2. Текстовые нормы официально-делового стиля

В сфере официально-делового общения наряду с языковыми, действуют и текстовые нормы, регламентирующие построение текста документа. Они определяют семантическую и формальную организацию текста документа и его частей.

!!! Не путайте текстовые нормы с языковыми. Для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, Для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа. При этом важно отметить независимость одних норм от других: правильно построенный документ может содержать языковые ошибки и наоборот.

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Вид документа должен соответствовать данной ситуации и компетенции учреждения. Форма документов разных видов унифицирована.

Любой документ (текст официально-делового стиля) представляет собой совокупность неизменных элементов – реквизитов, набор которых определяется видом и назначением документа. В соответствии с ЕГСД применяются следующие реквизиты:

01 – изображение Государственного герба Российской Федерации;

02 – изображение герба субъекта Российской федерации;

03 – изображение эмблемы (товарного знака) предприятия (организации, учреждения);

04 – код предприятия (организации, учреждения);

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика;

07 – код формы документа;

08 – наименование предприятия, (организации, учреждения);

09 – справочные данные о предприятии, (организации, учреждении);

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа (обычно указывается для исходящих писем);

14 – место составления или издания документа;

15 – сведения об адресате;

16 – гриф утверждения документа;

17 - резолюция (обычно указывается на входящих документах, подлежащих контролю);

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле (указывается на входящих документах, подлежащих контролю);

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения (если оно есть);

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа (указывается для документов, которые должны быть согласованы с должностными лицами или предприятиями);

24 – оттиск печати предприятия;

25 – отметка о заверении копии документа;

26 – отметка об исполнителе документа;

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка о поступлении документа на предприятие;

29 – идентификатор электронной копии письма.

Конкретный тип документа обусловливает необходимость знания формы или схемы построения документа. Под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема. Рассказывая о написании документа, опытные в деловой коммуникации люди используют оборот «составить документ». Не написать, а именно составить, зная, какие элементы в каком месте текста будут функциональны.

Рассмотрим необходимый минимум информации об оформлении документов.

Типовой набор реквизитов и правила их оформления:

1. адресант – наименование отправителя документа (присутствует в заголовочной части текста (употребляется либо в именительном, либо в родительном падеже);

2. адресат (наименование учреждения в форме именительного падежа (что?), указание должности лица в форме дательного падежа (кому?), фамилия, имя, отчество лица в форме дательного падежа (кому?);

3. дата (записывается арабскими цифрами из 6 или 8 знаков: число, месяц, год (например: 03. 05. 08 г. либо 03. 05. 2008). В финансовых или бухгалтерских документах – 03 мая 2008 г.);

4. наименование документа (пишется посередине строки с прописной буквы на любом виде документа, кроме служебного письма, без точки. Наименование не указывается в деловых письмах);

5. подпись (в этот реквизит часто входит наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. При этом инициалы проставляются перед фамилией (например: Коммерческий директор ООО «Темп» - Личная подпись – В. Н. Ефремов).

6. Наиболее важными реквизитами документа считаются дата, номер, подпись, печать. Неправильное оформление даже одного реквизита в этом ряду может лишить документ юридической силы.

Содержательно-композиционная схема.

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Для облегчения восприятия информации рекомендуется начинать документ с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями.

Некоторые документы могут состоять из одной части: заявление, приказ, письмо.

Документы неоднородны по степени унификации и стандартизации. На основе критерия жесткости текстовых норм выделяется три типа деловых текстов:

1. Образец-матрица характеризуется фиксированностью трех основных параметров организации текста: набора содержательных элементов (реквизитов), их последовательности и пространственного расположения. Здесь имеет место наиболее жесткое ограничение на все параметры, наиболее полная унификация документов, таких, как, например, справка, доверенность, паспорт, аттестат. Единообразными в этих документах, которые обычно действительны долгое время, оказываются не только оформление, но и типовое содержание.

2. Образец-модель демонстрирует больший по сравнению с образцом-матрицей уровень текстовой свободы. При фиксированности двух основных параметров текста: набора основных содержательных элементов (реквизитов) и их последовательности – эти документы имеют вариативное содержание. К текстам, построенным по типу «образца-модели» относится большая часть деловых писем.

3. Образец-схема – это наименее жесткий тип организации документа, характеризуемого только параметром фиксированности набора основных элементов содержания (реквизитов).

Задание 1. Познакомьтесь с определениями некоторых деловых документов. К какому типу деловых текстов вы можете отнести эти жанры на основе критерия жесткости текстовых норм?

Автобиография – документ, содержащий социально значимые сведения из жизни автора.

Акт – документ, содержащий запись о каком-либо юридическом факте.

Биография – документ, содержащий общественно важные сведения из чьей-либо жизни.

Деловое письмо – документ, используемый для передачи информации на расстояние, служащий средством общения между учреждениями, а также между учреждениями и частными лицами.

Доверенность – документ, дающий кому-либо право действовать от имени лица, его выдавшего.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю учреждения, информирующий о имеющем место явлении, факте, событии, о сложившейся ситуации, о выполненной работе.

Заявление – документ, содержащий просьбу о чем-либо.

Инструкция – документ, содержащий указания, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления чего-либо.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении какого-либо задания, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Постановление – 1. Правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач. 2. Документ, отражающий результаты деятельности коллегиальных органов.

Приказ – документ, содержащий официальное распоряжение органа власти, руководителя учреждения.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, заседаниях коллегиальных органов.

Расписка – документ, подтверждающий получение чего-либо.

Решение – то же, что постановление (во 2 знач.).

Справка – документ, содержащий краткие сведения, данные о ком-, чем‑либо.

Характеристика – документ, содержащий отзыв, заключение о чьей-либо служебной, общественной и т.п. деятельности, о деловых качествах кого-либо.

Задание 2. Проанализируйте набор реквизитов и содержательно-композиционную структуру документа.