СЕКРЕТАРСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

подведение итогов беседы

принять решение. Цель:

• достижение основной или альтернативной цели

• обеспечение благоприятной атмосферы для сохранения дальнейших контактов

• формулирование основного вывода беседы (фиксирование результатов)

Важно не проявлять неуверенности. Необходимо задавать вопросы открытого характера, которые предполагают открытые ответы (что, где, когда, зачем?)

Для снижения затраты времени можно использовать вопросы закрытого типа. Их используют для подтверждения чего-либо, для однозначного ответа. Необходимость однозначного ответа вызывает чувство тревоги.

Существуют следующие типы вопросов:

• уточняющие (собеседник начинает рассуждать)

• переломные (для изменения темы беседы)

• сократовские (3 ответа да побуждают человека и в 4ый раз ответить да). Нужно заранее продумать. Собеседник не должен этого замечать.

• Негативные вопросы предполагают отрицательный ответ. Вместо отказа нужно пытаться найти альтернативное решение

ПЛАНИРОВАНИЕ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ

Функции чрезвычайно разнообразны: приходится выполнять несколько видов работ одновременно. Секретарь должен обладать хорошей памятью. Эта специфика мешает планированию, но повышает его необходимость.

Всю работу можно поделить на:

• повторяющуюся: меньше возможность ошибиться . если видим ошибку, то возвращаемся к этапу, где она допущена

• неповторяющуюся

Разрабатывается схема рабочего дня секретаря (для пост.и повтор.работ)

10-12 – срочные дела, пик активности

14-17 – второй пик активности

Схема должна быть удобна и для руководителя, соответствовать его расписанию. Необходимо учитывать правила внутреннего трудового распорядка. Важно учитывать график доставления документов в организацию.

Желательно, чтобы схема существовала в виде официального документа, утвержденного руководителем (приложение к ДИ)

Средства:

• органайзер

• электронные формы планирования

По срочности и по приоритетности деятельности делится перечень дел в графике.

Секретарь в конце недели делает выборы предстоящих мероприятий, дату, время и этапы подготовки к проведению их. План согласовывается с руководителем.

Целесообразно подводить в конце каждой недели итоги: что выполнено, что, нет. Оценка эффективности планирования. В идеале, участие принимает и руководитель. Но на самом деле такое происходит очень редко и только по значимым мероприятиям.

Чтобы успешно планировать, нужно закладывать время на запас между мероприятиями. Важно добиться понимания о срочности проведения того или иного мероприятия (спрашивать у руководителя на начальном этапе)

Личное рабочее время руководителя – для подготовки и принятия решений по ключевым вопросам.

Секретарь осуществляет контроль за исполнением плана руководителя.

АНАЛИТИКО-СИНТЕТИЧЕСКАЯ ПЕРЕРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ

-преобразование информации в процессе ее анализа и извлечение необходимых сведений (стандарт по библиотечному и издательскому делу)

В результате АСП создается вторичный документ.

Основные виды:

• редактирование

• аннотирование

• резюмирование/реферирование

• обзор

Основа АСП – чтение.

Эффективное чтение – то, которое приводит к результатам:

• необходимый уровень освоения текста

• за приемлемое время

• по приемлемой цене

Критерии эффективного чтения:

• продуктивность

• скорость

• рациональность

Редактирование – анализ текста, уточнение и проверка сведений, устранение ошибок, приведение стиля и формы изложения материала в соответствие с требованиями, предъявляемыми подобным документам

Официально-деловой стиль:

• тексты формализованы

• лишены эмоционально-экспрессивной оценки

• стилистически однородный текст

• точные и однозначные формулировки, четкость, ясность, логичность

• высокий уровень стандартизации

Виды:

• официально-документальный

• обиходно-деловой

Лексические особенности:

• стандартизация языка, использование стандартных словесных конструкций

• официально-деловые термины, которые редко встречаются вне стиля

• ограниченный лексический диапазон (исключение разговорных лексических жаргонизмов, эмоционально-экспрессивной окраски)

Морфологические особенности:

• широкое использование конструкций, мотивирующих действие ( в целях, в связи и тд)

• широкое употребление отглагольных существительных для обозначения действия

Синтаксические особенности:

• использование повествовательных предложений

• применение простых предложений и БСП

• распространенные предложения с большим количеством однородных членов

• активное использование причастных и деепричастных оборотов

• употребление стандартных конструкций

Функционально-смысловые типы изложения текстовых материалов:

• повествование (информирование о событиях, фактах, явлениях и тд). Основное требование – выделение основных этапов, ключевых моментов

• описание (формирование представления о чем-либо/о ком-либо). Основное требование – выделение и формулирование наиболее существенных признаков, свойств, особенностей для формирования адекватного представления о предмете.

• Рассуждение (раскрытие внутренней сущности). Основное требование – формирование цели суждений, гипотез, излагаемых в логической последовательности.

Редактирование идет путем правки документов (изменение с целью совершенствования содержания и формы).

Основные задачи редактирования:

1. проверка и уточнение сведений

2. удалении логических погрешностей изложения

3. приведение изложения текста в соответствие с назначением документа

4. исправление опечаток и различного рода ошибок

5. приведение текста и оформления документа в соответствие с действующими требованиями

Виды правки:

1. Правка – вычитка

• Прочитать текст

• Выявить и устранить опечатки и различного рода ошибки

• Проверить единообразие условных обозначений и сокращений, ссылок, списков, терминологии

• Уточнить написать и проверить единообразие написания ФИО, названий

• Проверить оформление документа

2. Правка-сокращение

• Прочитать

• Изъять повторы, однотипные примеры, лишние слова

• Заменить более краткими предложениями

• Некоторые обороты заменить синонимами

• Использовать общепринятые аббревиатуры

• Использовать технические средства изменения шрифта

• Перейти к правке-вычитке

3. правка-обработка

• прочитать

• проверить факты

• при недостатке фактов – дополнить

• определить обоснованность и убедительность выводов

• усилить аргументацию

• провести правку-вычитку

• проверить композицию текста

4. правка-переделка

коренное изменение текста