3. Автоматическое форматирование

Наложение стилей на абзацы документа может производиться в Word автоматически, причем в двух вариантах: непосредственно в процессе ввода либо после ввода (вкладка Автоформатв окнеАвтозамена). По умолчанию при первом запуске Word автоформат включен. Его можно совсем отключить, сняв все флажки на вкладкахАвтоформатиАвтоформат при вводе(в окнеАвтозамена). Именно на этих вкладках производится предварительная установка параметров автоформатирования.

Команда Автоформатзапускает подпрограмму автоматического форматирования активного документа на основе анализа его содержимого. Автоформат помогает создать привлекательный и легко читаемый документ, не заставляя пользователя отвлекаться от содержания. При этом Word проводит анализ использования каждого абзаца в документе (например, абзац является заголовком или элементом нумерованного списка), затем к каждому элементу применяется соответствующий стиль.

Автоматически форматируются гиперссылки адреса Интернета, сетей и электронной почты, к частям документа, выделенным звездочками (*) и знаками подчеркивания, применяется полужирный или подчеркнутый шрифт соответственно, два дефиса (--) заменяются длинным тире (—) и т. д.

4. Создание структуры документа

Создание сложного документа необходимо начинать с составления его структуры, т.е. ввода заголовков разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Существует два способа создания структуры документа. Первый способ наиболее распространен и состоит в следующем.

После создания документа и выполнения операции сохранения надо переключиться в режим Структура. Ввести текст заголовков. Заголовкам автоматически присваивается встроенный стильЗаголовок 1. Чтобы изменить уровень вложенности заголовков, надо использовать кнопки на вкладкеСтруктура.

После создания структуры документа следует ввести нумерацию заголовков. При использовании встроенных стилей существует возможность автоматической нумерации заголовков при помощи выбранного формата нумерации. Для этого в режиме Структуравыполняется переход на вкладкуГлавная, в группеАбзацвыбирается командаМногоуровневый список.Далее выбирается формат нумерации, содержащий один из заголовков «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т. д.

Поскольку некоторые разделы документа, такие как: ВВЕДЕНИЕ, ЗАКЛЮЧЕНИЕ, СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ не должны иметь номер, то соответствующий этим абзацам номер удаляется клавишей <Backspace>.

Второй способ создания структуры документа состоит в присвоении отдельным абзацам уровней структуры в процессе ввода текста. Чтобы присвоить текущему абзацу структурный уровень, надо открыть диалоговое окно Абзац, и на вкладкеОтступы и интервалыв полеУровеньвыбрать нужный уровень. Структурные уровни используются в том случае, если необходимо сохранить внешний вид текста, независимо от используемых стилей, которые определенным образом форматируют текст, в то время как структурные уровни присваивают абзацу «невидимый» формат. Присвоение абзацам структурного уровня позволит в дальнейшем создать собственный комплект стилей заголовков, не изменяя имеющиеся встроенные стили.

После присвоения абзацам иерархических уровней с документом можно работать в режиме структуры без помощи встроенных стилей. Для перемещения заголовка на более низкий уровень необходимо его выделить, а затем нажать кнопку Увеличить отступили клавишу <TAB>. Для перемещения заголовка на более высокий уровень необходимо его выделить, а затем нажать кнопкуУменьшить отступили клавиши <SHIFT>+<TAB>.