Картотека "Дополнительная память"

Картотека "дополнительной памяти" необходима для кон­троля за устными указаниями, выдаваемыми подчиненным, планирования и контроля работ, которые необходимо решить к установленному сроку.

Применяется, в частности, картотека с 35 ячейками (рис. 14). Первая ячейка картотеки предназначена для чистых бланков (карточек), вторая - для устных распоряжений и на­меченных к исполнению мероприятий (ячейка с индексом "И"), третья - для неисполненных в срок распоряжений и мероприятий ("Н"), четвертая - для выполненных ("В"), ос­тальные (31 ячейка) - на каждый день месяца.

Рис. 14. Виды настольных карточек "Дополнительная память"

Техника использования картотеки заключается в следую­щем. Должностное лицо, давшее указание, записывает его в карточку, указывая фамилию лица, получившего указание, содержание и срок исполнения. Карточка помещается в ячейку на исполнение ("И"). Лицо, осуществляющее кон­троль за исполнением указаний должностного лица (контро­лер), берет карточки из ячейки на исполнение ("И"), заносит содержание записи в свои контрольные карточки на соответ­ствующие даты, а карточки с записью руководителя помеща­ет в его картотеку на соответствующее число.

Контролер извещает исполнителей об указаниях руково­дителя и сроках их выполнения контрольным талоном. По мере получения сведений об исполнении указаний контро­лер делает пометку в карточках руководителя и помещает их в ячейку исполненных указаний. Руководитель получает ин­формацию об исполнении своих указаний, просматривая карточки соответствующих ячеек.

При пере носе срока исполнения своего указания руково­дитель, поставив новый срок, помещает карточку в ячейку на исполнение ("И"). Дальнейший контроль за исполнением перенесенного срока осуществляется в установленном поряд­ке.

Контролировать может и сам руководитель, это зависит от объема работ и количества непосредственно подчиненных руководителю лиц.

Картотека "Дополнительная память" может применяться и как инструмент рационализации использования рабочего времени дня, недели, месяца. Для этой цели по возникнове­нии вопросов, требующих решения к определенной дате, их записывают в карточку, которая ставится в картотеку на со­ответствующее число. В конце каждого рабочего дня про­сматриваются записи с вопросами на ближайшие дни, про­думывается план работы и порядок их выполнения. План работы составляется с учетом поставленных вопросов на эти дни.

Картотека "Дополнительная память" освобождает работ­ника от необходимости запоминания и удерживания в памя­ти сроков и перечня различных вопросов, требующих реше­ния, разгружает память для творческой мысли.

Литература

Аунапу Ф. Ф. Методы подбора и подготовки .руководите­лей. М.: Экономика, 1974.

Балабан Д.А. Организация и нормирование труда служа­щих на предприятиях бытового обслуживания. М.: Легпром­бытиздат, 1989.

Бизлокова И.В. Кадры, подбор и оценка. М.: Московский рабочий, 1984.

Белоусов г.м. Средства организационной техники: Ката­лог-справочник. М.: Экономика, 1985.

Внедрение научной организации труда на предприятии: Опыт Новосибирского завода радиодеталей / ЗаП.-Сиб. ЦБТИ. Новосибирск, 1968.

Волгин Б. Деловые совещания. М.: Московский рабочий, 1972.

Волгин А.П., Матирко В.И., Модин А.А. Управление персо­налом в условиях рыночной экономики: Опыт ФРг. М.: Дело, 1992.

Вернебург Р. Рационализация и техника работы аппарата управления / Пер. с нем.; Под общей ред. г.э. Слезингера. М.: Прогресс, 1969.

Гвишиани Д.М. Организация и управление. Изд. 2-е. М.: Наука, 1972.

Грачев М. Суперкадры. М.: Дело, 1983.

Зудина Л.Н Использование инженерного труда в подряд­ных коллективах // Проблемы управления трудовыми ресур­сами: Межвузовский сборник / ЛФЭИ им. Вознесенского. Л., 1990.

Зудина Л.Н. Колобов А.Д., Маслов Е.В. Проектирование организации труда на предприятии: Учебное пособие. Ново­сибирск: НГУ, НИНХ, 1977.

Инженерный труд в социалистическом обществе: Учебное пособие для инженерно-технических работников / Под ред. д-ра экон. наук А.К. Тащева. М.: Мысль, 1977.

Качалина Л.Н. Научная организация управленческого тру­да - оргпроектирование. М.: Экономика, 1973.

Квалификационный справочник должностей руководите­лей, специалистов и служащих. М.: Экономика, 1989.

Козлова О. В., Кузнецов И. Н Научные основы управления производством. М.: Экономика, 1970.

Комплексная регламентация труда: Новосибирский метод / Научный руководитель И.С.Кириллов. Новосибирск: Зап.­Сиб. кн. изд-во, 1978. Ч. 1 и 2.

Межотраслевые рекомендации по разработке рациональ­ных режимов труда и отдыха. М.: Экономика, 1975.

Методика разработки оптимальных соотношений числен­ности инженерно-технических работников и вспомогатель­ного технического персонала в отраслях народного хозяйст­ва / НИИ труда. М., 1971.

Методические рекомендации по организации и проведе­нию аттестации руководящих работников и специалистов / НИИ труда. М., 1980.

Методические рекомендации по разработке, утверждению и внедрению типовых проектов организации труда на рабо­чих местах массовых профессий рабочих, ИТР и служащих / НИИ труда. М., 1974.

Научная организация труда: Материалы Второй всесоюз­ной конференции по научной организации труда. М.: Мысль, 1965.

Научная организация труда в управлении производствен­ным коллективом: Общеотраслевые научно-методические рекомендации. М.: Экономика, 1991.

Нормативный метод планирования численности служащих предприятий и организаций отраслей материального произ­водства / НИИ труда. М., 1984.

Общеотраслевые методические, рекомендации по разра­ботке организационных структур управления для произ­водственных объединений и предприятий. М.: Экономика, 1988.

Положения об отделах и службах предприятия и должно­стные инструкции. М.: Экономика, 1974.

Проектирование организации труда: Опыт новосибирских предприятий / Под ред. Л.Н.Зудиной, А.Д.Колобова. Ново­сибирск: Зап.-Сиб. кн. изд-во, 1971.

Силюк Н.А.., Веселов П.'В., Галахов В.В. Организация уп­равленческого труда. М.: Экономика, 1986.

Симач Г. Изучение организации труда в учреждении / Сокр. пер. с англ. М.: Экономика, 1974.

Системное применение средств оргтехники в органах уп­равления / Под ред. Л.Н. Качалиной, Г. Шпрингера. М.: Эко­номика, 1978.

Скляров Б. Конструкторы в бригадах; / Социалистический труд. 1987. № 5.

Слезингер Г.Э. Труд в управлении промышленным произ­водством. М.: Экономика, 1967.

Слезингер Г.Э. Совершенствование процессов управления предприятием. М.: Машиностроение, 1975.

Способы определения нормативов трудовых затрат по об­служиванию и управлению производством: Межотраслевые методические рекомендации. М.: Экономика, 1990.

Страфди Э. Составление должностной инструкции / / Че­ловек и труд. 1992. № 2.

Тарасов В.К Персонал-технология: Отбор и подготовка менеджеров. Л.: Машиностроение, Ленингр. отд-ние, 1989.

Труд руководителя / Под ред. Д.Н. Карпухина. М.: Эко­номика, 1975.

Функционально-процедурный справочник: Приложения № 1-6 к типовому проекту организации труда служащих / НИИ труда. М., 1976.

Цельнер Клаус-Петер. Что такое "модель Гарцбурга" / / Проблемы теории и практики управления. 1992. № 1.

Шеметов П.В.. Элементы научного управления / НИНХ. Новосибирск, 1992.

Экономика: Учебник для экономических академий, вузов, факультетов / Под ред. А.С. Булатова. М.: БЕК, 1994.

Экономика и социология труда: Учебное пособие / Ново­сибирская государственная академия экономики и управле­ния. Новосибирск, 1994.

Эффективность совмещения профессий в непроизводст­венных отраслях: Межотраслевые рекомендации. М.: Эконо­мика, 1984.

Якубович А.А. Организация и регламентация инженерно­-управленческого труда. М.: Экономика, 1978.