2.1 Утворення архівних колекцій

Сукупність окремих документів, що виникли в процесі діяльності різних фондоутворювачів і поєднані за однією або декількома ознаками, називається архівною колекцією. На відміну від об'єднаних архівних фондів, архівні колекції формують на основі не історичних, а логічних зв'язків: тематичного, авторського, номінального, хронологічного. Наприклад, “Колекція театральних афіш і програм”, “Колекція українського некрополя” та ін. Ці ознаки можуть виступати кожна окремо і поєднуватися між собою: тематично-номінальна, номінально-хронологічна тощо. Вибір і комбінація ознак залежить від змісту і форми документів та цілей створення колекції. Часто колекції створюють з окремих розрізнених документів, яких мало для того, щоб утворити з них самостійний фонд. Так буває, коли від установ і організацій в архіви надходять на зберігання комплекси документів, з яких лише окремі мають певну цінність. З них і утворюють архівні колекції. Переважна більшість колекцій має тематичний характер: “Колекція фотокопій документів про визвольну війну українського народу 1648-1657 рр.” та ін.

Одним з різновидів архівної колекції є персональне зібрання документів видатних державних і громадських діячів, діячів науки і культури, до яких увійшли і документи про них. Створення таких зібрань призводить до порушення принципу неподільності архівних фондів, оскільки з них вилучаються окремі документи. Тому персональні архівні колекції створюють лише в окремих випадках.

2.2 Склад, структура, комплектування архівної колекції

Архівні колекції можуть бути зібрані будь-якою особою і вступити в такому вигляді в архів (колекція стародавніх рукописів, автографів, нотних рукописів тощо), а можуть бути створені в архіві за того ж ознакою з розрізнених документів або справ різних установ з метою створення сприятливих умов для їх всебічного використання.

Кожен з цих комплексів враховується як фонд і на цій підставі є класифікаційної одиницею. Історична довідка, що складається в архівних колекціях, повинна висвітлювати історію створення колекції:

- Укладач;

- Час;

- Умови створення;

- комплектування.

Хронологічними межами архівної колекції є дати самого раннього і самого пізнього документа, що входять до її складу.

Колекції можуть бути сформовані приватною особою і надходити на державне зберігання або в складі особистого архіву колекціонера (як результат його збирацької діяльності), або окремим комплексом документів без особистого архіву колекціонера. У першому випадку вони стають розділом особистого фонду колекціонера (колекція автографів, зібрана П. А. та П. П. Вяземського), у другому - є самостійною класифікаційної і обліковою одиницею (колекція Василя Олександровича Регіна в ЦДАЛМ).

Якщо документи самого фондоутворювача нечисленні порівняно з зібраної ним колекцією, весь комплекс документів вважається колекцією і отримує відповідну назву - колекція фотографій діячів літератури і мистецтва, зібрана Є. В. Тихоновим.

Колекції, що надходять на державне зберігання у складі особистого архіву фондоутворювача або окремими комплексами документів, розформуванню з інших фондів не підлягають, навіть, якщо об'єктом колекційної діяльності є не окремі документи, а особисті архіви інших осіб.

При надходженні до державного архіву окремі розрізнені документи особистого походження, з яких не можна сформувати самостійний архівний фонд, можуть об'єднуватися самим державним сховищем в архівні колекції.

Об'єднання документів до архівних колекції проводиться за видами документів професійної приналежності їх творців або за тематичним ознакою. Склад архівної колекції може поповнюватися знову які надійшли документами і змінюватися у зв'язку з передачею окремих документів під новоутворені фонди.

Архівна колекція надходить до архіву або формується в архіві з окремих розрізнених архівних документів, що мають ознаки спільності (див. Додаток). Історично склалася архівна колекція, що надійшла з іншого архіву, від організації або громадянина, перефондірованію не підлягає.

Архівна колекція вноситься до списку фондів при першому надходженні їх документів в архів організації. Кожному фонду присвоюється черговий номер за списком фондів у хронологічній послідовності його надходження. До номером фонду, що підлягає передачі на постійне зберігання, додається (через дріб) номер, присвоєний відповідним державним архівом після першої передачі йому частини фонду.

Архівні документи, сформовані в архівну колекцію перефондірованію не підлягають. Перефондірованіе архівних документів допускається у виняткових випадках, при виявленні помилок фондування, що ускладнюють пошук архівних документів.

Переміщення документів з одного фонду особистого походження в інший не допускається. Виняток становить передача окремих документів з архівних колекцій, створених державним архівом, яка практикується у двох випадках: при створенні нових фондів особового походження; при атрибуції окремих, раніше не атрибутовані документів, що зберігаються в архівних колекціях.

Передача документів здійснюється за актом, який складається у двох примірниках, затверджується керівництвом архіву і передається у відповідні справи фондів. Зміни вносяться одночасно в усі облікові документи.

При одиничних надходженнях документів на державне зберігання оригінали листів включаються до фондів адресатів. Якщо ці фонди відсутні або якщо адресати не встановлені, ці документи вкладаються у фонди кореспондентів. Якщо немає ні фондів адресатів, ні фондів кореспондентів, документи передаються в архівну колекцію листів.

За результатами виконання внутріархівних робіт (складання зведених описів, наукового опису архівних колекцій, перевірки наявності та стану документів, вивірки облікових документів) оформляється акт опису документів архівної колекції.

РОЗДІЛ 3. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ АРХІВНОГО ФОНДУ

Одиницею класифікації у межах архівного фонду є одиниця зберігання, що може складатися як з одного, так і з кількох документів, об'єднаних за певною спільною ознакою. В архівній практиці одиницю зберігання на паперовій основі називають справою. Формування справи починається ще у діловодстві установи, де документи об'єднують у справи згідно номенклатури .

Класифікацію документів архівного фонду починають із створення груп одиниць зберігання, близьких за змістом, авторством, формою чи іншими ознаками. Потім розміщують справи у цих групах і групи у фонді. Але спочатку потрібно розробити схему систематизації документів у межах архівного фонду, відповідно до якої розташовуються справи. Ця схема становить собою перелік класифікаційних одиниць поділу, розміщених у певній послідовності, і призначена для розподілу документів фонду за цим поділом. У ролі класифікаційної одиниці поділу можуть бути класи, відділи, розділи, рубрики і т.д. Складання схеми систематизації вимагає знання особливостей діяльності фондоутворювача, його системи діловодства. Воно базується на таких загальних підходах:

• групування повинно бути повним, тобто охоплювати всі документи архівного фонду;

• ознаки класифікації визначають у кожному конкретному випадку залежно від наукової і практичної цілей;

• класифікація повинна проводитися за методом дедукції, тобто від загального до конкретного;

• розподіл слід починати за основною ознакою, притаманною для всього фонду, і закінчувати за ознаками, характерними для окремих, найменших груп документів;

• кожну групу документів необхідно ділити за однією і тією самою ознакою.

Розкриття інших ознак документів проводиться на наступних етапах поділу. Всі етапи поділу повинні бути історично і логічно пов'язані. Процес групування справ фонду треба здійснювати з урахуванням таких класифікаційних ознак:

– структурної – для групування справ за їхньою належністю до структурних підрозділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли;

– хронологічної – для групування справ з урахуванням часу появи документів (рік, місяць, число);

– галузевої, функціональної, тематичної – для групування справ відповідно з галузевою належністю і функціями фондоутворювача, а також за тематикою документів;

– номінальної – для групування справ за їхньою належністю до конкретного виду одиниць зберігання (книги, журнали) чи за видами документів (плани, звіти, накази);

– авторської – для групування справ за авторською належністю (юридична чи фізична особа);

– кореспондентської – для групування справ, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами;

– географічної – для групування справ за окремими адміністративно-територіальними одиницями, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села).

Крім того, слід враховувати і такі ознаки, як мова документів, їхній формат, оригінальність чи копійність, матеріал (папір, фотоплівка, відеоплівка, дискета).

У кожному конкретному випадку визначають головні і другорядні ознаки. До головних найчастіше належать структурна і хронологічна. В деяких випадках ними можуть бути галузева, географічна, авторська чи інша.