Документ Microsoft Office Word (2)

Правила разработки положений о подразделениях А�

Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Поморский государственный университет имени М.В. Ломоносова» (ПГУ имени М.В. Ломоносова) СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ПРАВИЛА разработки положений о подразделениях Архангельск 2008 Содержание

1. Область применения

   1. Правила разработки положений о подразделениях (далее –Правила) устанавливает требования к структуре, содержанию и оформлению положений о подразделениях, которые создаются и используются в ПГУ имени М.В. Ломоносова (далее – университет).

   2. Настоящие Правила предназначены для обеспечения адекватности, полноты и единообразия создаваемых положений о структурных подразделениях университета.

   3. Требования Правил являются обязательными для всех подразделений университета.

2. Определения и обозначения

   1. В данном документе используются термины и их определения согласно ГОСТ Р ИСО 9000, а также:

^ Администрация университета – руководящие и ответственные работники, осуществляющие функции по управлению трудом и работниками университета в соответствии с должностными обязанностями по поручению работодателя. ^ Организационная структура – система взаимосвязей и распределения полномочий и ответственности между отдельными управленческими и производственными элементами организации: руководящими должностными лицами, органами управления, структурными подразделениями. ^ Коллегиальный орган управления – полномочное собрание, осуществляющее принятие решений или формирование экспертного мнения по вопросам, относящимся к его компетенции. ^ Структурное подразделение (подразделение) – часть университета и относящиеся к ней работники, выполняющие установленный круг работы, отвечающие за выполнение возложенных на них задач. Руководитель – лицо, на которое официально возложены функции управления коллективом и организации его деятельности. ^ Руководители и ответственные работники высшего звена (высшее руководство) определяют цели, основные задачи и стратегию развития университета, осуществляют управление университетом по основным направлениям деятельности. К руководителям высшего звена относятся: ректор, проректоры, главный бухгалтер. ^ Руководители среднего звена осуществляют руководство структурными подразделениями университета. К руководителям среднего звена относятся директора институтов и филиалов, деканы факультетов, заведующие кафедрами, начальники управлений, директор библиотеки, директор издательства, начальники отделов, центров и других подразделений, непосредственно входящих в университет. ^ Руководители первичного звена осуществляют управление подразделением, входящим в другое подразделение в качестве структурной единицы. К ним относят начальников отделов, секторов, лабораторий и т.п.. ^ Штатный состав подразделения – это совокупность штатных единиц, входящих в подразделение, согласно штатному расписанию. Положение о подразделении – организационно-нормативный документ, устанавливающий основные задачи, функции, взаимоотношения, права и обязанности подразделения как рабочего коллектива и элемента организационно-управленческой структуры университета. ^ Проект положения о подразделении – это статус подготовленного, но не утвержденного положения о подразделении. Проект ПП не имеет специальных обозначений, подобных пометке «Проект». ^ Управление документами – осуществляемая в нормативно определенном порядке деятельность по созданию, хранению, использованию и уничтожению документов. ^ Актуализация документа – приведение его в соответствие с действующей нормативно-правовой базой и реальным (или требуемым, с нормативно-правовой точки зрения) состоянием дел. ^ Актуализация копии документа – приведение копии документа в соответствие с действующим подлинником документа. Пересмотр документа – внесение всех необходимых изменений в содержание нормативного документа с оформлением, принятием и опубликованием нового нормативного документа, заменяющего действующий документ. ^ Цель – обобщенный результат деятельности, которого хотят достигнуть. Задача – основная проблема, решаемая сотрудником (подразделением) и определяющая направление деятельности подразделения. Функция – действие или конкретный вид деятельности, выполняемый сотрудниками (структурными подразделениями) на постоянной основе. ^ Служебные обязанности – нормативно закрепленный и безусловный для исполнения круг действий, возложенных на работника. Права – нормативно закрепленная сфера возможных действий сотрудника университета при осуществлении им трудовой деятельности. Структурные подразделения, также как коллегиальные и совещательные органы университета обладают правами как организованные коллективы сотрудников, действующие на основе установленных нормативных правовых документов. Ответственность – это предусмотренные законодательством и локальными нормативными правовыми актами санкции за неисполнение работником своих служебных обязанностей. Запись – вид документа, содержащий данные о достигнутых результатах или свидетельства осуществленной деятельности.

1. В данном документе используются следующие обозначения и сокращения:

ПП – положение о подразделении; ТК РФ – трудовой кодекс Российской федерации.

1. Порядок разработки и управления ПП

   1. Создание проекта ПП

      1. Положения о подразделениях, как правило, создаются:

• при создании нового подразделения;

• при реорганизации подразделения;

• при изменении задач, поставленных руководством вуза перед подразделением;

• при изменении структуры подразделения;

• при изменении штатного состава подразделения;

• при существенном изменении нормативно-правовой документации, устанавливающей правила создания и оформления положений о подразделениях;

• при выявлении существенного несоответствия ПП действующей нормативно-правовой базе или существующей организации работы подразделения в результате внутреннего или внешнего аудита.

1. Ответственность за создание, организацию хранения и использования, актуализацию и отмену положения о подразделении несет руководитель подразделения.

2. Проект ПП готовит руководитель или назначенный им сотрудник подразделения. В случае создания подразделения, когда его руководитель еще не назначен, но имеется согласованный кандидат на должность руководителя, разработка проекта положения о подразделении может быть поручена ему.

3. При подготовке проекта положения о вновь создаваемом подразделении необходимо:

• досконально изучить технологию и методы работы при решении задач, которые ставятся перед создаваемым подразделением;

• выяснить потребности и особенности работы подразделений, с которыми необходимо будет организовать служебное взаимодействие;

• ознакомиться с нормативными правовыми документами, относящимся к сфере деятельности создаваемого подразделения;

• ознакомиться с локальными нормативными правовыми актами, содержащими требования по содержанию и оформлению ПП;

• рассчитать (желательно, на основе утвержденных норм) необходимую численность сотрудников подразделения;

• спланировать оптимальное распределение обязанностей и полномочий между штатными и структурными единицами подразделения.

1. Проект положения об уже функционирующем подразделении может базироваться на прежнем положении, при обязательном внесении изменений на основе имеющегося опыта работы и с учетом действующих требований по созданию и оформлению ПП.

2. Если подразделение включает в себя структурные единицы (отделы, кафедры, сектора), то одновременно с подготовкой и введением в действие положения об основном подразделении должны разрабатываться и вводиться в действие положения о его структурных элементах. Положение об основном подразделении должно быть согласовано с положениями о входящих в него структурных единицах.

3. Если создание положения о подразделении связано с изменением штатного состава, функций, обязанностей или прав сотрудников, то одновременно с созданием ПП рекомендуется разработать новые должностные инструкции сотрудников подразделения. Положение о подразделении должно быть согласовано с должностными инструкциями руководителя и сотрудников подразделения.

4. Подготовленный проект ПП подписывает руководитель подразделения, а в случае, если руководитель подразделения не назначен – проректор, курирующий работу подразделения.

1. Введение в действие ПП

   1. Введение в действие ПП осуществляется путем его утверждения Ученым советом университета, которому предшествует согласование ПП.

   2. Согласование проекта ПП осуществляют:

• проректор, курирующий деятельность подразделения;

• проректор по административной работе;

• начальник юридического отдела;

• начальник отдела менеджмента качества.

1. Замечания, предложения и дополнения к проекту документа излагают на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Листы с замечаниями и предложениями прилагаются к проекту ПП при прохождении всех последующих инстанций.

2. При внесении замечаний, которые требуют существенных изменений содержания проекта положения о подразделении, требуется заново согласовать проект ПП после исправления.

3. Несущественные замечания могут быть исправлены разработчиком без повторного согласования. В этом случае разработчик передает проект ПП в последующие инстанции вместе с листом замечаний, на котором ставится отметка об исправлении замечаний с указанием страниц и абзацев, в которые внесены изменения.

4. Утверждение ПП Ученым советом происходит согласно процедуре, предусмотренной положением об Ученом совете.

5. Ученый совет может принять решение об утверждении, утверждении с внесением поправок или отклонении проекта ПП; в последнем случае разработчик должен заново составить проект ПП с учетом высказанных замечаний, после чего согласовать и предоставить его на утверждение Ученому совету.

6. В случае утверждения ПП с внесением поправок, разработчик готовит новую редакцию ПП с учетом замечаний, указанных в решении Ученого совета. Затем положение о подразделении, с приложенным решением Ученого совета, передается на повторное согласование.

7. Утвержденное положение вместе с решением Ученого совета университета и электронным вариантом ПП поступает в отдел менеджмента качества, где ему присваивается регистрационный номер. Отдел менеджмента качества печатает контрольный экземпляр и необходимое количество рабочих экземпляров документа:

• для проректора, курирующего структурное подразделение;

• для отдела менеджмента качества;

• необходимое число копий для повседневного использования в подразделении;

• по одной копии для каждой структурной единицы подразделения (если таковые имеются).

Изображение схемы движения проекта ПП в ходе согласования и утверждения приведено в приложении 1.

1. Распространение, учет, хранение и использование ПП

   1. Подлинник утвержденного ПП хранится у руководителя подразделения, который является держателем подлинника. Контрольный экземпляр используется для актуализации ПП и изготовления его копий, выдача подлинника ПП для работы не допускается.

   2. Все изготовленные и распространенные рабочие экземпляры должны быть отмечены в листе рассылки ПП, который хранится вместе с контрольным экземпляром ПП. Выдача рабочих экземпляров ПП производится под роспись получающего лица. Бланк листа рассылки ПП приведен в приложении № 2.

   3. Электронный вариант утвержденной редакции положения о подразделении передается в электронную библиотеку ПП, о чем в листе рассылки ПП делается соответствующая отметка. Размещение, актуализация, предоставление доступа к электронной версии ПП осуществляются согласно действующим локальным нормативным актам, регулирующим создание и использование электронных библиотек университета.

   4. Доступ к электронному варианту ПП должен быть предоставлен:

• всем сотрудникам подразделения;

• всем уровням вышестоящего руководства;

• проректорам университета;

• всем сотрудникам университета (если иное не предусмотрено действующими нормативными правовыми документами, что должно быть отражено в ПП);

• всем желающим (рекомендуется).

1. Руководители подразделений несут ответственность за ознакомление сотрудников подразделения с положением о подразделении и исполнение ими требований ПП.

1. Структура и содержание ПП

   1. Требования к структуре ПП

      1. Положения о подразделениях имеют следующую структуру:

• общие положения;

• организационная структура (для подразделений, имеющих в своем составе структурные подразделения);

• задачи;

• основные функции;

• взаимодействие;

• обязанности;

• права;

• ответственность;

• приложение «Схема организационной структуры подразделения»;

1. Содержание раздела «Общие положения»

   1. В разделе «Общие положения» указывается:

• точное название структурного подразделения;

• тип подразделения в соответствии с Положением об организационной структуре университета;

• место подразделения в организационной структуре университета (для структурных подразделений, находящихся в составе управлений, факультетов и т.п.);

• в чьем непосредственном подчинении находится подразделение;

• должность руководителя подразделения, порядок его назначения и освобождения от должности, порядок его замещения в случае временного отсутствия.

• порядок реорганизации и ликвидации подразделения;

• перечень основных правовых, нормативных и инструктивных материалов, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности, в том числе и внутренних документов по университету.

Ими могут быть: законодательные акты, нормативные, технические и методические документы, требования которых распространяются на деятельность университета, оказываемые услуги и выпускаемую продукцию, Устав университета, документация СМК, распорядительные и организационно-нормативные документы организации.

1. ^ Содержание раздела «Организационная структура»

   1. Раздел включается в положения о подразделениях, имеющих в своем составе отделы (секторы, кафедры, иные структурные подразделения) или обладающие функциональными управленческими связями.

   2. В разделе дается характеристика внутренней структуры подразделения, то есть указывается из каких структурных подразделений (отделов, кафедр, лабораторий и т.п.) состоит подразделение, должности руководителей этих подразделений, а также перечисляются иные должностные лица, непосредственно подчиненные руководителю подразделения (если таковые имеются).

   3. Схему организационной структуры необходимо привести в приложении к ПП. На схеме обозначаются:

• должностное лицо, в подчинении у которого находится руководитель подразделения;

• коллегиальные и совещательные органы, в сферу ответственности которых входит управление деятельностью подразделения;

• руководитель подразделения;

• входящие в состав подразделения отделы (секторы, кафедры, иные структурные подразделения);

• коллегиальные и совещательные органы подразделения;

• должностные лица, не входящие в штатный состав подразделения, но подчиненные руководителю подразделения;

• подразделения (должностные лица), функционально подчиненные руководителю подразделения;

• отношения подчинения между элементами схемы.

Наименования подразделений, коллегиальных органов и должностей, приведенные на схеме, должны точно соответствовать наименованиям, установленным в организационной структуре и штатном расписании университета. Пример оформления схемы организационной структуры подразделения приведен в приложении № 3.

1. Содержание раздела «Задачи»

   1. В разделе «Задачи» перечисляются в кратком изложении задачи, направленные на реализацию основных направлений деятельности университета, стоящие перед подразделением.

   2. Совокупность задач должна давать четкое представление о сфере деятельности подразделения и охватывать весь спектр реализуемых подразделением функций.

   3. Если в состав подразделения входят внутренние структурные элементы (подразделения), отвечающие за отдельные направления деятельности, то задачи должны быть соответствующим образом сгруппированы. Раздел «Задачи» головного подразделения должен быть согласован с одноименными разделами положений о его структурных элементах.

2. ^ Содержание раздела «Функции»

   1. Раздел «Функции» содержит перечисление основных действий и конкретных видов работ, закрепленных за данным подразделением, которые оно выполняет по отношению к другим подразделениям университета и сторонним организациям.

   2. Если подразделение имеет в своем составе структурные единицы, то функции должны быть распределены по этим структурным элементам, согласно характеру их деятельности. Отдельно должны быть указаны функции, выполняемые основным подразделением – руководителем и сотрудниками, непосредственно работающими в нем (если таковые имеются).

   3. Каждой задаче, обозначенной в разделе «Задачи», должны соответствовать одна или несколько функций. Рекомендуется группировать функции по задачам, которые поставлены перед подразделением, например:

«Для реализации ПК, целей в области качества университета и подразделения, психологическая служба реализует следующие функции:

• определение требований потребителей;

• определение целей в области качества подразделения;

• планирование и проведение мероприятий, направленных на реализацию ПК и целей в области качества университета и подразделения;

• разработка ведение документации СМК подразделения;

• измерение, анализ и улучшение СМК подразделения».

1. Содержание раздела «Взаимодействие»

   1. В разделе должны быть указаны характеристики основных видов служебных взаимодействий подразделения со структурными подразделениями университета, должностными лицами, различными категориями персонала и обучающихся, а также внешними организациями, разделенные на два подраздела: «Внутреннее взаимодействие» и «Внешнее взаимодействие».

   2. Основные разновидности служебного взаимодействия рекомендуется представить в виде таблицы:

Подразделение, должность ^ Получает (от кого) Передает (кому) Содержание информации Периодичность Содержание информации Периодичность Коммуникации внутренние ^ Коммуникации внешние

1. Содержание раздела «Обязанности»

   1. В разделе перечисляются обязанности подразделения перед всеми заинтересованными сторонами:

• обязанность своевременно и качественно выполнять поставленные задачи и реализовывать функции, указанные в ПП;

• обязанность выполнять указания и поручения вышестоящего руководства, оказывать содействие руководству в планировании и оптимизации организации деятельности подразделения;

• своевременно предоставлять установленную отчетность по результатам деятельности;

• обязанность выявлять требования потребителей результатов деятельности подразделения и стремится к их выполнению;

• обязанность по отношению к сотрудникам подразделения по обеспечению их всем необходимым для эффективной деятельности, стимулированию их профессионального роста и созданию комфортных условий жизнедеятельности.

1. Содержание раздела «Права»

   1. В разделе перечисляются права, которыми обладает подразделение в ходе осуществления своей деятельности:

• право на получение необходимых для выполнения задач и функций подразделения ресурсов;

• право на получение от руководства и структурных подразделений университета информации, необходимой для эффективной деятельности;

• право знакомиться с проектами организационно-распорядительных и организационно-нормативных документов, регулирующих сферу деятельности подразделения;

• право вносить предложения руководству университета по планированию деятельности подразделения, улучшению организации его работы, оптимизации его структуры и штатного состава;

• право взаимодействовать со структурными подразделениями университета для координации деятельности и осуществления мероприятий, направленных на реализацию целей и задач подразделения;

• право подразделения взаимодействовать с внешними учреждениями и организациями с целью реализации совместных мероприятий, проектов, выполнение договоров хозяйственного характера, осуществление другого вида совместной деятельности (если такие права предоставлены подразделению).

1. Содержание раздела «Ответственность»

   1. В разделе «Ответственность» указывается распределение ответственности за выполнение разного вида обязанностей между сотрудниками подразделения.

   2. Если иное не предусмотрено законодательством или локальными нормативными правовыми документами, то руководитель подразделения несет ответственность перед руководством университета согласно действующему законодательству и локальной нормативно-правовой базе за обеспечение:

• выполнения поставленных перед подразделением задач и определенных функций,

• работы с документами и их сохранности, своевременного и качественного исполнения поручений и обращений,

• создания СМК подразделения и реализацию мероприятий, направленных на достижение целей в области качества подразделения,

• выполнения требований правил внутреннего трудового распорядка,

• соблюдения в подразделении правил противопожарной безопасности.

1. Материальную ответственность за сохранность ценного имущества университета несет сотрудник подразделения, принявший его на хранение, согласно действующему законодательству и локальным нормативным правовым документам.

2. Ответственность перед руководителем подразделения за оперативную работу с документами, прием входящих и передачу исходящих документов, регистрацию документов и контроль за их исполнением в подразделении, согласно инструкции по делопроизводству университета, несет сотрудник подразделения, назначенный ответственным за делопроизводство.

3. Ответственность перед руководителем подразделения за ведение документации СМК, проведение запланированных мероприятий, направленных на достижение целей подразделения в области качества, согласно положению об уполномоченных по качеству в подразделениях, несет сотрудник подразделения, назначенный уполномоченным по качество в подразделении.

4. Все сотрудники подразделения несут ответственность перед руководителем подразделения и высшим руководством университета за своевременное и качественное выполнение обязанностей, предусмотренных ТК РФ, правилами внутреннего трудового распорядка, ПП, трудовым договором и должностными инструкциями.

1. Требования к оформлению ПП

   1. Общие требования к оформлению

      1. Положение о подразделении оформляется по следующей схеме:

• титульный лист;

• текст документа;

• визы согласования;

• приложения.

1. Текст положения о подразделении, приложения к нему и «визы согласования» оформляются согласно требованиям «Инструкции по делопроизводству ПГУ имени М.В. Ломоносова», утвержденной решением Ученого совета от 25.09.2008 № 1.

1. Оформление титульного листа ПП

   1. Титульный лист предназначен для представления общих сведений о ПП и имеет следующие данные:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование университета;

• реквизит утверждения;

• наименование документа;

• наименование структурного подразделения;

• идентификационный номер документа;

• номер экземпляра документа;

• место и год утверждения.

ПП присваивается идентификационный (буквенно-цифровой) номер, который формируется следующим образом:

1. Идентификационный номер документа проставляется в правом верхнем колонтитуле на каждом листе ПП, за исключением титульного.

2. На лицевой стороне титульного листа ПП номер страницы не проставляется.

3. Форма титульного листа Положения о подразделении представлена в приложении № 4.

Приложение № 1 Схема согласования, утверждения и распространения ПП Приложение № 2 Лист рассылки положения о подразделении Приложение № 3 Образец схемы организационной структуры подразделения Приложение № 4 Образец оформления титульного листа ПП