8.2. Значення, функції, види та методи контролю

 

Контроль у менеджменті розглядається в трьох аспектах: контроль як діяльність апарату керування, одна з його загальних функцій; контроль як принцип керування; контроль як завершальний процес процедури прийняття управлінських рішень. У дійсній главі контроль характеризується як заключний етап розробки і реалізації рішення.

Необхідність контролю за реалізацією прийнятих рішень досить очевидна. Господарська практика свідчить, що нерідко і якісно розроблені рішення виявляються невиконаними через відсутність добре налагодженої системи контролю. Керівник змушений реагувати на ситуацію після одержання тривожного сигналу, коли доля рішення вже знаходиться в критичній точці. Проблема може оцінюватися за критеріями, що не відбиває дійсний стан справ. (Наприклад, у будівництві як критерій використовується показник - освоєння засобів, замість кількості та якості виконаної роботи). Причинами відхилень у реалізації рішень можуть бути безвідповідальне відношення виконавців, поява нових обставин, що неможливо було врахувати на стадії розробки рішення, але необхідно на завершальному етапі його реалізації.

Правильно організований контроль орієнтує колектив на якісну роботу, мотивує працю, дозволяє виявити резерви, поліпшити діючу систему прийняття рішень, сприяє підвищенню ефективності керування та діяльності підприємства в цілому.

Процес контролю - це діяльність суб'єктів контролю, спрямована на виконання прийнятих рішень шляхом реалізації визначених задач, принципів, методів, застосування технічних засобів і технології контролю.

Процес контролю характеризують три складові: змістовна (що виконується в процесі контролю), організаційна (ким і в якій послідовності здійснюється), технологічна (як виробляється).

Ціль контролю - забезпечення єдності рішення та виконання, попередження можливих помилок і недоробок, своєчасне виявлення відхилень від заданої програми, поставлених задач і встановлених термінів.

Зміст контролю виявляється у виконуваних ним функціях: діагностики стану справ, орієнтування, стимулювання, коректування дій, поширення передового досвіду, здійснення авторського нагляду, а також педагогічної та правоохоронної.

Діагностична функція контролю полягає у виявленні фактичного стану справ по виконанню прийнятого рішення; орієнтуюча спрямована на вказівку орієнтирів, тобто тих проблем, які в даний момент заслуговують на найбільшу увагу; стимулююча функція контролю виявляється у виявленні та залученні в роботу всіх невикористаних резервів, особливо людського фактора.

Керівникам потрібно враховувати той факт, що значні санкції за недоробки в роботі не призводять до покращення її виконання. Часто це спонукає до більш витончених форм приховання недоліків. Контроль важливо націлювати не тільки на виявлення недоліків, але й резервів, на спонукання працівників вишукувати потенційні можливості.

Коригувальна функція контролю полягає в уточненні самого рішення, якщо обстановка змінилася. Зробити це слід відразу, не відкладаючи в часі. Керівник повинний усвідомлювати, що фактичне положення є результат перевірки прийнятих ним рішень. З’являється парадоксальна ситуація: керівник вважає, що перевіряє працівника, а останній уже перевірив своєю роботою керівника.

Яка повинна бути тактика керівника в даній ситуації?

Спокійно практично ознайомитися з результатами контролю, зіставити їх з вихідним рішенням, внести корективи, допомогти підлеглим перебудувати роботу.

Такий підхід, можливо, зачіпає честолюбство керівника, проте корисний для рішення проблеми. Керівник повинний вибрати, що йому дорожче: доля прийнятого рішення або ілюзорне задоволення честолюбних амбіцій (часто такий вибір, на жаль, буває не на користь справи).

У ході перевірки варто уважно поставитися до передового досвіду, у тому числі у виконавців, які не всі задачі однаково добре вирішують. Передовий досвід вивчається по ряду причин:

·       повторюваність успіхів у роботі, їхня стійкість;

·       законність методів досягнення кращих результатів;

·       конкретність умов, де методи роботи досягають мети і протипоказання, при яких вони неприйнятні.

Досвід не може переноситься механічно. У такий спосіб у ході контролю можна не тільки перевіряти, але і рекомендувати більш раціональні методи виконання роботи, тобто поширювати позитивний досвід.

Авторський нагляд - одна з функцій контролю, у ході якого автор не тільки виявляє увагу до втілення задуму, але й критично оцінює промахи, обговорює з зацікавленими особами сумніви, вчиться, підвищує свою кваліфікацію. Контроль виконує в цьому випадку й педагогічну функцію.

Контролю властива і правоохоронна функція, тому що керівник повинний стояти на позиції дотримання та захисту існуючих норм права.

Відомі різні види контролю та ознаки їхньої класифікації. В якості останніх можуть бути особливості суб'єктів контролю, характер задач, взаємовідносини суб'єкта контролю з підконтрольним об'єктом, використовувані методи й техніка контролю, та інше. Виділяють формальні, реальні, внутрішні і зовнішні види контролю,  проте існує й інший підхід, так, у спеціальній літературі по менеджменті частіше вказують три види контролю: попередній, поточний і підсумковий. У залежності від суб'єкта розрізняють державний, відомчий та суспільний види контролю, які, в свою чергу, можуть мати підвиди. Їх відносять до загальних, оскільки ці види використовуються у всіх сферах суспільного та державного життя.

При організації контролю необхідно враховувати наступне:

- виконання контрольних функцій повинне доручатися особам, досить компетентним у питаннях, що підлягають контролеві, щоб оцінити причини та наслідки можливих відхилень, отримати пропозиції по їх усуненню,

- працівники, що здійснюють контроль, не повинні бути зв’язані єдиними матеріальними інтересами з підконтрольними підрозділами, щоб забезпечити об’єктивність і принциповість оцінок.

Поки далеко не кожне підприємство має чітку систему внутрішньогосподарського контролю. Тим часом вона повинна забезпечувати організаційні, технічні й економічні умови, що гарантують принциповість контролю. Одночасно контроль повинен бути систематичним, масовим, гласним, включати різноманітні форми та способи самоконтролю.

У залежності від виконуваних функцій і особливостей проведення виділяють контроль попередній, направляючий, фільтруючий і кінцевий. Методи попереднього контролю використовуються до початку виконання рішення, що дозволяє визначити якісні, кількісні та структурні характеристики оптимального варіанта його реалізації. Задача попереднього контролю - встановити, чи вірно сформульовані мета, визначені передумови й стратегія.

Направляючий контроль застосовується від початку практичного здійснення рішення до завершального його етапу. Він включає вимір, порівняння, оцінку об’єкта, вироблення та виконання коригувальних дій, спрямованих на досягнення кінцевих результатів.

Метод фільтруючого контролю застосовується в разовому порядку в ході реалізації рішення. У його зміст входить призупинення виконання рішення на якій-небудь ділянці при різких відхиленнях фактичних результатів від запланованих.

Метод контролю за результатами (кінцевий контроль) застосовується по виконанню рішення й корисний для обліку нюансів роботи, її результатів на майбутнє. Матеріали кінцевого контролю повинні розглядатися на нарадах (зборах) незалежно від ступеня досягнення мети рішення. При цьому аналізуються всі етапи підготовки, прийняття та виконання рішення, оцінюються успіхи і недоліки виконавців, що з урахуванням обговорення націлюються на рішення нових проблем.

На підприємствах може здійснюватися безперервний контроль за реалізацією прийнятих рішень в умовах застосування відповідної електронно-обчислювальної техніки і математичного забезпечення. Це стає можливим при наявності постійного зворотного зв'язку на базі автоматизованої системи зв'язку між контролюючими органами і виконавцями. Інформаційне забезпечення такої системи містить у банку даних інформацію про стан діяльності об’єкта, рішення, прийняті керівництвом, результати їхнього виконання. Порівняння можуть проводитися за значні відрізки часу і сприяти підвищенню об’єктивності контролю. Крім цього, автоматизована система контролю може забезпечувати його раптовість, комплексність, оперативність виявлення відхилень і внесення коректувань, не порушуючи ритму роботи підприємства й окремих підрозділів.

Процес контролю включає чотири стадії: установлення норм діяльності (функціонування), збір даних про фактичні результати, порівняння й оцінку фактичного й очікуваного підсумків виконання, розробку та реалізацію коригувальних дій. Норми функціонування встановлюються в ході складання плану. На етапі організації контролю виділяються точки спостереження - індикатори відхилення поводження об'єкта контролю від норми функціонування. Ефективний контроль базується на прогнозуванні результатів, повинен бути орієнтований на перспективу, інакше може стати формальним і навіть марним.

Збір даних про фактичне виконання рішень – забезпечуючий етап контролю. Найкраща його реалізація проходить з використанням сучасних технічних засобів постачання оперативною інформацією. Органами керування встановлюються ключові точки, збір інформації від яких дозволяє приймати випереджальні рішення, до настання небажаних подій.

Порівняння й оцінка фактичного й очікуваного результатів повинна здійснюватися на основі якісної інформації (точної, достатньої). Матеріали аналізу негайно направляються керівникові, чия ділянка роботи контролювалася.

Розробка коригувальних дій здійснюється на основі сигнальної (індикаторної) інформації. При цьому розкриваються причини відхилень, пропонуються альтернативні варіанти їхнього подолання. Причинами коректувань можуть бути:

- помилки, допущені при розробці рішень;

- зміни, що відбулися під впливом зовнішніх і внутрішніх факторів;

- недоліки в організації виконання рішень;

- поява додаткових можливостей для підвищення ефективності рішень.

Власне кажучи задача внесення коректив є безальтернативною, оскільки в умовах (обставинах), що змінилися, виконання раніше прийнятого рішення може бути неефективним, або дезорганізованим. Корективи вносяться при цільовій орієнтації рішення, що зберігається. Але можлива ситуація, коли за матеріалами контролю приймається нове рішення згідно зміненій обстановці.

Для керівників внесення змін у реалізацію рішень нерідко сполучено з психологічними труднощами. Однак це краще, ніж відмова від них, тому що наслідками відмови від внесення змін може бути погіршення морально-психологічного клімату, створення видимості роботи, нервозність у колективі, недбалість і безконтрольність. З огляду на небажані наслідки, керівник повинен передбачати можливість внесення коректив у рішення, особливо якщо воно приймається в умовах неповної інформаційної визначеності.