Глава з. Регламентация и проектирование организации управленческого труда.

3.1. Особенности регламентации организации управленческого труда

Понятие регламентации

Совершенствование организации управленческого труда на научной основе требует соответствующих форм и мето­дов.

Отечественный и зарубежный опыт убеждает: необходи­мы не только систематическая и целенаправленная работа по улучшению организации труда, но и отражение ее резуль­татов, принятого рационального варианта в соответствующих нормативных документах. Такие документы носят обязатель­ный или рекомендательный характер.

Как отмечалось, одним из основополагающих принципов организации управленческого труда (НОУТ) является прин­цип регламентации.

Регламентация означает установление и строгое соблюде­ние определенных правил, положений, указаний, инструк­ций, нормативов, параметров и т. п. по каждому элементу организации труда. Регламентация должна быть научно обос­нованной и основываться не на произвольных решениях отдельных лиц, а на объективных закономерностях, присущих организации труда.

Научная организация труда любой категории работников всегда предполагает большую меньшую степень регла­ментации. Это очевидно, поскольку научный подход пред­полагает внесение в организацию труда строгого порядка, не­обходимой последовательности в выполнении работы, чет­ких требований к результатам. Без регламентации это осуще­ствить невозможно.

Как утверждал известный американский специалист в об­ласти управления Г. Эмерсон, "предприятие, лишенное стан­дартных писаных инструкций, неспособно к неуклонному, движению вперед... Пять лет планового и регистрируемого движения вперед дают больше, чем двадцать лет случайных попыток, результаты которых остаются только в памяти сме­няющихся служащих" [1]. Необходимость регламентации от­дельных сторон управленческой деятельности подчеркива­лась и другими зарубежными исследователями, Так, разрабо­танный известным немецким социологом М. Вебером тип административной организации основывается на принципах, предполагающих регламентацию функций, прав и обязанно­стей каждого звена системы управления. В частности, один из его принципов подчеркивает, что деятельность производ­ственно-хозяйственной системы должна регулироваться "по­следовательной системой абстрактных правил" [2]. Разработ­ка систем стандартов, общих правил, по его мнению, вызва­на необходимостью обеспечить единообразие в осуществле­нии функций управления, независимо от лиц, выполняющих их. Четкие правила и инструкции исключают возможные от­клонения при выполнении заданий, вызываемых индивиду­альными различиями. Вместе с тем многие исследователи начала века, занимающиеся проблемами управления, указы­вали на чисто формальную сторону "веберовской организа­ции", на игнорирование неформальных отношений в систе­ме организации.

Идеи регламентации отдельных сторон организации уп­равленческого труда находят применение и в современных западных моделях управления. Так, модель Гарцбурга, раз­работанная в середине 60-х годов и нашедшая широкое применение на немецких предприятиях [3], предполагает жесткую регламентацию сфер деятельности, квалификаци­онного уровня сотрудников, четко очерченных задач и за­даний. Но в то же время модель предусматривает возмож­ность самостоятельных квалифицированных действий со­трудников в рамках поставленных задач, за которые он несет полную ответственность перед своим непосредствен­ным руководителем.

Формы регламентации

Осуществляя регламентацию управленческого труда, нуж­но прежде всего установить форму регламентации, или сте­пень ее "жесткости" применительно к тому или иному эле­менту организации труда.

Можно выделить две формы регламентации: жесткую рег­ламентацию исаморегламентацию, когда работник сам, поль­зуясь разработанными рекомендациями, осуществляет сво­бодный выбор наиболее приемлемого метода, порядка, по­следовательности выполнения работы.

Постановка вопроса о регламентации организации управ­ленческого труда иногда вызывает возражение. При этом вы­двигается такой аргумент: управленческий труд (за исключе­нием труда технических исполнителей) в значительной сте­пени носит творческий характер, а регламентация его исклю­чает индивидуальные творческие начала, инициативу. Но эти опасения сильно преувеличены.

Во-первых, сторонники регламентации не предлагают же­сткой регламентации всех элементов организации труда. Сте­пень жесткости должна быть различна как по отдельным эле­ментам, так и по видам работ. . .

Во-вторых, большинству процессов управления прису­ща цикличность, повторяемость (только на первый взгляд кажется, что ее нет), и, следовательно, есть благоприятные условия для описания таких работ и составления последо­вательности и способа их выполнения. Это обеспечит под­держание организационной дисциплины в работе аппарата управления. И, что очень важно, лучший порядок выпол­нения работы будет не только в памяти работников (а они довольно часто сменяются), но и будет закреплен доку­ментально.

В-третьих, в управленческой деятельности значительный удельный вес занимают формально-логические работы, ко­торые, в отличие от творческих, поддаются регламентации точно так же, как и исполнительские.

И, наконец, регламентация - не догма. Любая инициати­ва по совершенствованию выполнения трудовых процессов может и должна быть рассмотрена, а установленный регла­мент изменен. Нельзя рассматривать регламентацию как рази навсегда установленную. Но нельзя не считаться и с фак­том психологического неприятия регламентации; преодолеть его трудно, как и трудно преодолеть выполнение работы при­вычным методом.

Объекты регламентации

Сформулируем ряд положений и требований, которыми следует руководствоваться при регламентации организации труда.

Объектами жесткой регламентации для всех групп работ­ников (руководителей, специалистов, технических исполни­телей), независимо от характера выполняемых ими работ, яв­ляются:

• содержание труда (перечень выполняемых функций, ра­бот и операций, возлагаемых на отдел, группу или отдельно­го работника) в соответствии с целями и задачами предпри­ятия (организации), рациональным разделением труда и ис­пользованием квалификации работников. Для этого необхо­димо выявить и устранить функции, виды работ и операции, которые не оказывают практического влияния на достиже­ние целей и задач предприятия, и включить те, которые не выполняются, но необходимы;

• содержание, объем, периодичность и формы информации, необходимой для выполнения возложенных функций, основ­ных видов работ и операций. При этом выявляется и устраня­ется из обращения избыточная информация и выявляется ин­формация, которой не хватает для эффективного труда; осо­бое внимание следует обратить на документирование [4];

• информационные связи отделов, групп, исполнителей (кооперация труда), сроки предоставления информации, до­кументов;

• квалификационные требования к работникам в соответствии с квалификационными характеристиками, приведенными в квалификационном справочнике;

• нормы труда (нормативы численности, нормы управляе­мости, обслуживания, нормы времени);

• организация рабочих мест (их планировка и оснащение);

• санитарно-гигиенические условия труда.

Степень жесткости регламентации организации процес­сов труда целиком определяется характером деятельности ра­ботника. Не могут быть объектами жесткой регламентации работы и операции, носящие творческий характер. Здесь предпочтительна "саморегламентация", или "самоорганиза­ция", обеспечивающая работнику свободу выбора и творчес­кого поиска методов выполнения работ.

Другое дело - формально-логические работы, носящие циклический характер. Здесь возможна жесткая регламента­ция не только элементов, указанных выше, но и последова­тельности или процедур выполнения работ. Методы работ­ник выбирает сам, пользуясь соответствующими рекоменда­циями, методиками.

Организацию трудовых процессов исполнительской рабо­ты (документационные, учетные, счетные работы и опера­ции) также целесообразно жестко регламентировать, устано­вив перечень выполняемых операций, последовательность их выполнения, методы и средства выполнения, норму времени (выработки). Регламентация этих процессов аналогична рег­ламентации трудовых процессов рабочих.

Осуществляя регламентацию, целесообразно пользовать­ся межотраслевыми методическими рекомендациями НИИ труда, а также типовыми решениями: классификаторами функций, работ и операций, типовыми системами информа­ционного обеспечения, типовыми организационными струк­турами, типовыми положениями о структурных подразделе­ниях предприятий, типовыми должностными инструкциями, типовыми проектами рабочих мест, квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих и другими нормативными материалами отрасле­вого и межотраслевого характера.

Установленная регламентация отражается в соответству­ющих нормативных документах: содержание труда - в поло­жениях о подразделениях и должностных инструкциях, содержание, объем и формы информации - в типовых систе­мах информации, организация рабочих мест - в эскизах пла­нировки и перечнях оснащения, условия труда - в установ­ленных нормах и параметрах, организация процессов тру­с да - в процедурах их выполнения.

Регламентация элементов организации труда лежит в ос­нове ее проектирования.