4.3. Контрольные вопросы по теме

1. Коммуникационный процесс.

2. Виды и формы общения.

3. Процесс принятия решений, его этапы и виды.

4. Способы принятия рационального решения.

5. Управление группой

5.1. Управление неформальной организацией

Все формальные организации представляют собой объединение неформальных групп и организаций, созданных без вмешательства руководства. Хоуторнский эксперимент доказал, что правильное руководство группами может повысить эффективность функционирования организации.

Существуют формальные и неформальные группы.

Формальные группы - это группы созданные по воле руководства для организации производственного процесса. Существует три основных типа:

1. группа руководителя - состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, которые в свою очередь тоже могут быть руководителями.

2. рабочая, или целевая группа - состоит из лиц, вместе работающих над одним и тем же заданием. От группы первого типа отличается большей самостоятельностью в планировании и осуществлении своего труда.

3.комитеты - это группа внутри организации, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания (это все коллективы, где требуется групповое принятие решений). Комитеты могут быть специальными или постоянными и обладать полномочиями линейными или штабными.

Комитеты эффективны в следующих случаях:

1. когда проблема требует большого опыта в какой-либо области.

2. когда предполагаемое решение наверняка окажется непопулярным в организации.

3. когда нужно координировать работу различных подразделений организации.

4. когда нежелательно сосредоточение власти в руках одного человека.

Формальные и неформальные группы

Неформальная организация – это спонтанно образовавшаяся группа людей, которые вступают в регулярные взаимодействия для достижения определенной цели. Эти цели являются причиной существования группы.

Под формальной организацией также понимается модель поведения и отношений, которая намеренно и на законных основаниях планируется для членов организации. Под неформальной организацией понимается полная модель реального поведения, т.е. действительный образ действий членов организации.

Неформальные организации возникают по 2-м причинам:

1. Неполнота формальной организации. Формальное планирование поведения служащих в разных организациях сильно меняется по полноте (более полная – армия, менее полная – вуз). Неполнота формировочного плана создает некую пустоту и члены организации как бы ее заполняют и вырабатывают модели поведения и отношений друг с другом.

2. Противоречия между плановой и действительной моделями. Они создают конфликт между формальной и неформальной структурами. Отступления от формального плана могут быть как намеренными, так и ненамеренными. Отступлениям от плана способствует чрезмерная детализация работ.

Формальные и неформальные структуры характеризуются постоянным взаимовлиянием.

Причины:

- Многие неформальные отношения вырастают непосредственно из формальных.

- Формальные и неформальные структуры могут быть тесно переплетены, т.к. отношения, выросшие на неформальной основе, в дальнейшем могут быть формализованы.

Типичные групповые ценности

Они определяют те области, в которых трудовой коллектив упорно противостоит руководству организации.

1. Социальность, или неформальное общение в коллективе. Уже сам факт принадлежности к реальной социальной группе служит источником удовлетворения. Если ограничения на разговоры воспринимаются сотрудниками как разумные, то они не вступают в противоречие с ценностями группы. В противном случае, группа вырабатывает собственные правила общения, направленные на установление барьера между ней и руководством, и которые не позволили нанести группе какой-либо вред.

2. Ограничение производительности. Группа малоквалифицированных работников обычно устанавливает для себя некую “справедливую” форму выработки. Любые попытки повысить выработку этого уровня встречают сопротивление. При этом высказывается возражения: “Это подорвет физические силы”, “Не будет дополнительного вознаграждения”, “Урежут расценки” и т.д. Людей, которые превышают неофициальные нормы выработки, подвергают критике и наказаниям. Одновременно понятие “справедливой” выработки включает в себя и нижний предел, т.е. халтурщиков тоже наказывают. Ограничения производительности возникают не из-за лени или нарушения моральных норм. Это результат реального или воображаемого конфликта между целями и ценностями отдельной группы и целями и ценностями остальной организации.

3. Система статусов. Это принятый в данной группе “табель о рангах”. Любой человек в группе занимает более или менее определенное положение, с которым связаны конкретные привилегии и конкретные обязательства.

Положение члена группы определяется отношением к нему остальных, которое в свою очередь отражает групповые ценности. (трудовой стаж, национальность, определенное положение рабочего места, образование, в женских: одежда, красота, поклонники, профессионализм и знания). Если проводимые изменения не соответствуют представлениям группы о статусах, то это может серьезно вывести группу из душевного равновесия, и отдача группы резко уменьшится.

4. Трудовые критерии – имеется в виду качество работы. Это особенно чувствительная зона в квалифицированных трудовых коллективах. Во многих профессиональных кругах предусмотрены дисциплинарные механизмы, побуждающие представителей данной профессии везде и всегда соблюдать эти критерии. Если поставленная задача ведет к отступлению от трудовых критериев, то возникает сопротивление к переменам.

5. Общественные, или социальные, ценности. Для некоторых групп представляют особую важность. Это те социальные ценности, которым эти группы, по их же мнению, содействуют своей работой. Когда плановая, или оперативная группа отождествляет себя с социальными ценностями своей программы, властные полномочия в организации чрезвычайно ограничиваются.

6. Ценности, связанные со структурой организации. Проявляется в том, что сотрудник не подчиняется приказу потому, что “это не наш начальник”. В процессе социального воспитания люди приобретают представления о том, как к ним и к другим людям должны относится в организации. Эти знания приобретаются под воздействием общественных норм и также ограничивают властные полномочия организации. Т.к. организационный стереотип предусматривает единоначалие, то утверждая, что распоряжение поступило не от его начальника, служащий облекает отказ в законную форму.

Причины вступления людей в неформальные организации.

1. Принадлежность – человек получает удовлетворение от социальных контактов или же от чувства принадлежности к какой-либо группе.

2. Помощь. По очень многим причинам сотрудники не обращаются за помощью к руководителям. При обращении за помощью к коллеге один получает руководство к действию, второй – самоуважение и престиж.

3. Защита. Люди стремятся защитить друг друга от правил, которые могут причинить им вред. Это особенно проявляется тогда, когда люди не доверяют начальству.

4. Общение. Во многих формальных организациях система внутренних контактов слаба. Зачастую руководство намеренно скрывает информацию, поэтому люди ищут доступ к неформальной информации.

5. Симпатии. Люди стремятся быть ближе к тому, кому они симпатизируют. При этом люди склонны устанавливать более тесные отношения с теми, кто находится в непосредственной близости от них, а не на расстоянии нескольких метров.

Характеристики неформальных организаций

1. Социальный контроль. Неформальные организации осуществляют социальный контроль за своими членами, а именно: устанавливают и укрепляют нормы (одежда, поведение и приемлемые виды работы); а также группа применяет санкции, вплоть до отлучения человека от группы.

Социальный контроль может повлиять на выполнение целей организации, а также на мнение о руководителе и справедливости его решений.

2. Сопротивление переменам. Это связано с тем, что перемены могут нести в себе угрозу существования неформальной организации. Изменения могут дать возможность отдельным организациям добиться более высокого положения и власти. Т.к. люди реагируют не на то, что происходит объективно, а на то, что происходит по их мнению, то предполагаемое изменение может показаться группе гораздо более опасным, чем оно есть на самом деле.

3. Наличие неформального лидера. Неформальный лидер имеет 2 первостатейные функции:

• помогать группе в достижении целей,

• поддерживать и укреплять существование группы.

Эти цели нередко выполняются двумя разными людьми, т.к. возможно наличие двух лидеров.

Трудности и выгоды, связанные с неформальными организациями.

Важно помнить, что неформальные организации динамически взаимодействуют с формальными. Самая большая трудность в том, что у руководителей изначально невысокое мнение о неформальных группах. Многие считают, что такие группы наносят только вред. Однако “плохое” поведение группы часто является ответной реакцией на отношение начальства к группе.

Положительные стороны:

1. Чтобы быть членом неформальной группы, как правило, надо работать в этой организации, и преданность группе может перерасти в преданность организации;

2. Цели группы могут совпадать с целями организации, а нормы эффективности в неформальной группе могут значительно превышать такие же нормы в формальной организации;

3. Неформальные каналы связи могут существенно и полно дополнять формальные системы коммуникаций;

Для эффективного использования неформальных организаций рекомендуют:

1. признать существование неформальной организации, работать с ней и не угрожать ее существованию;

2. выслушивать мнение членов и лидеров неформальной группы;

3. перед тем, как предпринять какое-либо действие, просчитайте его возможное отрицательное влияние на неформальные группы;

4. разрешайте группам принимать участие в принятии решений, что ослабит их сопротивление переменам;

5. быстро выдавайте точную информацию, что предотвратит распространение слухов.

Эффективность группы

Под эффективностью группы следует понимать степень реализации целей группы, а также удовлетворение, которое испытывают члены группы из-за принадлежности к этой группе. Следует помнить:

1. Группа в целом дает меньше идей, чем отдельно взятые члены группы. Однако эти идеи лучше проработаны, более всесторонне оценены и имеют более высокую степень ответственности.

2. Группы принимают более рискованные решения, чем отдельные члены группы. Считается, что опасен определенный тип группового мышления, при котором группа чувствует себя неуязвимой.

3. Правомерно ожидать, что группа будет работать лучше, чем даже лучшие ее члены. Но на практике этого не происходит. Слишком часто группы испытывают необходимость найти общую точку зрения быстро. При этом используется простые методы принятия решений, а именно: большинство, жеребьевка, компромисс, и т.п. Такие методы ослабляют конфликтную ситуацию, но не позволяют использовать большинство творческих идей отдельных членов группы.

Факторы эффективности групп.

Эффективность деятельности группы по достижению намеченных целей зависит от: размера группы; состава группы; групповых норм; сплоченности; конфликтности; статуса членов группы; роли членов групп.

Размер группы. Самая эффективная группа - это та, чей размер соответствует ее задачам. Наиболее оптимальной является группа в 5-8 человек.

Состав группы. Под составом понимается степень сходства личностей и точек зрения, подходов, которые они проявляют при решении проблемы. На базе исследования доказывает, что чем больше непохожих людей в группе, тем более качественное решение они принимают.

Групповые нормы. Нормы, принятые группой, оказывают сильное влияние на каждую отдельную личность и на направление, в котором работает группа в целом. Нормы бывают положительной и отрицательной направленности. Положительными считаются те нормы, которые поддерживают цели и задачи организации и поощряют поведение, направленное на их достижение.

Сплоченность. Это мера тяготения членов группы друг к другу или группе. Существуют высокосплоченные и плохосплоченные группы. Руководство может найти возможность увеличить положительный эффект сплоченности тем, что: будет периодически проводить собрания и делать упор на глобальные цели группы; даст возможность каждому ее члену увидеть его вклад в достижение этих целей; разрешать периодические встречи подчиненных для обсуждения потенциальных или актуальных проблем, эффекта предстоящих перемен для производственной деятельности, а также новых проектов и приоритетов в будущем.

Конфликтность. Различия во мнениях обычно приводят к более эффективной работе группы. Однако возникает возможность конфликтов. Руководителю необходимо знать методы устранения конфликтов.

Статус членов группы. Исследования показывают, что члены группы, статус которых достаточно высок, могут оказывать большее влияние на решение группы, чем члены с более низким статусом. Чтобы принимать эффективные решения, группе необходимо прилагать совместные силы для того, чтобы мнение членов с более высоким статусом не доминировали в ней.

Роли членов групп. Для эффективной работы группы ее члены должны вести себя таким образом, чтобы способствовать достижению ее целей и социальному взаимодействию. Поэтому в группе существуют поддерживающие и целевые роли. Целевые роли - это роли, которые дают возможность отбирать групповые задачи и выделять их. Поддерживающие роли - подразумевают поведение, способствующее поддержанию и активизации жизни и деятельности группы. Целевые роли включают:

• инициирование деятельности - предлагать решения, новые идеи, новые постановки проблем, новые подходы к их решению, или новую организацию материала;

• поиск информации - искать разъяснение выдвинутому предложению, дополнительную информацию или факты;

• сбор мнений - просить членов группы выражать свое отношение к обсуждаемым вопросам, прояснять свои ценности или идеи;

• предоставление информации - предоставлять группе факты или обобщения, предлагать свой собственный опыт в решении проблем группы или для иллюстрации каких-либо положений;

• высказывание мнений - высказывать мнения или убеждения, касающиеся какого-либо предложения, обязательно с его оценкой, а не только сообщать факты;

• проработку - разъяснять, приводить примеры, развивать мысль, пытаться прогнозировать дальнейшую судьбу предложения, если оно будет принято;

• координирование - разъяснять взаимосвязи между идеями, пытаться суммировать предложения, интегрировать деятельность различных подгрупп или членов группы;

• обобщение - повторно перечислить предложения после окончания дискуссии.

Поддерживающие роли включают:

• поощрение - быть дружелюбным, душевным, отзывчивым по отношению к другим. Хвалить других за их идеи, соглашаться с другими и положительно оценивать их вклад в решение проблемы;

• обеспечение участия - пытаться создать обстановку, в которой каждый член группы может внести предложение.

• установление критериев - устанавливать критерии, которыми должна руководствоваться группа, выбирая содержательные или процедурные моменты, или оценивая решение группы.

• исполнительность - следовать решениям группы, вдумчиво относясь к идеям других людей, которые составляют аудиторию во время групповых дискуссий;

• выражение чувств группы - обобщать то, что формируется, как ощущение группы. Описывать реакцию членов группы на идеи и варианты решения проблем.