Реквизиты деловых писем

Реквизиты– обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Совокупность реквизитов документа называютформуляром.

Обычно деловые письма печатают на бланках– листах бумаги с воспроизведенными на них типографским способом реквизитами. Существует два типа бланков писем – угловые и продольные.

Эмблема.Эмблема организации – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Обычно располагается слева от наименования организации-отправителя.

Наименование организации-адресантадокумента дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.

Справочные данные об организации. В этот реквизит могут входить: почтовый адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД.

Датаявляется обязательным реквизитом письма. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу. Датой письма считается число его подписания. Элементы даты записываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год.

Регистрационный номер документа, индекс письма, является условным обозначением, присваиваемым ему при регистрации.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документавключает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего письма.

Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. Включает наименование и адрес получателя. Располагается в верхней правой части бланка.

Наименование организации указывают в именительном падеже.

Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «правилами оказания услуг почтовой связи».

Заголовок к тексту– реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.

Текст.Как правило, состоит из двух частей.Констатирующая частьвключает указание причин, целей составления документа, а также сути вопроса или предложения.Во второй частиформулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы.

Текст официального письма может включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости.

Отметка о наличии приложениярасполагается под текстом.

Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;

• личная подпись;

• расшифровка подписи.

Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Включает фамилию, имя, отчество и телефон исполнителя.

Пример:

ОАО «Первоуральский динасовый завод» Россия, 623103, г. Первоуральск, Свердловской области ул. Ильича, 1, Телефон: (34392) 78-260, Факс: (34392) 78-485 От 01.12. 2005 г. № 1525 на № 02-05/71 от 27.11.2005 г. Коммерческому директору ОАО «Кемеровский экспериментальный завод средств безопасности» Смирнову А.Ф. О поставке пылеподавителя гидрореактивного ПГР-30 Просим Вас рассмотреть возможность поставки в адрес ОАО «Первоуральский динасовый завод» пылеподавителя гидрореактивного ПГР-30 в количестве 3-х единиц. Счет на предоплату с указанием сроков поставки просим отправить по факсу (34392) 78-484. Начальник УМТС (подпись) В.А. Перфилов Васильев Виктор Иванович 32-45-78