29, Где отражено документирование процесса технического обслуживания

(аварийно-технического обслуживания) лифтов. Все документы, варианты

записей и образцы журналов, обозначенные на схеме, должны быть далее

проанализированы. То есть логично будет появление далее, например,

Формы Журнала ежесменного осмотра лифтов (рисунок 30).

Анализ документационных процессов в специфических направлениях

деятельности должен строиться на соответствующей нормативной базе. В

приведенном выше примере необходимо обратиться, например, к

следующим документам:

а) Правила устройства и безопасной эксплуатации лифтов. ПБ 10-558-03.

Утвержденные Постановлением Госгортехнадзора России от

16.05.2003 Г. № 31,

б) Правила предоставления коммунальных услуг. Утвержденные

Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1994 г.

№ 1099 (с изм. от 24.02.1995 г., 13.10. 1997 г.),

в) Положение о порядке организации эксплуатации лифтов в Российской

Федерации. Утвержденное Приказом Госстроя Российской федерации от

30.06.1999 Г. № 158,

г) Положение о системе планово-предупредительных ремонтов лифтов.

Утвержденное приказом Министерства Российской Федерации по

земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному

хозяйству от 17.08.1998 г. № 53.

Отраслевые нормативные акты определят и порядок

документирования, и правила оформления документов.

120

Рисунок 29 – Документирование процесса технического обслуживания (аварийно-

технического обслуживания) лифтов

Рисунок 30 – Форма Журнала ежесменного осмотра лифтов

Число, Время

месяц,

год

ФИО лифтера Роспись Записи о поломке лифтов

(приема и сдачи смены)

поломки

лифта

пуска

лифта

Отметка для

механиков

Лифтер Аварийная Оператор диспетчерского

пункта

Центральная аварийно-

диспетчерская служба

Аварийный

электромеханик

Выполнение работы

Лифт исправен

Журнал

ежесменного

осмотра лифтов

Журнал приема-

сдачи смены

Журнал заявок

обнаружение обнаружение

Внесение сведений Внесение сведений

Сообщение Сообщение

Внесение сведений

Сообщение

Сообщение о выполнении работ

Внесение сведений о

выполненной работе

121

Процесс создания документов, существующий в организации порядок

их согласования также желательно пояснять схемой, например, как на

рисунке 31.

Рисунок 31 - Схема процесса создания и подписания договора поставки

Если в ходе обследования предприятия анализируется порядок

организации работы специалиста (когда делопроизводством занимается

один человек), то можно сделать фотографию рабочего дня (см. таблицу 8).

Анализ фотографии рабочего дня позволит оценить оптимальность

«загрузки» специалиста и организации его рабочего дня.

Итоги анализа и предложения в виде проектов локальных актов по

ДОУ и проектов приказов об их внедрении представляются руководителю

организации для принятия решений.

122

Таблица 8 – Фотография рабочего дня

Наименование элементов

работы

Начало,

ч, мин

Конец,

ч, мин

Общее

время,

мин

Выработка,

единицы работы

Начало работы 8.00 8.00

Подготовка рабочего места 8.00 8.05 5

Просмотр и сортировка

почтовой корреспонденции 8.05 8.17 12 14 писем

Ответ на телефонный звонок 8.17 8.18 1 1 абонент

Приготовление кофе

руководителю 8.18 8.27 9 1 чашка

Разборка поступивших факсов 8.27 8.40 13 6 факсов

Просмотр электронной почты 8.40 8.47 7 11 сообщений

Вызов абонента

руководителю 8.47 8.50 3 1 абонент

Представление документов на

рассмотрение руководителю 8.50 9.00 10 8 документов

Проверка и распечатка

аналитической справки

руководителю