Автозамена и автотекст

Рассмотренные команды Найти и Заменить позволяют заменять фрагменты текста в готовом документе. Но Word предоставляет, кроме того, возможность автоматической замены фрагментов текста при вводе. Когда может возникнуть такая необходимость? Например, в вашем тексте постоянно встречается какое-либо название, состоящее из нескольких слов. Довольно утомительно набирать одно и то же, особенно если это название содержит иностранные буквы: каждый раз приходится переключаться на английский регистр, а потом – обратно на русский. В этом случае удобно воспользоваться автозаменой, т.е. вы вводите с клавиатуры несколько символов, а Word заменяет их на соответствующий фрагмент текста.

Для создания элемента автозамены в тексте нужно выделить правильное (полное) написание заменяющего слова или фразы, затем выбрать команду Сервис | Параметры автозамены. В диалоговом окне Автозамена (рис. 3.7) в поле справа появится заменяющий фрагмент, а в поле Заменить введите сокращение (последовательность ключевых символов). Можно заменяющий фрагмент и не выделять предварительно, а ввести с клавиатуры в соответствующее поле ввода диалогового окна Автозамена. После ввода заменяемого и заменяющего фрагментов щелкните по кнопке Добавить, в списке автозамен появится новый элемент. Для удаления элемента автозамены выберите его из списка и щелкните по кнопке Удалить.

Microsoft Word имеет свой список элементов автозамены. В него входят наиболее часто встречающиеся опечатки, например, лдя при вводе автоматически заменяется на для. Вы можете пополнить этот список своими элементами, т.е. опечатками, характерными только для вас. Кроме того, с помощью автозамены можно выполнять ряд общих замен, например, заменять первую букву предложения на прописную в случае ошибки пользователя при вводе.

Рис. 3.7. Диалоговое окно Автозамена

После выполнения автозамены Word показывет кнопкуПараметры автозамены. С её помощью можно отменить выполненную замену, отключить автоматическое исправление, а также открыть диалоговое окно Автозамена.

Другим удобным средством для ввода часто повторяющихся фрагментов является Автотекст. В отличие от Автозамены, которая заменяет текст автоматически при вводе, автотекст вызывается пользователем с помощью команды Вставка | Автотекст. Microsoft Word имеет свой довольно большой список автотекста. Его можно самостоятельно пополнять. Для этого используйте вкладку Автотекст диалогового окна Автозамена.

Если вы часто применяете функцию автотекста, выведите на экран панель инструментовАвтотекст (команда Вид | Панели инструментов).

Помимо обычно используемых слов и фраз, вы можете также вставить дату и время или как элемент автотекста или как поле времени и даты. Если вы вставляете поле, можно обновлять дату и время каждый раз, когда вы открываете или печатаете документ. Команда Вставка | Дата и время помещает в документ дату и время, получая их от календаря и часов компьютера.

Примечание. Когда вы вводите дату или время, имена собственные, адреса, номера телефонов или имена недавних получателей электронной почты, Word распознаёт эту информацию и показывает точечную фиолетовую линию под текстом, чтобы показать, что обнаружен смарт-тег. При этом появляется кнопка Параметры смарт-тега, содержащая варианты действий с этим текстом. Например, если вы напечатали имя и адрес, с помощью смарт-тега вы можете добавить их в список ваших контактов Outlook. Вы можете использовать вкладку Смарт-теги диалогового окна Параметры автозамены, чтобы отображать кнопку Параметры смарт-тега или скрывать её.