60 Tips für einen

rationellen und modernen Briefstil (BRD)

Die folgenden Hinweise gelten uneingeschränkt nur für Deutschland und geben die Norm so wieder, wie sie sich in der Wirtschaft etabliert hat. Die Verwaltung, aber auch Individuen (Altersfrage) sind manchmal konservativer. Sie sollten jedenfalls nicht imitiert werden, schließlich paßt es gut zu Studenten, einen "jungen", dabei aber vollkommen korrekten und etablierten Biiefstil zuhaben.

In Österreich und vielleicht auch der Schweiz ist man in der Briefgestaltung insgesamt (aus bundesdeutscher Sicht) "altmodischer". Zu beachten sind außerdem - bei der Umschlaggestaltung - die im Absenderland üblichen Konventionen.

Neue Postleitzahlen

-fünfstellige Postleitzahlen verwenden

65535. größere Städte (ca. 900) haben mehrere Postleitzahlen, je nach Straße/ Bezirk

65535. Zustellbezirke hinter dem Ort - z.B. "München 12" - entfallen deshalb

- auf unterschiedliche Postleitzahlen achten: Postfachadresse für Briefe, Hausadresse für Pakete, Päkchen

— knapp 1000 Großkunden haben eine eigene Postleitzahl, die ohne weitere Angabe eines Postfachs oder einer Straße als Anschrift ausreicht

Anschrift und Absender

65535. Firma weglassen, wenn aus dem Firmennamen klar hervorgeht, daß es sich nicht um eine Person handelt

65535. die Reihenfolge Name/ Firma bedeutet: persönlicher Brief (bleibt u.U. ungeöffnet, wenn Adressat in Urlaub ist oder die Firma verlassen hat)

65535. die Reihenfolge Firma/ Name bedeutet: Brief kann von Poststelle, Sekretärin, Kollegin geöffnet werden

65535. "z.H." wird nicht mehr verwendet

65535. Vornamen, wenn bekannt, ausschreiben

65535. in der Anschrift immer Titel ("Prof.", "Dr.", "Dipl.-lng.") verwenden

— auf den Namen kann — ab Abteilungsleiter — eine Funktionsbezeichnung folgen ("Geschäftsführer der Auer AG" , "Präsidentin des ...")

65535. alles Überflüssige in der Anschrift weglassen — z.B. Stock, Gebäudekomplex, Funktionsbezeichnungen etc.; maximal 6 Zeilen (begrenzter Platz in Sichtkuverts/ auf Adreßetiketten)

65535. Postleitzahl und Ort durch Leerzeile oder zusätzliche halbe Zeile absetzen

65535. internationale Länderkürzel + Bindestrich vor der Postleitzahl verwenden (D-, CH-, H-, A-...), Land weglassen

65535. Ländernamen werden durch diese Kürzel überflüssig; will man sie aber doch schreiben, dann immer in der im Absenderland üblichen Form

65535. Orts-, Straßennamen und Hausnummern immer in' der im Empfangerland üblichen Form schreiben

Typographische Gestaltung

65535. in der Regel einzeilig schreiben, zusätzlich 1/2 Zeile Abstand zwischen 2 Absätzen (Textverarbeitung), sonst zusätzliche Leerzeile

65535. Leerzeile zwischen Betreffund Anrede

65535. bei kurzen Briefen l 1/2 -zeilig schreiben

65535. Plazierung der Anschrift auf dem DIN A4-Blatt genau beachten (Fensterumschläge!)

65535. wichtige Zahlen und Fakten einrücken

65535. spätestens alle 5 Zeilen Absätze machen

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Formelhaftes

65535. das Wort "Betr.:" in der Betreffzeile weglassen

65535. in der Anrede akademische Titel wie "Prof.", "Dr." — insbesondere in der Wirtschaft—in der Regel noch verwenden; zumindest im deutschen Hochschulbereich ist dies aber zunehmend veraltet

65535. die Standardanrede ist "Sehr geehrte/r Herr/ Frau + Name oder "Sehr geehrte Damen und Herren" (anonym), die Standardabschlußformel lautet: "Mit freundlichen Grüßen"

65535. "Fräulein" nicht mehr verwenden — auch nicht für sehr junge, unverheiratete Frauen -, es sei denn die Betreffende tut dies selber oder wünscht diese Anrede ausdrücklich

65535. Zahl der Anlagen nach der Unterschrift vermerken

65535. nach der Anrede ein Komma machen, klein weiterschreiben

65535. altmodisch oder bürokratisch wirken: "Betr.:", Ausrufezeichen in der Anrede, Grußformeln wie "Hochachtungsvoll" und Schlußformeln wie "In Erwartung einer baldigen Antwort verbleiben wir"

-unter die handschriftliche Unterschrift unbedingt maschienenschriftlich Vornamen (wichtig, damit man weiß, ob man "Sehr geehrte Frau" oder "Sehr geehrter Herr" antworten soll) und Namen sowie evtl. auch Funktion und Titel in Klammern setzen (erst recht in der internationalen Kommunkation!)

65535. bei der Unterschrift evtl. hinzusetzen: "i.V." (= in Vertretung), "i.A." (= im Auftrag) oder "gez." + Name (maschienenschriftlich) + evtl. "nach Diktat verreist" in Klammern

65535. inhaltlich aussagekräftiger Betreff (z.B. Auftrags-, Vertragsnummer, Datum des vorangegangenen Schreibens + inhatliches Stichwort)

65535. an das Postskriptum (PS:) für wichtige oder heikle Angelegenheiten denken

Sprachliche Gestaltung und Stil

65535. alle Satzzeichen nutzen incl. Doppelpunkt (:), und Gedankenstrich (-)

65535. kurze Sätze in Durchschnitt 10 — 15 Wörter

65535. besser Sie-Stil als Wir-Stil, Verbal— statt Nominalst!l

65535. Höflichkeit ohne Floskeln

65535. positiv unpersönlich formulieren

— keine unnötige Wiederholungen, Phrasen und umständliche Formulierungen

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65535. sparsam mit Konjunktiv, Nebensätzen, Passivformen und Modalverben sein

65535. wichtigste Informationen an den Satzanfang

65535. nichtmarktschreierisch sein: Übertreibungen und Superlative vermeiden

Phsychologisches

65535. sich immer in die Person des Empfängers versetzen

65535. DIN-Briefnormen respektieren, sich aber auch darüber hinwegsetzen können (bei persönlicheren Briefen) ,

65535. nicht förmlicher sein als der vorangegangener Brief (z.B. Anrede "Liebe/r")

65535. Briefe der Art des'Kontaktes bzw. seiner Entwicklung anpassen

65535. Brief persönlicher machen (Anrede, Grußformel, Inhalt), falls direkter Kontakt zur angeschriebenen Person besteht

65535. ruhig eine landestypische Note hereinbringen (vor allem bei gutem Kontakt)

65535. bei der "Auflockerung" des schriftlichen Kontaktes ruhig den ersten Schritt tun (die Initiative hierfür liegt in der Regel bei demjenigen, der antwortet)

65535. beachten, daß die Normen für die Handelskorrespondenz in DaF- Lehrwerken immer tendenziell altmodisch sind

65535. den Studenten deshalb unbedingt diejenigen Normen beibringen, die "im Trend" liegen. Sonst ist ihr Briefstil 10 Jahre nach Abschluß der Universität völlig antiquiert

Faxe mit und ohne Faxen

65535. ein Fax ist weniger vertraulich und unsicherer als ein Brief

65535. auch Alternativen zum Fax nicht vergessen (E-Mail, Kurzmitteilung, Karte, Pendelbrief, Telefon, normaler Brief)

65535. Besonderheiten der Faxgestaltung beachten (Fax-Nummer, Seitenanzahl)

65535. bei mehreren Seiten eigenes Fax-Deckblatt machen

65535. Fax-Deckblatt evtl. graphisch gestalten

Типовыми, инвариантными языковыми средствами реали­зации императивности и рекомендательности, помимо клиши-рованности внешнего оформления, а также внутренней функ­циональной структуры текста (о чем см. ниже) являются:

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—- модальные глаголы, ср.:

"Der Titel soll erkennen lassen, aus welchem technischen Gebiet die Erfindung liegt..." (Заглавие позволяет установить ...)

"Es müssen vielmehr die zum Stand der Technik gehörenden Mittel genannt werden" (Следует назвать ...)

65535. глаголы приказания : befehlen, fordern;

65535. глаголы побуждения: anordnen, veranlassen, verordnen, verlangen;

65535. глаголы в императиве;

65535. безличные конструкции типа: es ist zulässig, unzulässig, erforderlich...;

65535. временные формы глагола: настоящее предписания (или долженствования); формы будущего времени (приобретают в контексте различные модальные оттенки долженствования, предписания, возможности, близкой к необходимости); буду­ щее условное (ирреальное), употребляющееся в сложноподчи­ ненных предложениях с придаточным условия; прошедшее вре­ мя подчеркнутой констатации (в постановлениях, договорах); прошедшее условное (или ирреальное) в характерных для де­ ловой речи условных предложениях;

65535. сослагательное наклонение (Konjunktiv) используется для 'выражения сомнения, предположения; неуверенности, ос­ торожного предложения; смягчения значения долженствования; выражения формы вежливости и пожелания;

65535. сослагательное наклонение в косвенной речи как сред­ ство реализации аргументированности в дипломатическом общении, особенно в текстах памятных записок и меморанду­ мов.

Прагматическая функция долженствования выражается в немецком языке широким использованием инфинитивных кон­струкций с глаголами "haben" и "sein" с частицей "zu". Они усиливают категоричность функционального содержания, осо­бенно в директивных текстах. Ср.:

Die Hochschulen haben die ständige Aufgabe, im Zusammenwirken mit den zuständigen staatlichen Stellen Inhalte und Formen des Studiums im Hinblick auf die Entwicklung in Wissenschaft und Kunst, die Bedürfnisse der beruflichen Praxis und die notwendigen Veränderungen in der Berufswelt zu überprüfen und weiter zu entwickeln, (aus "Studienreform").

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Средством выражения императивности может выступать неопределенная форма глагола (чаще в текстах всевозможных рецептов, "способов употребления", "руководств для пользо­вателей" и т.д.), ср.:

Auf 4 Liter lauwarmes Wasser— l gehäufter Eßlöffel Fay. Kräftig Schaum schlagen, Farbechtheit prüfen! Rasch waschen, kalt und eventuell mit Essigzusatz spülen... Vor dem Trocknen auf die richtige Form bringen.

К типовым лексическим средствам оформления официаль­но-делового стиля относятся!

65535. функционально-окрашенная лексика. Стилистически окрашенный характер этой лексики обусловлен сущностным содержанием текста, т.е. содержанием, определяемым сферой функционирования, в данном случае официально-деловой. Например, в сфере юриспруденции: Strafverfahren, Urteil fällen, Aussage, Zeuge, das Wort entziehen, der Gerichtshof и т.д.

65535. термины и терминологизированные словосочетания: ausfertigen; verantwortungsbewußt; geleitet von dem Wunsch и др.;

65535. устойчивые обороты и клише текстов: in Anerkennung der Tatsache; zur Genehmigung vorlegen (Dokumente, Verträge, Abänderungen); gleiche Gültigkeit haben; übertragene Befugnisse; den Eingang des Schreibens bestätigen; für die Richtigkeit der Anschrift u.a.;

65535. собирательные существительные: die Wahlen, die Fahrer, die Werktätigen; или существительные, выражающие совокуп­ ное единство: die Streitkräfte, die Waffen;

— отглагольные Существительные: Verwirklichung, Verbesserung, Neugestaltung, Fernbleiben;

65535. формы глагола 3-го лица, неопределенно-личное место­ имение "man", глаголы в форме страдательного залога;

65535. канцеляризмы;

65535. канцелярские наречия: zwecks, gemäß, betreffs;

65535. обращения, начальные и конечные формулы уважения и т.д. Такие формулы, выражая официальность, являются одно­ временно средствами выражения вежливости и соблюдения дистанции между партнерами по коммуникации, ср.:

"Ich beehre mich, auf Ihre Note vom heutigen Tag bezug zu nehmen!" или

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"...Der Botschafter, der ...hat die Ehrendem Herrn Außenminister... mitzuteilen...". '

Задание: Исходя из всего вышесказанного, проанализируй­те языковые особенности текста "60 Tips für einen rationellen und modernen Briefstil (BRD) "(см. стр.32).

Рекомендательная прагматическая функция в сфере офи­циально-делового общения также имеет градуированную шка­лу стилистических оттенков: от сухой стандартности выра­жения до эмоционально-экспрессивных окрасок текста. Пос­ледние носят характер "зазывательности", бытовой рекламы.

Ниже, в рубрике "Empfehlungen" ("Рекомендации") из газе­ты "Süddeutsche Zeitung", приводятся отрывки из брошюры, со­держащие пямятки и рекомендации по поводу приобретения недвижимости. В этой статье Вы найдете все разновидности рекомендательной функции текста и, соответственно, стили­стические средства их реализации:

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