Автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Ленинградский государственный университет имени А. С. Пушкина

Контрольная работа

по дисциплине

«СВЯЗЬ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ»

Тема: «Виды деловых писем»

Специальность «ГМУ» 5 (5,5)

Выполнила БАБИЧЕВА Н.В.

Проверил____________________________

Санкт-Петербург

2012

СОДЕРЖАНИЕ:

1.     Введение…………………………………………………………….......3 2.     Виды деловых писем…………………………………………………...7 3.     Заключение …………………………………………………………....13 4.     Список литературы …………………………………………………...14

Введение.

 В повседневной жизни приходится нередко писать заявления, автобиографию, резюме, служебные письма, служебные записки, докладные записки, акты и справки. Поэтому необходимо знать требования, предъявляемые к этим письмам, а именно: точность, краткость, ясность излагаемого содержания, юридическая обоснованность, единая внешняя форма, общепринятое, стандартное расположение частей текста или реквизитов. Реквизиты – обязательные составные части делового письма или документа. Заявление – это  документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приёме на работу.

Составные части заявления: 1. Кому (название учреждения или должностного лица с указанием фамилии, имени, отчества); 2. От кого (фамилия, имя, отчество в родительном падеже, а также должность); 3. Заголовок (заявление, доверенность, заявка, объяснительная записка, докладная или служебная записка и т. д.); 4. Текст документа (просьба, объяснения, сообщения); 5. Дата (слева) и подпись (справа) 6. Адрес (даётся или сверху после фамилии перед заголовком, или после указания числа снизу) Иногда в документе подробно излагается просьба, её причина, указывается перечень прилагаемых документов ( их названия, когда и зачем выданы). Прилагаться могут справки, документ об образовании, автобиография и. т. д.

Автобиография. После заголовка “Автобиография” в виде связного текста пишутся следующие данные: фамилия имя отчество (я. Иванов Иван Иванович); дата и место рождения; родители (их полное имя и отчество, чем занимаются); образование; начало трудовой деятельности (место работы, должность, последующие перемещения); указать (если имеются) поощрения, награждения; дата (слева) и подпись (справа). Резюме – это документ содержащий требования биографического характера, которые предъявляет лицо при трудоустройстве. Особенностью резюме является предоставление сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. Служебные письма – обобщённое название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте или курьером. По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма – приглашения и т.д. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Письма составляются в двух экземплярах: первое после регистрации в журнале исходящей документации отправляется адресату, а второе остаётся в организации. Служебные записки – это документы внутренней деловой переписки между структурными подразделениями или должностными лицами. Докладная записка – это документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса или предложения. Типовой формуляр внутренней докладной записки следующий: наименование структурного подразделения автора документа; наименование вида документа; адрес; дата; заголовок к тексту; текст; отметки о наличии приложения (если имеются); подпись.Докладные записки бывают внутренние и внешние. Подписывает их составитель. Акт – это документ составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Составляется коллегиально с целью объективного фиксирования событий и фактов для установления сущности причины и следствия.

Справка – документ подтверждающий какие-либо факты или события. Справка бывает двух видов: 1. Справки, описывающие и подтверждающие какие-либо события; 2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждающие место работы, учёбы, занимаемой должности, места проживания… Они имеют наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, заголовок, текст, адресат, отметки о наличии приложения, подпись и печать. В современной деловой жизни присутствуют деловые письма, письма-напоминания, письма-уведомления, приглашения и тому подобные виды письменного общения. В некоторых случаях деловой этикет рекомендует передавать информацию только в письменном виде: например, приглашение на деловой прием, поздравление с юбилейной датой и др. Более того, в отдельных случаях это письменное сообщение может быть сделано обязательно от руки, например, выражение соболезнования, никогда не печатается. Благодарность за поздрав­ление (с повышением по службе, по случаю бракосочетания) тоже рекомендуется написать от руки. Минимальный перечень ситуаций в деловой жизни, ко­торые принято сопровождать письменными сообщениями: •     поздравление (в связи с юбилейной датой, по случаю бра­косочетания, получения нового служебного назначения, по случаю выигранного конкурса и т.п.); отметим, что с днем рождения письменно поздравляют только при наступлении круглой даты; •     соболезнования по соответствующему случаю (только от руки); •     выражение благодарности за прием (на следующий день), за подарок, за поздравления (лучше от руки); •     в других подобных случаях.

Подпись под деловым письмом всегда делается от руки; фак­симиле в деловых письмах не допускается, так как свидетельству­ет о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса. Уважающая себя компания, которая испытывает подобные же чувства к своим клиентам, поставщикам и прочим корреспонден­там, обязательно пользуется фирменной почтовой бумагой, на которой и пишутся деловые письма. Почтовая бумага должна быть хорошего качества и разного формата - от стандартного А4 до небольшого А8. Цвет бумаги - только светлый: белый, кремовый, светло-серый и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано на­звание организации, возможно, ее эмблема или логотип (словес­ная форма товарного знака); в некоторых случаях там же напеча­таны имя и фамилия сотрудника, может быть, и его должность. Вопрос о том, целесообразно ли дать право сотруднику пользоваться почтовой бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия, и должность сотрудника, решается руко­водством организации. Однако следует заметить, что деловые письма могут быть вы­полнены и на обычной почтовой бумаге, без эмблемы фирмы, но писать письма на почтовой бумаге отеля, где остановился сотруд­ник организации, не следует, так как на бумаге будет эмблема отеля, а не фирмы, которую он представляет. Рекомендации по содержанию: •    Деловое письмо должно быть написано четко, фразы должны легко читаться, нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, недопустимы назывные предложения, риторические вопросы, метафоры и прочие средства вы­разительности речи. Рекомендуется традиционное, классическое (с точки зрения грамматики), построение фраз: подлежащее - сказуемое - обстоятельство места и т.п.; минимум прилагательных, почти полное отсутствие местоимений. •    Если в письме затрагивается несколько вопросов, они по смыслу должны быть отделены одно от другого. •    Стиль делового письма - деловитость, отсутствие посторонних фраз. •    Деловое письмо должно быть предельно коротким, в этом случае оно лучше воспринимается. •    Грамматика - и орфография, и лексика - должна быть безупречной. •    Короткое, грамотное, логичное деловое письмо - знак уважения к адресату.