
- •Содержание
- •Глава 1. Теоретико-методологические организации кадрового документооборота
- •Понятие и значение документооборота
- •1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой документации
- •Локальные нормативные акты.
- •1.3. Организация кадровой деятельности
- •Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере организации
- •2.1. Анализ деятельности предприятия зао «Ланта-тур вояж»
- •2.2. Кадровый документооборот в организации зао «Ланта-тур вояж»
- •Документооборот зао «Ланта-тур вояж» за 2008-2010 гг
- •Документооборот в отделе кадров
- •2.3. Система электронного документооборота
- •Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере организации зао «Ланта-тур вояж»
- •3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации зао «Ланта-тур вояж».
- •Недостатки документооборота зао «Ланта-тур вояж» и пути их решения
- •3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации «Ланта-тур вояж»
- •Заключение
- •Список использованной литературы
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере организации
2.1. Анализ деятельности предприятия зао «Ланта-тур вояж»
Предприятие ЗАО «Ланта-тур вояж» было создано по распоряжению его главы в 1998 г. Учредительным документом предприятия является Устав.
Предприятие располагает обособленным имуществом, самостоятельным балансом, расчетным и иными счетами в учредительных банках, бланками, печатью с собственным наименованием, товарным знаком и фирменным наименованием.
Предприятие заняло нишу в туристическом бизнесе, оказывает туристические услуги населению, такие как: бронирование номеров в отелях, организация туров, бронирование билетов на авиаперелеты и т.д.
ЗАО «Ланта-тур вояж» имеет несколько офисов в г. Москва. Возможен заказ услуг посредством веб-сайта. Предприятие имеет представительства в таки городах, как Уфа, Новосибирск, Краснодар, Брянск, Курск, Липецк и т.д. Кроме того, оно располагает региональными уполномоченными агентствами. На рис. 1 изображена организационная структура туристической фирмы ЗАО «Ланта-тур вояж»
Рис. 1. Организационная структура туристической фирмы ЗАО «Ланта-тур вояж»
2.2. Кадровый документооборот в организации зао «Ланта-тур вояж»
С помощью документов Общего отделаосуществляется обеспечение управления в ЗАО «Ланта-тур вояж».
Рациональность является элементом осуществления работ с документами в ЗАО «Ланта-тур вояж» и определяется скоростью исполнения и перемещения документов и уровнем обеспечения руководителей предприятия документационной информацией.
Нужно сказать, что в основном правильная организация работы с документами зависит от четкого разделения функций и исходящих из них обязанностей работников предприятия. Когда работник точно осведомлен о своих обязанностях, то это способствует повышению его ответственностии в это же времяделает невозможным повторение операцийпри работе с документами.
Таблица 7
Документооборот зао «Ланта-тур вояж» за 2008-2010 гг
Год |
Количество входящих документов |
Количество исходящих документов |
Количество внутренних документов |
Итого |
2008 |
3128 |
1476 |
4580 |
9184 |
2009 |
3919 |
1340 |
5680 |
10939 |
2010 |
4875 |
1690 |
6100 |
12665 |
Данная таблица указывает на количество общего документооборота.
Стоит представить таблицу документооборота отдела кадров за указанный ранее период времени.
Таблица 8
Документооборот в отделе кадров
Год |
Документооборот в отделе кадров |
2007 |
256 |
2008 |
276 |
2009 |
289 |
2010 |
301 |
Если внимательно приглядеться к данной таблице, можно заметить тенденцию к повышению количества оборота документовза последние несколько лет. И это не удивительно – постоянный рост компании, открытие все новых
2.3. Система электронного документооборота
Система документооборота– выстроенная система движения документации, подтверждающей осуществление всех операций сотрудников предприятия (хозяйственных операций), с должностным инструктажем каждому участнику бизнес-процесса.
Управлять системой документооборота нельзя без гарантии того, что электронные документы сохраняются. Сохранность электронных документов можно разделить на физическое сохранение фалов, позволяющее считать информацию по прошествии любого времени и обеспечение воспроизведения электронной документации.
Ведение документооборота или система документооборота в наше время – это спрос на быстроту и легкость решений, обеспечивающих отдачу в тот же момент. Именно по этой причине в ЗАО «Ланта-тур вояж» система электронного оборота документов основывается на базе пакета прикладного программного обеспечения «Канцлер», работающего на платформе Lotus Domino/Notes.
С помощью такой системы обеспечивается строгий регламент и формальный контроль движения документации вне организации и внутри нее на основе коммуникационных и информационных технологий.
Система электронного оборота документов способна не только регистрировать определенные события и действия, но и поддерживать непосредственно сами процессы работы над документацией.
До 80% сотрудников организации (то есть практически все) из всех ее подразделений пользуются системами электронного документооборота.
Такая система электронного документооборота помогает проделывать весь цикл работы с документацией ЗАО «Ланта-тур вояж». Система позволяет создавать, вносить изменения, пересылать, просматривать, согласовывать документы, создавать поручения по документации, контролировать исполнение этих поручений, подписывать документы цифровой электронно-цифровой подписью, регистрировать их, сдавать на хранение в архив, хранить в текстовом и графическом формате столько, сколько нужно, удалять и т.д.