4 Вопрос

Оперативное хранение документов

21.04.2010

В делопроизводстве очень большое значение имеет хранение и применение документов в деятельности компании. По сути, это означает, что, с одной стороны, документы должны быть постоянно доступны (то есть не законсервированы в удалённом архиве), а с другой - всегда быть на месте и быть защищены от порчи или утери.

Хранение документов во время их активного использования называется текущим или оперативным. Оперативное хранение документов обычно относится к документам в процессе исполнения и уже исполненным документам, но ещё не прошедшим архивную экспертизу.

Оперативное хранение документов на практике чаще всего осуществляется непосредственно в тех отделах компании, где с ними ведётся работа. Если документов много то их можно передать на оперативное хранение в специализированное архивохранилище. Обычно папки размечаются соответствующими надписями, указывающими на степень необходимости рассмотрения документа и его статус. Примерами могут быть специальные папки с метками "на подпись", "срочно", "на исполнение" и другие, позволяющие быстро ориентироваться в текущих бумагах. Также в крупных компаниях, имеющих достаточно большие объёмы документооборота нередко для оперативного хранения документов применяются специальные папки со сменными обложками, где указываются реквизиты документа: как правило это фамилия и имя исполнителя, а также его внутренний телефон. Документы, находящиеся на оперативном хранении в отделах, используются в течение рабочего дня, а вечером, в соответствии с требованиями безопасности и нормами документооборота, должны убираться в сейф.

Такая структура имеет смысл в малых и средних компаниях, но с линейным увеличением размера подразделений, наступает момент, когда децентрализация оперативного хранения документов становится проблемой при доступе к ним или же при поиске необходимой бумаги для сдачи в архив. В таких случаях организуется архивная служба, которая занимается не только вопросами хранения документов, уже прошедших экспертизу ценности, но и, фактически, является точкой диспетчеризации оперативных документов компании. Благодаря высокой ответственности архивиста и чёткому представлению, где какая бумага находится, именно таким способом достигается порядок и безопасность ведения дел.

Когда документы переходят в статус исполненных, их оперативное хранение заканчивается: они проходят экспертизу архивной ценности и подлежат хранению в течение какого-либо срока, сдаче в архив или же уничтожению.

5 Вопрос

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.1

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. 2

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. 3

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации. 4

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. 5

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. 6

Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. 7

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. 8

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. 9

В организации, не сдающей свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающей вопросы хранения и уничтожения дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и проводится их уничтожение, но только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации.10

Порядок проведения экспертизы ценности документов изложен в следующих документах:

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. – Глава 2;

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Раздел 3.5.3;

Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.4.1.

Дополнительная информация:

организация хранения документов;

номенклатура дел;

формирование дел;

оформление дел;

составление и оформление архивных описей дел;

экспертная комиссия (центральная экспертная комиссия);

порядок передачи дел в архив организации.