4. Системный подход к менеджменту

Система – совокупность элементов, связанных между собой упорядоченным образом, выбранных с определенной целью и выполняющих какую-либо функцию. Представление объекта как системы отличается от других представлений тем, что оно производится путем мысленного выделения некоторых элементов объекта и отношений между ними.

1. «…совокупность элементов…» - означает, что различные элементы сведены вместе, чтобы оформить систему

2. «…связанных между собой…» - элементы оказывают некоторое влияние друг на друга, проистекающее из их принадлежности к системе

3. «…упорядоченным образом…» - взаимодействия между элементами не случайны, а подчиняются определенным правилам, которые можно познать

4. «…выбранных…» - внимание сосредотачивается на роли наблюдателя, который определяет систему и устанавливает границы так, что какие-то элементы входят в систему, а какие-то нет

5. «…с определенной целью…» - наблюдатель сам принимает решение относительно границ системы на основе какой-то идеи. Системы, подобно красавицам, являются таковыми лишь в глазах наблюдателя

6. «…выполняющих какую-либо функцию …» - имеется в виду, что система что-то делает. Просто так системы не существуют. Большинство систем известны только по результатам своей работы.

Системная карта «системы»

Системы бывают:

1. Замкнутые – не взаимодействуют ни с чем во внешней среде и их границы чисто умозрительны.

2. Открытые – взаимодействуют с окружающей средой и при этом что-то отдают и что-то получают через границу.

Система центрального отопления – классический пример замкнутой системы.

1. Жесткие – фиксированная структура

2. Гибкие – переменная структура (пример – средняя школа)

Весь комплекс идей, связанных с обдумыванием целостной картины и с учетом возможных изменений можно описать термином системный подход. Следует помнить, что любая система зависит только от наблюдателя.

Графическое представление изменений

Область применения	Схема (тип)
1. Описание и диагностика ситуации, предшествующей изменению	Системные карты Схемы последовательности действий Схемы отношений Схемы функциональных потоков Содержательные картинки Схема “вход-выход”
2. Анализ ситуации	2.1. Схема влияния 2.2. Схема “вход-выход” 2.3. Причинно-следственные схемы 2.4. Схемы информационных потоков 2.5. Диаграмма поля сил
3. Планирование и осуществление изменений	3.1. Системные карты новой ситуации 3.2. Полосовые диаграммы Гантта 3.3. Сетевые графики Схемы анализа критического пути 3.5. Схемы контура управления

1. Системная карта

Представляет собой моментальную фотографию ситуации. Она содержит не больше информации, чем обычный список компонентов, но более наглядна. Элементы:

• округлые контуры

• слова. Недопустимо использование стрелок или линий, соединяющих компоненты.

Цели:

• внести ясность мысли на раннем этапе анализа

• выбрать элементы для более подробной схемы

• определить уровни системы, представляющие для вас интерес

Правила построения:

• округлые контуры показывают системы, подсистемы и компоненты

• слова используются, чтобы назвать каждую систему или компонент

• компоненты окружающей среды показываются за границей основной системы

• если отдельные компоненты присущи двум подсистемам, то они могут перекрывать друг друга.

В целом должно быть ясно, где проходит граница системы, поэтому ее выделяют более толстой или цветной линией. Следует избегать взаимного пересечения двух контуров, т.к. невозможно интерпретировать взаимные наложения более чем трех подсистем. Более важные подсистемы необходимо располагать в центре схемы и изображать их крупнее. Рекомендуется оставлять на схемах свободное место, чтобы их можно было заполнять

2. СХЕМА ВЛИЯНИЯ

Схема показывает основные структурные характеристики ситуации и значимые отношения, существующие между ними.

Цель: изучить отношения между группами. Это позволяет либо дать общие представления, как идут дела на рассматриваемом участке, либо произвести перегруппировку в системе.

Элементы:

• округлые контуры

• стрелки, разные по величине

• слова, определяющие содержание контуров и, возможно, значения стрелок.

Правила построения:

• Схема влияния также является моментальной фотографией. Стрелки указывают на возможность оказываемого влияния, а не на последовательность времени. Следует избегать стрелок от внешнего окружения к границам системы, т.к. внешнее окружение и так влияет на систему.

• Следует избегать двухсторонних стрелок, т.к. это означает, что в обоих направлениях оказываются равные влияния, что в действительности бывает редко.

3. СХЕМА ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ПОТОКОВ

Назначение:

• проанализировать или показать стадии технологического процесса

• показать отношения входа-выхода в связанных между собой частях организации

Элементы:

• стрелки, показывающие направление потоков

• прямоугольники, в которых указываются материалы и другие ресурсы

• пояснения о содержании потоков, обычно подписи и иллюстрации

• слова или фразы, означающие наименование ресурсов

Правила построения:

• если в схеме используются потоки разных типов, то необходимо использовать стрелки разных видов

4. СХЕМА ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

Аналогична предыдущей, но вместо функций рассматривается движение информации.

Цель:

• проанализировать или показать источники или получателей информации

• показать пути продвижения информации

• показать пути движения отклика на полученную информацию

Такие схемы очень полезны для выявления недостатков информационных связей. Характерной особенностью схемы является наличие, во многих случаях, потоков, движущихся в обратном направлении

5. СХЕМА ОТНОШЕНИЙ

Представляет статическую схему, которая показывает не на определенные потоки или временные отношения, а на определенные связи

Цель:

• представить наше видение отношений между составляющими

• анализ ситуации

Схемы отношений наиболее полезны на ранних этапах анализа, они помогают собрать пакет предварительных замыслов и идей до начала детального анализа ситуации