Раздел VI "Профессиональная переподготовка"

Профессиональная переподготовка подразумевает обучение на базе высшего профессионального образования в объеме не менее 500 академических часов, сопровождающееся итоговой аттестацией и присвоением второй профессии. По окончании курса слушателям выдается диплом о профессиональной переподготовке[19] либо диплом о присвоении квалификации[20]. По результатам профессиональной переподготовки в учреждениях начального профессионального образования выдается свидетельство об уровне квалификации. Сведения в раздел VI личной карточки вносятся на основании этих документов.

Этот раздел заполняется аналогично разделу V, с обязательным указанием специальности (направления, профессии), по которой проводилась переподготовка:

– в графах 1 и 2 фиксируются даты начала и окончания обучения;

– в графе 3 указывается полученная работником в результате обучения специальность (профессия, квалификация). Поскольку в VI разделе отсутствует графа, в которой можно указать наименование образовательного учреждения, эту информацию при необходимости можно вписывать в графу 3 (см. пример заполнения), либо ввести в таблицу дополнительную графу;

– в графах 4, 5 и 6 приводятся наименование, серия, номер и дата соответствующего диплома или свидетельства;

– в графе 8 указываются дата и номер приказа о направлении сотрудника на обучение.

Пример заполнения раздела VI 

Дата		Специальность (направление, профессия)	Документ (диплом, свидетельство)			Основание
начала переподготовки	окончания переподготовки		наименование	номер	дата
1	2	3	4	5	6	7
00.00.0000	00.00.0000	Управление персоналом в объеме 550 акад. часов (ИПК ИКТ, Москва)	Диплом	хх 0000	00.00.0000	Приказ от 00.00.0000 № 00
…	…	…	…	…	…	…

В разделе VII "Поощрения и награды" фиксируются поощрения и награды, полученные работником от работодателя, в соответствии со ст. 191 Трудового кодекса РФ, а также (на основании той же статьи) в соответствии с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка и/или отраслевыми уставами и положениями о дисциплине. В этот же раздел заносятся государственные награды, полученные работником за особые трудовые заслуги. Таким образом, в разделе VII личной карточки перечисляются:

–      государственные награды, в том числе государственные почетные звания (на основании соответствующих указов и иных решений);

–      ведомственные награды (на основании приказов министров и руководителей иных ведомств);

–      виды поощрения, применявшиеся к работнику в организации: благодарности, почетные грамоты, ценные подарки, премии, не обусловленные системой оплаты труда и не носящие систематического характера (на основании приказов руководителя организации[21]).

В таблице указываются:

–      в графе 1 – наименование вида поощрения или награды;

–      в графах 2, 3 и 4 – наименование, серия (если есть), номер и дата документа о применении поощрения или присвоении награды. При этом в тех случаях, когда вносятся записи о государственных наградах – орденах, медалях, знаках, званиях и пр., следует делать ссылку не на Указ Президента (главы государства) или иной акт, которым было произведено награждение, а на тот документ, который представил в отдел кадров работник, т.е. удостоверение. В удостоверении на медаль или орден имеется номер самого удостоверения, но нет даты его выдачи. Однако в нем есть дата подписания Президентом Указа о награждении. Это и есть дата награждения, которое подтверждено удостоверением с соответствующим номером.

Пример заполнения раздела VII 

Наименование награды	Документ
	наименование	номер	дата
1	2	3	4
Медаль «В память 850-летия МОСКВЫ»	Удостоверение	А № 000000	26.02.1997
Благодарность	Приказ	69-п	12.12.2002
Значок с логотипом	Приказ	219-п	22.01.2005
…	…	…	…

В разделе VIII "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.). Основанием для внесения записей являются приказы (распоряжения) о предоставлении отпуска (ф. Т-6, Т-6а).

При внесении записи о ежегодном оплачиваемом отпуске указывается период работы, за который этот отпуск предоставляется. Исчисление периодов работы начинается с даты приема работника на работу в данную организацию. Однако ст. 121 Трудового кодекса РФ предусмотрены периоды времени, которые не включаются в стаж работы, дающий право на отпуск (в частности, период прогула без уважительных причин  и отстранения от работы по вине работника; отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 дней, предоставляемые на основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ; отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет). Поэтому даты начала и окончания отпускного периода могут изменяться (см. пример заполнения). Отпуска без сохранения заработной платы, предоставляемые на основании ч. 2 ст. 128 ТК РФ, не влекут за собой изменения отпускного периода (см. также пример заполнения).

В связи с этим, фиксируя в этом разделе отпуска без сохранения заработной платы, необходимо при наличии уважительных причин указывать эти причины.

В соответствии со ст. 124 Трудового кодекса РФ если в период ежегодного основного или дополнительного отпуска работник заболевает либо ему приходится исполнять государственные обязанности (например, выполнять обязанности присяжного заседателя в суде), а также в других случаях, предусмотренных законами и локальными нормативными актами организации, его отпуск может быть продлен. Таким образом, дата окончания отпуска по приказу и фактическая не будут совпадать. Сотрудники отдела кадров, на которых лежит обязанность заполнять личные карточки, используют для себя один из двух вариантов заполнения графы 6.

Способ 1. все графы таблицы заполняются одновременно, а в случае переноса окончания отпуска в графу 6 вносится изменение: зачеркивается первоначальная дата и вписывается фактическая. Здесь же дается ссылка на соответствующий документ (например, листок нетрудоспособности). При этом указывать реквизиты этого документа необязательно.

Способ 2. с 1 по 5 графы таблицы заполняются в день начала отпуска, а графа 6 – после его окончания. Этот способ менее удобен, так как даты в приказе и в личной карточке не будут совпадать, что недопустимо, учитывая, что в графе 7 делается ссылка на приказ.

Продолжительность отпусков учитывается только в календарных днях. Дата начала и окончания отпуска указываются по приказу. Если работник с его согласия отзывается из отпуска, необходимо сделать исправительную запись с указанием фактической даты выхода из отпуска и использованного периода работы. Основанием для такой записи является приказ об отзыве работника из отпуска.

У сотрудника отдела кадров, заполняющего таблицу по отпускам в личной карточке, почти всегда возникают проблемы, связанные с недостаточным количеством строк в этой таблице. Особенно быстро этот недостаток таблицы проявляется в тех организациях, где отпуска работникам предоставляются частями, в личных карточках студентов-вечерников и заочников и т.п.

Пример заполнения раздела VIII 

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы		Количество календарных дней отпуска	Дата		Основание
	с	по		начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7
Ежегодный	12.10.2001	11.10.2002	28	01.08.2002	28.08.2002 02.10.2002 (б/л)	Приказ от 29.07.2002 № 45
Без сохранения заработной платы			8	23.12.2002	30.12.2002	Приказ от 22.12.2002 № 63
Ежегодный	19.10.2002	18.10.2003	28	01.04.2003	28.04.2003	Приказ от 28.03.2003 № 34
Без сохранения заработной платы в связи со смертью близкого родственника			5	01.11.2003	05.11.2003	Приказ от 31.10.2003 № 56
Без сохранения заработной платы (пенсионер по возрасту)			14	06.11.2003	19.11.2003	Приказ от 31.10.2003 № 56
Ежегодный	19.10.2003	18.10.2004	14	01.09.2004	14.09.2004	Приказ от 28.08.2004 № 51
Ежегодный	19.10.2003	18.10.2004	5	01.10.2004	05.10.2004	Приказ от 30.09.2004 № 59
Ежегодный	19.10.2003	18.10.2004	9	23.12.2004	31.12.2004	Приказ от 06.12.2004 № 76
…	…	…	…	…	…	…

Самый простой и удобный способ решения проблемы подсказан нам Госкомстатом[22]: допускается вносить изменения в части … включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Таким образом, делается (с помощью компьютера или вручную) таблица из раздела VIII на полную страницу формата А4, вверху пишется заглавие: «Вкладной лист к личной карточке Грибова Л.Н.», и мы получаем таблицу необходимого нам размера. При необходимости делаются «вкладные листы № 2» и т.д. Таким же образом мы поступаем, если заканчиваются таблицы в других разделах личной карточки.

Раздел IX "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством". Социальные льготы для работников предусмотрены большим количеством федеральных и отраслевых нормативных актов. Часть этих льгот может быть не связана с трудовыми правоотношениями (например, льготы по оплате жилья и др.) и реализуются различными государственными и негосударственными[23] учреждениями, организациями и предприятиями.

трудовые социальные льготы – другая часть льгот – предоставляются работнику работодателем. Работник, имеющий право на трудовые льготы, предъявляет в отдел кадров соответствующие документы, подтверждающие эти права (справки, удостоверения и пр.).

Во многих случаях социальные льготы для работников предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Все эти случаи[24] сотрудники отдела кадров обязаны знать. Помимо Кодекса необходимо знать также законы, которыми установлены социальные льготы, предоставляемые отдельным категориям работников[25] работодателей. Все эти законы (или необходимые выдержки из них) должны быть в библиотечке каждого кадровика наряду с Трудовым кодексом РФ.

Наконец, ряд льгот для работников организации может быть предусмотрен локальными нормативными актами: коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о персонале, а также трудовым договором с работником (например, оплачиваемые учебные отпуска студенту дневного факультета вуза – см. пример заполнения раздела).

Все эти льготы необходимо учитывать в разделе IX личной карточки.

Однако, по нашему мнению, таблица в разделе IX сделана чрезвычайно неудобно для практической работы с ней:

Во-первых, отсутствует графа "Наименование документа", в которой кадровик мог бы указать, какой документ подтверждает право работника на льготу.

В первом примере (см. пример заполнения раздела) в графах 2 и 3 указаны реквизиты паспорта несовершеннолетнего работника и, далее, реквизиты его трудового договора (о чем еще можно было бы догадаться без указания на название документа). Во втором примере в этих графах могут быть указаны и реквизиты справки бюро МСЭ, и реквизиты пенсионного удостоверения, в котором проставлена отметка об инвалидности (об этом уже догадаться сложно). Есть только один путь решения этой проблемы: вписывать наименование документа в таблицу, удобнее всего – в графы 2-3 одним из способов, показанных в примере 1.

Во-вторых, совершенно не ясно, и в Указаниях по применению унифицированных форм не сказано, что следует писать в графе "Основание". Одни пишут в этой графе реквизиты нормативного акта (Кодекса, Закона и др.), которым установлена льгота, другие указывают причину предоставления человеку льготы.

И мы полностью согласны с последним мнением. Форма Т-2 – это рабочий инструмент кадровика, в ней должна содержаться значимая, важная для него информация, т.е. причина, по которой работодатель обязан предоставлять работнику льготу (несовершеннолетие, инвалидность, Чернобыль и др.). Какую информацию почерпнет для себя кадровик, если в графе "Основание" будет ссылка на нормативный акт (ст. 267 Трудового кодекса РФ – в первом примере, Закон "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" – во втором примере)? То, что эти льготы внесены в личную карточку, неоспоримо доказывает, что кадровик знаком с соответствующим нормативным актом, следовательно, указание реквизитов этого акта уже никакой смысловой нагрузки не несет.

Но не странно ли, что в таблице нет графы, в которую можно было бы вписать причину установления льготы, т.е., говоря официальным языком, наименование льготной категории для этого работника? На самом деле такая графа есть. Если под термином "основание" подразумевать не нормативный акт, а "наименование льготной категории", становится понятно, что всю информацию, необходимую кадровику для работы, можно вписать в последнюю графу таблицы, как это и сделано в приведенных ниже примерах.

Примеры заполнения раздела IX 

Пример 1

Наименование льготы	Документ		Основание
	номер	дата выдачи
1	2	3	4
Отпуск в удобное время, 31 день	пасп. 00 00   000000	00.00.0000	Несовершеннолетний (до 00.00.0000)
Оплачиваемые учебные отпуска	ТД № 000	00.00.0000	Студент дневного ф-та вуза
…

или:

Наименование льготы	Документ		Основание
	номер	дата выдачи
1	2	3	4
Отпуск в удобное время, 31 день	Пас 00 00   000000	порт 00.00.0000	Несовершеннолетний (до 00.00.0000)
Оплачиваемые учебные отпуска	Трудовой 000	договор 00.00.0000	Студент дневного ф-та вуза
…

Пример 2

Наименование льготы	Документ		Основание
	номер	дата выдачи
1	2	3	4
Отпуск в летнее время, 30 дней	Спр. МСЭ 000000	00.00.0000	Инвалид 3 гр.
Отпуск без сохранения зарплаты, 60 дней	То	же	То же
…

или:

Наименование льготы	Документ		Основание
	номер	дата выдачи
1	2	3	4
Отпуск в летнее время, 30 дней	Справка 000000	МСЭ-011 00.00.0000	Инвалид 3 гр.
Отпуск без сохранения зарплаты, 60 дней	То	же	То же
…

В случае окончания срока действия либо отмены льготы в этот раздел вносятся соответствующие изменения, а в случае появления у работника новых льгот – дополнения.

При нехватке строк в таблице следует поступать так же, как и при нехватке строк в разделе VIII «Отпуска».

В раздел Х "Дополнительные сведения" вносятся все данные о работнике, которые не вошли в другие разделы личной карточки, но представляют интерес для работодателя – для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, работающих инвалидах, пенсионерах и др. В частности, в разделе указываются:

– сведения об обучении на очно–заочных (вечерних), заочных, и дневных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения; а также об обучении в экстернате либо вечерней школе с указанием даты поступления в образовательное учреждение или курса (класса), на котором учится работник;

– сведения о работающем инвалиде: дата и номер справки МСЭ, группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности; заключение МСЭ об условиях и характере труда;

– сведения о детях-инвалидах или наличии в семье человека, нуждающегося в уходе, либо инвалида 1 группы;

– сведения о повышении квалификации до поступления на работу в данную организацию;

– сведения о наличии других специальностей, профессий, для которых не хватило места в пункте 7 раздела I;

– сведения о наличии у работника водительских прав, заграничного паспорта, а также любые другие сведения, интересующие работодателя и предоставленные ему работником.

Пример заполнения раздела X 

1. Сертификат профессионального бухгалтера (2004 год).

2. Обучается в Высшей школе менеджмента при МГУ по программе «Магистр» (2004-2006 гг.).

3. Водительское удостоверение категории «В» с 2000 г.

4. Имеет загранпаспорт.

5. Ребенок-инвалид 1991 г.р.

Раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)" заполняется после издания приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)[26]. Записи вносятся в строгом соответствии с формулировками приказа. Личную карточку подписывает работник кадровой службы, указывая свою должность и расшифровку подписи.

В заключение личную карточку должен подписать работник. Подпись работника подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Внесение изменений в личную карточку Т-2

Работник должен быть поставлен в известность об обязанности своевременно извещать кадровую службу организации обо всех изменениях персональных данных: фамилии, образовании, семейном положении, адресе места жительства и др.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации[27] при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Ссылка на документ, на основании которого вносятся изменения, Указаниями не предусмотрена.

Так, например, при изменении фамилии работника старая фамилия зачеркивается одной линией и выше или рядом вписывается новая фамилия. Внесенное изменение кадровик заверяет своей подписью.

Точно так же вносятся и любые другие изменения.

Способ ведения личной карточки

В заключение, уважаемые читатели, нам хотелось бы рассмотреть плюсы и минусы всех возможных способов ведения личной карточки.

Способ первый: вести Т-2 только в электронной форме. Разумеется, это самый удобный для большинства кадровиков способ. Те отделы кадров, где установлены специальные программы для оформления кадровых документов, ведут личную карточку в компьютере независимо от своего желания: программа сама заполняет ее при оформлении приказов на работников. В электронном варианте Т-2 никогда не возникает проблем с нехваткой строк в таблице: дополнительные строки появляются по мере необходимости. Есть и другие существенные достоинства электронной личной карточки.

Однако в соответствии с пунктом 12 Правил[28] каждую запись о приеме на работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении, которая вносится в трудовую книжку работника, работодатель обязан продублировать в личной карточке ее владельца. После чего необходимо ознакомить работника с этой записью под расписку в личной карточке.

Поэтому ведение личной карточки исключительно в электронной форме должно сопровождаться еще и ведением «тетради ознакомления с личной карточкой», где также будут дублироваться все записи, уже внесенные в форму Т-2. Понятно, что такой способ чрезвычайно усложнит жизнь кадровика.

Таким образом, этот способ, к сожалению, абсолютно неприемлем.

Даже если компьютерная программа сама ведет личную карточку, необходимо иметь экземпляр на бумаге.

Способ второй: вести Т-2 на типографских бланках. Этот способ достаточно трудоемкий: необходимо приобретать бланки и полностью заполнять их от руки, поэтому многим кадровикам он не нравится.

Способ третий: первоначальное оформление карточки выполнить с помощью компьютера, после чего распечатать все страницы формы, а в дальнейшем продолжать ее заполнение на бумаге от руки.

Это вполне возможный способ, но у него есть весьма существенный недостаток: большинство принтеров может работать только с обычной бумагой. За те несколько лет, в течение которых люди работают в организации, много раз приходится брать эти листы в руки, чтобы сделать все необходимые записи. И после увольнения работников личная карточка должна еще выдержать 75-летнее хранение. А типографские бланки печатаются на гораздо более плотной, чем та, которая обычно используется в офисах, и это – основной довод в их пользу. Разумеется, если имеется возможность распечатывать форму Т-2 на плотной бумаге, то второй способ становится вполне приемлемым.

Итак, мы можем сделать вывод, что личные карточки работников по форме Т-2 следует:

• ·        либо вести на типографских бланках, заполняя их от руки;

• ·        либо первоначальное заполнение выполнять с помощью компьютера, после чего распечатать их на плотной бумаге, а далее заполнять карточку от руки.

Опубликовано в журналах: "Вестник отдела кадров" № 5, 6, 2005 г. "Секретарь-референт" № 7, 8, 2005 г.

 

[1] Общероссийский классификатор предприятий и организаций.

[2] Часть 1 статьи 282 ТК РФ определяет совместительство как работу на условиях трудового договора в свободное от основной работы время.

[3] Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления.

[4] Классификатор ОКАТО можно найти на сайте.

[5] Общероссийский классификатор информации о населении.

[6] В случае двойного гражданства следует указать названия государств, гражданином которых является работник.

[7] В разделе Х "Дополнительные сведения" рекомендуется указать, на каком курсе обучается или сколько курсов окончил работник на момент приема на работу.

[8] Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

[9] Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. № 276-ст.

[10] Код специальности.

[11] Код квалификации и уровня образования.

[12] О том, какой профессией владеет гражданин, можно судить и по трудовой книжке. Поэтому и в качестве документа, подтверждающего наличие той или иной профессии, может быть указана трудовая книжка работника.

[13] Может быть назначена пенсия по выслуге лет независимо от наступления пенсионного возраста либо может быть назначена пенсия по старости в более молодом, чем положено по общему правилу, возрасте. Специальный стаж может повлиять и на размер пенсии по старости.

[14] Возможен и другой вариант: сведения о регистрации, фактическом месте жительства и указанное здесь обязательство можно включать в трудовой договор с работником.

[15] Утверждены постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225.

[16] Для прошедших обучение, сопровождающееся итоговой аттестацией, в объеме от 72 до 100 акад. часов.

[17] Для прошедших обучение, сопровождающееся итоговой аттестацией, в объеме свыше 100 акад. часов.

[18] Для прошедших обучение в объеме менее 72 часов и/или не сопровождающееся итоговой аттестацией.

[19] Курс не менее 500 акад. часов.

[20] Курс не менее 1000 акад. часов.

[21] Унифицированные формы Т-11, Т-11а.

[22] См. Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата от 24.03.1999 № 20.

[23] Например, в маршрутных такси – частная собственность – предоставляется одно бесплатное место на одну поездку ветерану Великой Отечественной войны.

[24] Несовершеннолетние; матери детей в возрасте до 3-х лет; родители детей-инвалидов до 18 лет; студенты-заочники и вечерники; работающие пенсионеры по возрасту; работающие инвалиды 1, 2 или 3 группы; работники, которые ухаживают за больными членами семьи или инвалидами 1 группы, и др.

[25] Инвалиды, чернобыльцы, супруги военнослужащих, почетные доноры, Герои (Советского Союза, Социалистического Труда, России) и др.

[26] Унифицированные формы Т-8, Т-8а.

[27] Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

[28] Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.