Связывание документов Word

Для связи двух документов Word можно воспользоваться командой Правка | Специальная вставка или командой Вставка | Файл. В тех случаях, когда нужно вставить часть документа, следует пользоваться командой Специальная вставка.

Поскольку текст в различных документах может быть отформатирован по-разному, для того, чтобы связываемый текст был вставлен в формате документа-приёмника в поле списка Как диалогового окна Специальная вставка необходимо выбрать опцию Неформатированный текст. Для того чтобы сохранить элементы форматирования документа-источника необходимо вставлять его как Текст в формате RTF.

Когда курсор находится внутри связываемой области документа-приемника, вся область выделяется серым цветом. Хотя связанный текст можно редактировать в документе-приёмнике, внесенные во время редактирования изменения будут утеряны при обновлении связи. Серый фон напоминает о том, что выделенную часть редактировать не следует.

Если область связи не подсвечена, выберите команду Сервис | Параметры и на вкладке Вид в раскрывающемся списке Затенение полей выберите опцию При выделении или Всегда. Для того чтобы увидеть в документе-приёмнике имена файлов, с которыми связаны вставленные элементы, вкладке Вид активизируйте флажок Коды полей. При этом в документе будет отображаться не вставленная информация, а указания на связь с файлами-источниками.

Информация о наличии и характере связей отображается в диалоговом окне Связи (команда Правка | Связи), показанном на рис. 11.2.

Рис. 11.2. Диалоговое окно Связи

Обновление связей может происходить автоматически, если выбрана соответствующая кнопка. При установке опции По запросу обновление происходит при открытии или распечатке файла документа-приёмника, при нажатии клавиши обновления полей F9.

Связывание таблицы Excel и документа Word

Процедура связывания таблицы Excel и документа Word не отличается от связывания двух документов Word , рассмотренного выше.

Наиболее важный момент при связывании таблицы с документом заключается в выборе формата.

При выборе формата Объект таблица будет вставлена как объект приложения Excel и может быть редактирована в Excel после двойного щелчка мышью по этому объекту.

Для того чтобы вставить таблицу в виде таблицы, а не как обычный текст, следует выбрать формат Текст в формате RTF. При этом обычно приходится отредактировать ширину столбцов и высоту строк, чтобы таблица выглядела аккуратно.

Если выбрать формат Неформатированный текст, таблица будет вставлена не в виде таблицы, а в виде обычного текста, причем данные различных ячеек будут разделены знаками табуляции.

При выборе форматов Рисунок и Точечный рисунок таблица вставляется как рисунок и будет редактироваться средствами Excel при двойном щелчке мышью по рисунку. При связывании диаграммы Excel с документом Word следует всегда выбирать формат Рисунок.

Вообще приложение Word хорошо «подготовлено» к интеграции Excel-таблицы в документ в качестве объекта. В стандартной панели инструментов Word имеется кнопка Добавить таблицу Excel , которая служит для вставки таблицы Excel в качестве объекта в документ Word. После щелчка на этой кнопке и выбора размера таблицы в документ будет вставлена пустая таблица.