Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере организации

2.1. Анализ деятельности предприятия зао «Ланта-тур вояж»

Предприятие ЗАО «Ланта-тур вояж» было создано по распоряжению его главы в 1998 г. Учредительным документом предприятия является Устав.

Предприятие располагает обособленным имуществом, самостоятельным балансом, расчетным и иными счетами в учредительных банках, бланками, печатью с собственным наименованием, товарным знаком и фирменным наименованием.

Предприятие заняло нишу в туристическом бизнесе, оказывает туристические услуги населению, такие как: бронирование номеров в отелях, организация туров, бронирование билетов на авиаперелеты и т.д.

ЗАО «Ланта-тур вояж» имеет несколько офисов в г. Москва. Возможен заказ услуг посредством веб-сайта. Предприятие имеет представительства в таки городах, как Уфа, Новосибирск, Краснодар, Брянск, Курск, Липецк и т.д. Кроме того, оно располагает региональными уполномоченными агентствами. На рис. 1 изображена организационная структура туристической фирмы ЗАО «Ланта-тур вояж»

Рис. 1. Организационная структура туристической фирмы ЗАО «Ланта-тур вояж»

2.2. Кадровый документооборот в организации зао «Ланта-тур вояж»

С помощью документов Общего отделаосуществляется обеспечение управления в ЗАО «Ланта-тур вояж».

Рациональность является элементом осуществления работ с документами в ЗАО «Ланта-тур вояж» и определяется скоростью исполнения и перемещения документов и уровнем обеспечения руководителей предприятия документационной информацией.

Нужно сказать, что в основном правильная организация работы с документами зависит от четкого разделения функций и исходящих из них обязанностей работников предприятия. Когда работник точно осведомлен о своих обязанностях, то это способствует повышению его ответственностии в это же времяделает невозможным повторение операцийпри работе с документами.

Таблица 7

Документооборот зао «Ланта-тур вояж» за 2008-2010 гг

Год	Количество входящих документов	Количество исходящих документов	Количество внутренних документов	Итого
2008	3128	1476	4580	9184
2009	3919	1340	5680	10939
2010	4875	1690	6100	12665

Данная таблица указывает на количество общего документооборота.

Стоит представить таблицу документооборота отдела кадров за указанный ранее период времени.

Таблица 8

Документооборот в отделе кадров

Год	Документооборот в отделе кадров
2007	256
2008	276
2009	289
2010	301

Если внимательно приглядеться к данной таблице, можно заметить тенденцию к повышению количества оборота документовза последние несколько лет. И это не удивительно – постоянный рост компании, открытие все новых

2.3. Система электронного документооборота

Система документооборота– выстроенная система движения документации, подтверждающей осуществление всех операций сотрудников предприятия (хозяйственных операций), с должностным инструктажем каждому участнику бизнес-процесса.

Управлять системой документооборота нельзя без гарантии того, что электронные документы сохраняются. Сохранность электронных документов можно разделить на физическое сохранение фалов, позволяющее считать информацию по прошествии любого времени и обеспечение воспроизведения электронной документации.

Ведение документооборота или система документооборота в наше время – это спрос на быстроту и легкость решений, обеспечивающих отдачу в тот же момент. Именно по этой причине в ЗАО «Ланта-тур вояж» система электронного оборота документов основывается на базе пакета прикладного программного обеспечения «Канцлер», работающего на платформе Lotus Domino/Notes.

С помощью такой системы обеспечивается строгий регламент и формальный контроль движения документации вне организации и внутри нее на основе коммуникационных и информационных технологий.

Система электронного оборота документов способна не только регистрировать определенные события и действия, но и поддерживать непосредственно сами процессы работы над документацией.

До 80% сотрудников организации (то есть практически все) из всех ее подразделений пользуются системами электронного документооборота.

Такая система электронного документооборота помогает проделывать весь цикл работы с документацией ЗАО «Ланта-тур вояж». Система позволяет создавать, вносить изменения, пересылать, просматривать, согласовывать документы, создавать поручения по документации, контролировать исполнение этих поручений, подписывать документы цифровой электронно-цифровой подписью, регистрировать их, сдавать на хранение в архив, хранить в текстовом и графическом формате столько, сколько нужно, удалять и т.д.