Планирование рабочего времени на неделю

Планирование рабочего времени на неделю позволит рационализи­ровать распределение времени.

В понедельник утром (или в пятницу вечером) следует составить список всего, что Вы хотите сделать. Определите приоритеты, выберите наиболее важные дела и запланируйте их на начало недели. Остальные распределите по другим дням.

Практические советы

Составляйте план недели на одном листе, разбив его на шесть коло­нок (возможно часть работы останется на субботу).

Выпишите Ваши обязательства с фиксированным временем: назна­ченные встречи, собрания, необходимые звонки.

При этом оставляйте время для неожиданных дел.

Однородные виды работ можно выполнять блоками. Можно выде­лить один или два дня, в течение которых Вы готовите или обрабатываете документы.

В эти дни недели можно провести все совещания, а в утренние часы остальных дней следует выполнять аналитическую работу.

Изучение использования рабочего времени

%

Чтобы лучше узнать, на что Вы тратите свое время (говорите по те­лефону, обдумываете проблемы), надо провести специальное обследование бюджета времени. Причем это обследование может проводить секретарь или Вы сами.

Такие обследования можно проводить и для изучения бюджета вре­мени служащих и рабочих с привлечением специальных счетчиков.

К числу таких наблюдений относятся хронометраж, самофотогра­фии и фотографии рабочего дня, т.е. записи об использовании или неис­пользовании времени внутри дня (смены) специальными регистраторами.

При хронометраже объектом изучения, как правило, являются эле­менты оперативного времени на какой-либо вид продукции.

Фотографии рабочего дня фиксируют затраты времени на все виды работ и перерывов, которые наблюдались в течение определенного отрезка времени. Фотографии рабочего дня в большом количестве требуют значи­тельного количества учетчиков (при индивидуальных фотографиях на каж­дого работника требуется отдельный учетчик; при групповых фотографиях один учетчик наблюдает за работой примерно 10 работников).

Положительной стороной самофотографии является то, что при этом не требуется никаких специальных учетчиков, но самофотографии отнимают время у работников (хотя и небольшое), а главное при этом не исключены известные элементы субъективного порядка, в частности, не­достаточно тщательная регистрация перерывов в работе, возникающих по вине работников (рабочих).

В связи с этим получил применение статистический метод момент-ных наблюдений, более простой и менее трудоемкий, чем метод групповой фотографии рабочего дня.

Суть этого метода состоит в том, что выделенные наблюдатели об­ходят по намеченному маршруту рабочие места и отмечают в регистраци­онных листах состояние, в котором застают работника (рабочего) на каж­дом месте при каждом обходе (работа на машине, подготовка машины к работе, простой и т.д.).

Исходным показателем для изучения структуры отработанного и неотработанного времени является календарный фонд времени (число ка­лендарных дней, приходящихся на одного рабочего или на всех рабочих).

Если из календарного фонда времени вычесть человеко-дни праздничных и выходных дней, то получается табельный фонд рабочего вре­мени.

Максимально возможный фонд рабочего времени представляет собой максимальное количество времени, которое могло бы быть отрабо­тано в соответствии с трудовым законодательством.

Однако, фактически отработанное время меньше на величину не­явок на работу по болезни и другим причинам, предусмотренным законом (участие в работе выборных общественных и других организаций, выпол­нение мужчинами обязанностей, вытекающих из закона о воинской служ­бе); неявок на работу с разрешения администрации, прогулов, а также це­лодневных простоев.

, Наилучшее представление об использовании рабочего времени можно получить, если построить и проанализировать баланс рабочего вре­мени в человеко-часах (табл.1).

Таблица 1. Баланс рабочего времени в чел-часах

Ресурсы Виды расхода рабочего времени Факгичес- В процен- В среднем

кий расход тах к ито- на одного рабочего гу списочного

временив рабочего,

человеке- час

часах

Располагав- Раздел!

мый фонд Производственно использован­ное время

1. по прямому назначению

2. 1.2. не по прямому назна-

чению

.Итого по разделу 1