, сроки поставки сырья, материалов, комплектующих и технологического оборудования, сроки и объемы привлечения партнеров. Процессы и процедуры планирования проекта должны обеспечивать реализуемость проекта в заданные сроки с минимальной стоимостью, в рамках нормативных затрат ресурсов и с надлежащим качеством.
Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации деятельности участников проекта, с ее помощью определяется порядок выполнения работ по достижению поставленных целей, решению выявленных проблем.
Планирование в целом представляет собой совокупность связанных между собой взаимными отношениями процедур (рис. 1). Первым этапом планирования проекта является разработка первоначальных планов, являющихся основой для разработки бюджета проекта, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта, заключения контрактов и пр. Планирование проекта предшествует контролю по проекту и является основой для его применения, так как проводится сравнение между плановыми и фактическими показателями.
Рис. 1. Структура проектной деятельности
В планировании работ по созданию новых сложных объектов возникает неопределенность, разрешение которой невозможно при традиционных методах планирования, например, установление продолжительности выполнения работ коллективами исполнителей, равномерное распределение ресурсов по видам работ, сокращение срока окончания всех работ при минимальном увеличении затрат и др. Организация планирования может быть существенно улучшена с помощью математических методов анализа и метода сетевого планирования и управления.
План проекта представляет собой модель, описывающую реальный проект в терминах задач и ресурсов.
Задача – деятельность, осуществляемая в рамках проекта, для достижения определенного результата. Задачи являются основными блоками, из которых строится любой проект, они представляют работу, которую нужно выполнить для достижения поставленной цели. Во всем проекте набор задач характеризуется их логической последовательностью, а каждая задача – длительностью и требованиями к ресурсам. Рекомендуемый перечень задач проекта по разработке информационной системы представлен в нормативно-технических документах (ГOCT серия 34 и ISO).
Ресурсы – исполнители, оборудование и материалы, информация, финансы и время, необходимые для выполнения задач проекта. Проект существует для достижения определенного конкретного результата в рамках ресурсных ограничений. Временные ограничения могут затрагивать дату начала проекта или дату его окончания, могут существовать временные ограничения на выполнение отдельных задач или привязка задач к конкретным датам; ограничения влияют на выделяемые для проекта ресурсы, на затраты; ограничением являются требования к уровню качества.
Разработка плана проекта основывается на следующих предположениях:
реализация проекта заключается в реализации множества взаимосвязанных задач;
реализация каждой задачи требует привлечения конкретных материальных, финансовых, информационных и человеческих (организационных) ресурсов;
каждая задача решается в установленное время и в заданном месте.
При этом план проекта должен быть ориентирован на достижение конечной цели проекта, охватывать весь проект, быть выполнимым и непротиворечивым, предусматривать возможность внесения изменений, обеспечивать однозначное понимание всеми участниками проекта.
Условно выделяют следующие параметры проекта: содержание проекта, время и стоимость, которые связаны между собой. Изменение значения одного из этих параметров вызывает изменение значений двух других. Например, при увеличении объема работ увеличивается стоимость и (или) длительность. Тройку «объем работ, время, стоимость» называют «тройным ограничением» или «проектным треугольником». Это одна из простых моделей, показывающая взаимозависимость характеристик проекта при согласовании разнообразных требований проекта. Качество исполнения проекта зависит от уравновешивания этих трех факторов. Проекты с высоким качеством организации дают требуемый продукт, услугу или результат, соответствующие содержанию проекта, вовремя и в пределах установленного бюджета. Взаимоотношения между этими факторами таково, что если один из этих факторов изменится, то с большой долей вероятности будет затронут как минимум еще один фактор.
Правильно сформированный календарный план проекта является основой для управления проектом. Качество календарно-сетевой модели определяется следующими факторами:
1) насколько точно она показывает, как отклонения от плана, возникающие в ходе выполнения проекта, влияют на оставшуюся часть проекта;
2) насколько четко она дает представление о том, какие управляющие воздействия позволят сохранить контроль над проектом при выходе проекта за допустимые рамки («что-если» анализ).
Программное обеспечение календарного планирования и контроля. Первые программы для управления проектами были разработаны почти сорок лет назад. В основе данных систем лежали алгоритмы сетевого планирования и расчета временных параметров проекта по методу критического пути. Первые системы позволяли представить проект в виде сети, рассчитать ранние и поздние даты начала и окончания работ проекта и отобразить работы на временной оси в виде диаграммы Ганта. Позже в системы были добавлены возможности ресурсного и стоимостного планирования, средства контроля хода выполнения работ.
В своем большинстве современные системы календарного планирования, распространяемые на рынке, обеспечивают основной набор функциональных возможностей, которые включают в себя планирование структуры работ, планирование ресурсов проекта (описание, назначение и оптимизация), выполнение стоимостного анализа, инструменты контроля за ходом выполнения проекта, включая средства создания отчетов и графических диаграмм.
Различия между пакетами могут заключаться в поддерживаемых ими вычислительных платформах, мощности, наличии дополнительных средств и в качестве реализации предоставляемых ими функций. В настоящее время на рынке представлено значительное количество универсальных программных пакетов для персональных компьютеров, автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика выполнения работ. Одним из достаточно распространенных на сегодняшний день программных средств, реализующих методы и механизмы календарно-сетевого планирования проектов, является продукт Microsoft Project.
Основной целью настоящего лабораторного практикума является освоение теоретических основ календарно-сетевого планирования и приобретение умений структурного и календарного планирования (построения и анализа плана проекта) с использованием современных программных средств проектного управления.
Лабораторный практикум включает две части: первая часть отвечает задачам построения базового плана проекта (календарно-сетевое планирование проекта), вторая – его анализу (оптимизации базового плана в соответствии с наличными ресурсами проекта: время, кадры, деньги, оборудование). Для каждой части практикума предложен комплекс лабораторных занятий, включающий теоретическую и практическую части.
Теоретическая часть представлена основными положениями календарно-сетевого планирования проекта, раскрывающими сущность задач, решаемых в процессе формирования плана проекта, и методических приемов, рекомендуемых на каждой стадии планирования проекта.
Практическая часть представлена методикой выполнения соответствующих процедур планирования на базе инструментального средства Microsoft Project. Вместе с тем теоретическая часть занятия включает список контрольных вопросов, ответы на которые позволяют определить степень подготовленности обучаемого к выполнению практической части. Практическая часть лабораторного занятия, кроме аудиторных заданий, включает постановку задач для самостоятельного выполнения.
ПРАКТИКУМ № 1. СОВРЕМЕННАЯ НФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ КАЛЕНДАРНО-СЕТЕВОГО ПЛАНИРОВАНИЯ ПРОЕКТА
Цель практикума – освоить теоретические основы структурного и календарного планирования, получить знания инструментальных средств календарно-сетевого планирования, приобрести умения построения базового плана проекта и использования инструментальных средств в решении задач построения сетевой модели и календарного плана проекта.