2.3. Анализ информационного обеспечения предприятия
Эффективность коммерческой деятельности, немыслима без информационного обеспечения – формирования и управления информационными процессами, информационными системами и информационными потоками и технологиями. Это база, на которой держится организация работы предприятия. Потоки информации, реализующие различные функции управления, весьма неоднородны по характеру содержащихся в них данных и характеризуются различными моментами. Так выделяют внутренние и внешние потоки информации
Анализ информационного обеспечения магазина «Караван» начнем с внутренних потоков информации, для чего представим организационную структуру предприятия и охарактеризуем каждое звено, как носители информации (Рис.3.1).
Рис 3.1. Внутренние потоки коммерческой информации магазина «Караван»
Данная модель позволяет сделать вывод, что в магазине «Караван» существуют, как горизонтальные, так и вертикальные связи. Следовательно, потоки информации на предприятии носят, как приказной характер, распоряжений, отчетов с верху от руководства (в виде конкретных заданий на определенный период, инструкций, стандартов) так и равноправный обмен информацией между подразделениями предприятия. Это связано с тем, что информация не носит замкнутого характера, и может быть интересна не только одному подразделению магазина. Так на основании отчета продавцов, менеджер делает заказ новой партии товара у поставщика. Горизонтальная связь является возможностью более полно использовать информацию и сокращать сроки принятия решений.
Анализ внешних информационных потоков предприятия проведем через функциональную модель инфраструктуры коммерческой деятельности. Основанием для такого подхода к анализу является обмен предприятия информацией с внешней средой, для выполнения коммерческих функций и формирования хозяйственных связей, а данный обмен как раз и обеспечивают внешние потоки информации.
Рис. 3.2 Внешние информационные потоки магазина «Караван»
Внешними пользователями исходящей информации магазина являются банки, таможенные службы, налоговые органы, поставщики, потребители.
Информационные процессы в магазине «Караван» включают в себя сбор, передачу, преобразование, обработку, хранение, использование, защиту и уничтожение информации.
Сбор информации- Осуществляется каждым из звеньев организационной структуры, в соответствии с теми функциями которые оно исполняет. Источниками для ее сбора выступают внутренние документы: бухгалтерской отчетности, о закупах и доставке товаров, запасах, издержках обращения, прибыли, продаже товара, данные проводимых предприятием анализов,
Передача информации- осуществляется магазина посредством заполнения товарных отчетов, инкассации, приходных орденов, накладных, счет - фактур, товарно-транспортных накладных, приказов, инструкций и т.д. распространение ее по каналам связи происходит по телефону и компьютеру.
Обработка информации – на предприятии производится с целью ее систематизации, и дальнейшего анализа, для отчетности пред налоговыми и государственными органами.
Хранение информации - вся документация на предприятии храниться на бумажных носителях (отправляются в архив) и в памяти компьютера.
Защита информации оговорена одним из пунктов трудового договора и должностной инструкции работника магазина «Караван» ИП Сагдиева Л.Х., где говориться о не разглашении коммерческой тайны, разглашение ее несет за собой ответственность вплоть до увольнения.
Основными мероприятиями по защите информации в магазине «Караван» можно назвать:
беседы с работником при найме;
разработка и подписание трудового договора, в котором определены положения по ее защите;
беседы с увольняющимися;
определение мер при рассекречивании;
разработка системы защиты информации хранящейся на электронном носителе;