10 Лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела

предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи дела (Рисунок 32); составление в

необходимых случаях внутренней описи документов дела (рисунок 33);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение

названия организации, индекса и заголовка дела, даты заведения дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат

частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не

проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не

нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка

расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов

заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют арабскими цифрами

валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа,

простым графическим карандашом или нумератором.

Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

оформляется по установленной форме (рисунок 34).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и

временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется

соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов,

в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения

(проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и

т.п.).

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет)

хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,

оформленные в соответствии с существующими требованиями, ежегодно

составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не

составляются.

129

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела

временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела со

специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и

следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____

В деле подшито и пронумеровано листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов

;

пропущенные номера листов

+ листов внутренней описи

Особенности физического состояния и формирования дела Номера

листов

1 2

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Рисунок 32 – Форма Листа-заверителя дела

130

На предприятии в каждом структурном подразделении описи на дела

постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным

методическим руководством архивной службы. По архивным описям

документы сдаются в архив. Описи, подготовленные __________структурными

подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр. N __________

N

п/п

Индекс

документа

Дата

документа

Заголовок документа Номера листов

ед. хр.

Примечание

1 2 3 4 5 6

Итого

документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Рисунок 33 - Форма внутренней описи документов дела

предприятия, которую готовит архив и по которой он сдает дела на

государственное хранение.

При составлении описи дел соблюдаются требования, установленные

«Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением

131

Коллегии Росархива от 06.02.2002). Описи дел составляются по

установленной форме в трех экземплярах.

С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела хранятся

по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и

сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за

сохранность документов и дел.

Код гос. архива ______

Код организации ______

Ф. N

Oп. N

Д. N

(Наименование архивного учреждения)

(Наименование организации и структурного подразделения)

ДЕЛО N ______ ТОМ N ______

(Заголовок дела)

(Крайние даты)

На ______ листах

Хранить ________

Ф. N ________

Oп. N _______

Д.N _________

Рисунок 34 - Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет)

хранения

132

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для

этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах,

обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от

пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела

располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или

выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках

обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Машинограммы, используемые в структурных подразделениях,

формируются в дела и хранятся на общих основаниях.

Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям

производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта -

заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие

документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных

случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным

оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи

подлинника.

Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности

предприятия, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое,

политическое, художественное или иное культурное значение, входят в

состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от

ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения,

техники и способа закрепления информации подлежат передаче на

государственное хранение.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и

документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих

практическое значение, а также документов по личному составу, их учета,

использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение

предприятие образует архив.

133

В своей практической деятельности архив предприятия

руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и

указаниями руководителя предприятия, нормативными и методическими

документами Росархива, других организаций Государственной архивной

службы Российской Федерации, положением об архиве предприятия.

Архив предприятия хранит документы предприятия, организаций-

правопреемников и при необходимости других организаций в соответствии

со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным

руководителем предприятия. В архив передаются дела постоянного,

временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача

производится только по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив,

как правило, не подлежат; они хранятся в структурных подразделениях и по

истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном

порядке.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному

архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и

утвержденному руководителем канцелярии (службы ДОУ).

Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии

работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах

описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии

дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью

количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел,

дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом

предприятия и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив предприятия

передаются регистрационные карточки на документы. Заголовок каждой

карточки включается в опись.

134